PAGE巡察檔案借閱登記制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)巡察檔案的管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案借閱行為，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部涉及巡察檔案借閱登記的相關(guān)部門(mén)和人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅(jiān)持檔案借閱登記的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，保證借閱流程清晰、可追溯。3.注重保護(hù)檔案的機(jī)密性和安全性，防止檔案信息泄露和損壞。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)巡察檔案的收集、整理、歸檔、保管等日常工作，建立健全檔案管理制度和工作流程。2.制定檔案借閱登記冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案借閱的相關(guān)信息，包括借閱日期、借閱人、借閱檔案名稱(chēng)及數(shù)量、歸還日期等。3.對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行定期檢查和統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決存在的問(wèn)題。4.負(fù)責(zé)對(duì)檔案借閱登記制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保制度的有效落實(shí)。（二）借閱人所在部門(mén)職責(zé)1.督促本部門(mén)人員嚴(yán)格遵守檔案借閱登記制度，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好對(duì)本部門(mén)借閱檔案的催還和歸還后的審核工作。（三）借閱人職責(zé)1.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序申請(qǐng)借閱檔案，填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，明確借閱目的、借閱期限。2.妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換、銷(xiāo)毀檔案內(nèi)容。3.在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如遇特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。三、檔案借閱登記流程（一）借閱申請(qǐng)1.借閱人需填寫(xiě)《巡察檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱(chēng)、文號(hào)、所屬年度、借閱目的、預(yù)計(jì)借閱期限等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)借閱申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見(jiàn)。（二）審批1.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，提交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，重點(diǎn)審查借閱目的是否正當(dāng)、借閱期限是否合理、借閱人是否具備借閱資格等。如申請(qǐng)符合要求，予以批準(zhǔn)，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（三）借閱登記1.檔案管理人員根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)表，在檔案借閱登記冊(cè)上進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、所在部門(mén)、職務(wù)、聯(lián)系方式、借閱檔案名稱(chēng)及數(shù)量、借閱期限、審批意見(jiàn)等。2.為借閱人出具檔案借閱憑證，注明借閱檔案的相關(guān)信息和借閱期限等。（四）檔案交付1.檔案管理人員根據(jù)借閱登記冊(cè)上的記錄，從檔案庫(kù)房中取出相應(yīng)檔案，與借閱人進(jìn)行當(dāng)面核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。2.將檔案交付給借閱人，并提醒借閱人妥善保管，遵守相關(guān)規(guī)定。（五）續(xù)借1.如借閱人需要延期歸還檔案，應(yīng)在借閱期限屆滿(mǎn)前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門(mén)提出續(xù)借申請(qǐng)，填寫(xiě)《巡察檔案續(xù)借申請(qǐng)表》。2.續(xù)借申請(qǐng)表的內(nèi)容與借閱申請(qǐng)表基本一致，需注明原借閱檔案信息、續(xù)借期限及續(xù)借原因等。3.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)續(xù)借申請(qǐng)進(jìn)行審批，如同意續(xù)借，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并在檔案借閱登記冊(cè)上更新續(xù)借信息。（六）歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)或續(xù)借期限屆滿(mǎn)前，將所借閱的檔案歸還至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整無(wú)缺、有無(wú)損壞、涂改等情況。3.如檔案完好無(wú)損，檔案管理人員在檔案借閱登記冊(cè)上記錄歸還日期，并注明“已歸還”字樣。同時(shí)，收回檔案借閱憑證。4.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。四、檔案借閱期限（一）一般檔案借閱期限一般情況下，巡察檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日。