PAGE職業(yè)衛(wèi)生檔案借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司職業(yè)衛(wèi)生檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各崗位人員因工作需要借閱職業(yè)衛(wèi)生檔案的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案借閱活動(dòng)合法合規(guī)。2.遵循保密原則，保護(hù)檔案內(nèi)容不被泄露，維護(hù)公司職業(yè)衛(wèi)生信息安全。3.以服務(wù)工作為宗旨，在確保檔案安全的前提下，為借閱人員提供必要的便利，提高工作效率。二、職業(yè)衛(wèi)生檔案概述（一）檔案定義職業(yè)衛(wèi)生檔案是指公司在職業(yè)衛(wèi)生管理活動(dòng)中形成的，記錄公司職業(yè)衛(wèi)生工作全過程的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（二）檔案內(nèi)容1.公司職業(yè)衛(wèi)生管理方針、目標(biāo)、計(jì)劃及實(shí)施方案。2.職業(yè)衛(wèi)生管理制度、操作規(guī)程及相關(guān)文件。3.工作場所職業(yè)病危害因素檢測與評價(jià)報(bào)告。4.職業(yè)病防護(hù)設(shè)施的建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)記錄。5.個(gè)人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案，包括員工職業(yè)健康體檢報(bào)告、職業(yè)病診斷與鑒定資料等。6.職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)計(jì)劃、教材、學(xué)員名單及考核成績等。7.職業(yè)病危害事故應(yīng)急救援預(yù)案及演練記錄。8.職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)督檢查記錄，包括日常檢查、專項(xiàng)檢查、隱患排查等記錄。9.職業(yè)衛(wèi)生相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其他外部文件。10.其他與職業(yè)衛(wèi)生管理有關(guān)的資料。三、借閱申請與審批（一）借閱申請1.公司內(nèi)部各部門、各崗位人員因工作需要借閱職業(yè)衛(wèi)生檔案時(shí)，應(yīng)填寫《職業(yè)衛(wèi)生檔案借閱申請表》（以下簡稱“申請表”）。申請表應(yīng)詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請表應(yīng)由借閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，以證明借閱需求的合理性和必要性。（二）審批流程1.申請表提交至公司職業(yè)衛(wèi)生管理部門。職業(yè)衛(wèi)生管理部門收到申請表后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對申請進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括借閱目的是否符合工作需要、借閱檔案的范圍是否合理、預(yù)計(jì)歸還日期是否可行等。對于不符合要求的申請，職業(yè)衛(wèi)生管理部門應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通，說明原因并要求其補(bǔ)充或修改申請。3.經(jīng)職業(yè)衛(wèi)生管理部門審核通過的申請，由職業(yè)衛(wèi)生管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后的申請表交至檔案保管部門，作為借閱檔案的依據(jù)。四、借閱期限與歸還（一）借閱期限1.職業(yè)衛(wèi)生檔案的借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向職業(yè)衛(wèi)生管理部門提出申請，說明延長原因及預(yù)計(jì)延長的期限。職業(yè)衛(wèi)生管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，延長后的借閱期限最長不得超過[X]個(gè)工作日。2.對于涉及重要職業(yè)衛(wèi)生信息或機(jī)密內(nèi)容的檔案，借閱期限應(yīng)嚴(yán)格控制，原則上不得超過[X]個(gè)工作日，并需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借檔案。歸還時(shí)，借閱人應(yīng)對檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向職業(yè)衛(wèi)生管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.檔案保管部門在收到歸還的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通，要求其進(jìn)行整改。經(jīng)檢查無誤后，檔案保管部門應(yīng)在申請表上注明歸還日期，并將申請表存檔。五、借閱檔案的使用與保管（一）使用要求1.借閱人只能將所借檔案用于申請時(shí)注明的工作目的，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或用于其他非工作用途。如需復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)，并注明復(fù)印用途。2.借閱人在使用檔案過程中，應(yīng)妥善保管檔案，防止檔案丟失、損壞或泄露。不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或擅自拆封。（二）保管責(zé)任1.借閱人應(yīng)對所借檔案的安全負(fù)責(zé)，如因保管不善導(dǎo)致檔案丟失、損壞或泄露，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。2.在借閱期限內(nèi)，借閱人應(yīng)將檔案存放在安全可靠的地方，不得隨意放置。如需外出攜帶檔案，應(yīng)采取必要的安全措施，確保檔案安全。3.檔案保管部門應(yīng)對借閱檔案的使用情況進(jìn)行跟蹤檢查，如發(fā)現(xiàn)借閱人違反本制度規(guī)定使用檔案，應(yīng)及時(shí)制止并采取相應(yīng)的措施。六、保密規(guī)定（一）保密范圍職業(yè)衛(wèi)生檔案涉及公司職業(yè)衛(wèi)生工作的各個(gè)方面，包括工作場所職業(yè)病危害因素、員工職業(yè)健康狀況、職業(yè)病防護(hù)措施等信息，均屬于保密范圍。（二）保密措施1.借閱人應(yīng)對所借檔案的保密內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案中的任何信息。2.在使用檔案過程中，如需向他人展示檔案內(nèi)容，應(yīng)事先征得職業(yè)衛(wèi)生管理部門的同意，并采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.檔案保管部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案保管場所的安全管理，確保檔案存放環(huán)境安全可靠，防止檔案被盜、被篡改或被非法獲取。4.對于涉及公司商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的職業(yè)衛(wèi)生檔案，檔案保管部門應(yīng)按照公司相關(guān)保密制度的要求，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施，確保信息安全。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司職業(yè)衛(wèi)生管理部門負(fù)責(zé)對職業(yè)衛(wèi)生檔案借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.借閱申請與審批流程是否規(guī)范，申請表填寫是否完整、準(zhǔn)確，審批手續(xù)是否齊全。2.借閱期限是否符合規(guī)定，借閱人是否按時(shí)歸還檔案。3.借閱檔案的使用是否符合申請目的，是否存在擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或用于其他非工作用途的情況。4.借閱人是否對檔案進(jìn)行妥善保管，是否存在檔案丟失、損壞或泄露的情況。5.保密規(guī)定的執(zhí)行情況，借閱人是否對檔案中的保密內(nèi)容嚴(yán)格保密。（三）檢查方式1.定期檢查：職業(yè)衛(wèi)生管理部門應(yīng)定期對職業(yè)衛(wèi)生檔案借閱情況進(jìn)行檢查，檢查周期為[X]個(gè)月。2.不定期抽查：職業(yè)衛(wèi)生管理部門可根據(jù)工作需要，不定期對檔案借閱情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查借閱檔案的使用情況和保密情況。3.專項(xiàng)檢查：對于涉及重要職業(yè)衛(wèi)生檔案或在檔案借閱過程中發(fā)現(xiàn)問題較多的部門，職業(yè)衛(wèi)生管理部門可組織專項(xiàng)檢查，深入了解檔案借閱制度的執(zhí)行情況。（四）問題處理1.對于在監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，職業(yè)衛(wèi)生管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門或人員限期整改。2.整改完成后，相關(guān)部門或人員應(yīng)向職業(yè)衛(wèi)生管理部門提交整改報(bào)告，職業(yè)衛(wèi)生管理部門應(yīng)對整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。3.對于違反本制度規(guī)定的部門或人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司職業(yè)衛(wèi)生管理部門