特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（二）重要檔案借閱期限對(duì)于涉及重大事項(xiàng)、機(jī)密信息等重要檔案，借閱期限應(yīng)根據(jù)具體情況從嚴(yán)掌握，原則上不超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，必須經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。五、檔案借閱限制（一）限制借閱的檔案范圍1.涉及公司/組織機(jī)密、敏感信息的檔案，如重要會(huì)議記錄、內(nèi)部決策文件、商業(yè)秘密等。2.正在進(jìn)行巡察工作且尚未形成最終報(bào)告的相關(guān)檔案資料。3.法律法規(guī)規(guī)定限制公開(kāi)或借閱的其他檔案。（二）限制借閱的條件1.對(duì)于限制借閱的檔案，如確因工作需要借閱，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，由公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱人必須簽署保密承諾書(shū)，承諾對(duì)所借閱檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向任何無(wú)關(guān)人員透露。3.借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)全程監(jiān)督，確保檔案安全。借閱結(jié)束后，及時(shí)收回檔案，并檢查檔案是否存在信息泄露等問(wèn)題。六、檔案借閱的保密要求（一）借閱人保密責(zé)任1.借閱人應(yīng)對(duì)所借閱檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案信息。2.在借閱期間，應(yīng)妥善保管檔案，防止檔案丟失、被盜或被他人非法獲取。3.不得在非工作場(chǎng)所隨意放置檔案，不得將檔案帶出公司/組織辦公區(qū)域（因工作需要經(jīng)批準(zhǔn)帶出的除外）。如需帶出，必須采取必要的保密措施，確保檔案安全。（二）檔案管理人員保密責(zé)任1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案借閱登記信息及檔案內(nèi)容予以保密。2.在辦理檔案借閱登記和歸還手續(xù)過(guò)程中，不得向無(wú)關(guān)人員透露檔案借閱情況及檔案內(nèi)容。3.定期對(duì)檔案借閱登記冊(cè)等相關(guān)資料進(jìn)行整理和保管，防止信息泄露。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司/組織應(yīng)定期對(duì)檔案借閱的保密情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.對(duì)于違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。七、檔案借閱登記冊(cè)管理（一）登記冊(cè)內(nèi)容檔案借閱登記冊(cè)應(yīng)詳細(xì)記錄每一次檔案借閱的相關(guān)信息，包括但不限于：借閱日期、借閱人姓名、所在部門(mén)、職務(wù)、聯(lián)系方式、借閱檔案名稱(chēng)及數(shù)量、借閱期限、審批意見(jiàn)、歸還日期等。（二）登記冊(cè)填寫(xiě)要求1.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容，認(rèn)真、準(zhǔn)確、及時(shí)地填寫(xiě)檔案借閱登記冊(cè)。2.填寫(xiě)內(nèi)容應(yīng)字跡清晰、工整，不得隨意涂改。如有涂改，應(yīng)在涂改處加蓋檔案管理人員印章或簽字確認(rèn)。（三）登記冊(cè)保管期限檔案借閱登記冊(cè)應(yīng)作為重要的檔案資料進(jìn)行保管，保管期限為[X]年。保管期滿(mǎn)后，按照檔案銷(xiāo)毀程序進(jìn)行處理。（四）登記冊(cè)查閱與利用1.因工作需要查閱檔案借閱登記冊(cè)的，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表。2.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱登記冊(cè)，不得擅自將登記冊(cè)帶出檔案管理部門(mén)。查閱過(guò)程中，不得對(duì)登記冊(cè)進(jìn)行涂改、損壞等操作。3.查閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收回登記冊(cè)，并檢查登記冊(cè)是否完好無(wú)損。八、檔案借閱的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案借閱登記制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，包括借閱登記冊(cè)的記錄是否完整、準(zhǔn)確，借閱期限是否合規(guī)，檔案歸還情況是否正常等。2.檢查周期為每[X]個(gè)月一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，報(bào)送檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人及公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)。（二）不定期抽查1.公司/組織可根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行不定期抽查。抽查內(nèi)容包括借閱檔案的審批手續(xù)是否齊全、借閱人是否遵守保密規(guī)定等。2.對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案借閱登記制度的行為，如未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借閱檔案、逾期未歸還檔案、泄露檔案信息等，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。2.根據(jù)情節(jié)輕重，對(duì)違規(guī)人員給予相應(yīng)的處理，包括批評(píng)教