PAGE嚴(yán)格執(zhí)行檔案回避制度一、總則（一）目的為確保公司/組織檔案管理工作的公正性、客觀性和保密性，防止因個(gè)人利益關(guān)系或其他因素影響檔案管理的正常秩序，特制定本檔案回避制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理、查閱、使用、保管等相關(guān)工作的部門和人員。（三）基本原則1.公正性原則：檔案管理過程中應(yīng)秉持公正立場，不受任何不當(dāng)因素干擾，確保檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映事實(shí)。2.客觀性原則：以客觀事實(shí)為依據(jù)，對檔案內(nèi)容進(jìn)行整理、分類、鑒定和保管，避免主觀偏見。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案信息的安全與機(jī)密，防止檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。4.回避關(guān)聯(lián)性原則：與檔案內(nèi)容存在利益關(guān)聯(lián)、親屬關(guān)系或其他可能影響檔案管理公正性的人員，應(yīng)主動回避相關(guān)檔案管理工作。二、回避情形（一）利益關(guān)聯(lián)回避1.本人或其近親屬（配偶、父母、子女、兄弟姐妹等）與檔案所涉及的事項(xiàng)存在直接或間接的經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系，如涉及合同糾紛、經(jīng)濟(jì)往來、投資關(guān)系等。2.本人或其近親屬在檔案所涉及的項(xiàng)目、業(yè)務(wù)、事件中擔(dān)任重要角色，可能影響檔案公正性的，如項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、關(guān)鍵業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、事件當(dāng)事人等。（二）親屬關(guān)系回避1.夫妻關(guān)系、直系血親關(guān)系、三代以內(nèi)旁系血親關(guān)系以及近姻親關(guān)系的人員，不得同時(shí)參與涉及對方利益或可能影響公正性的檔案管理環(huán)節(jié)，如檔案的直接管理、審核、審批等工作。2.在檔案管理工作中，若發(fā)現(xiàn)存在親屬關(guān)系的人員同時(shí)參與相關(guān)環(huán)節(jié)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整工作安排，確?；乇苤贫鹊膱?zhí)行。（三）其他可能影響公正性的回避1.曾與檔案所涉及的單位、個(gè)人存在重大矛盾或糾紛，可能影響對檔案公正處理的人員。2.因個(gè)人偏見、情感因素或其他特殊原因，可能對檔案管理產(chǎn)生不當(dāng)影響的人員。三、回避程序（一）主動申報(bào)1.涉及檔案管理工作的人員，在參與相關(guān)工作前，應(yīng)主動填寫《檔案管理回避申報(bào)登記表》，如實(shí)說明本人與檔案所涉及事項(xiàng)的利益關(guān)聯(lián)情況、親屬關(guān)系等可能需要回避的情形。2.申報(bào)內(nèi)容應(yīng)包括具體事項(xiàng)、涉及人員、利益關(guān)聯(lián)程度等詳細(xì)信息，確保全面、準(zhǔn)確。（二）審核與決定1.由檔案管理部門負(fù)責(zé)人對申報(bào)的回避事項(xiàng)進(jìn)行審核，根據(jù)具體情況判斷是否存在需要回避的情形。2.對于較為復(fù)雜或存在爭議的回避事項(xiàng)，可組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核，必要時(shí)征求公司/組織內(nèi)部法律、審計(jì)等專業(yè)人員的意見。3.審核通過后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人做出是否回避的決定，并通知申報(bào)人員。（三）回避執(zhí)行1.經(jīng)決定需要回避的人員，應(yīng)立即停止參與相關(guān)檔案管理工作，并將已掌握的相關(guān)檔案資料及工作進(jìn)展情況移交給指定的其他人員。2.回避人員不得再接觸、干預(yù)與回避事項(xiàng)相關(guān)的檔案管理工作，包括查閱、修改、傳遞等操作。（四）記錄與備案1.對每一次的回避申報(bào)、審核、決定及執(zhí)行情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成《檔案回避事項(xiàng)記錄臺賬》。2.記錄內(nèi)容包括申報(bào)時(shí)間、申報(bào)人、回避事項(xiàng)、審核過程、決定結(jié)果、執(zhí)行情況等信息，確保檔案可追溯。3.《檔案回避事項(xiàng)記錄臺賬》應(yīng)妥善保管，作為檔案管理工作的重要資料存檔。四、檔案管理流程中的回避要求（一）檔案收集階段1.檔案收集人員在收集檔案時(shí)，若發(fā)現(xiàn)存在可能需要回避的情形，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并說明情況。2.對于涉及本人或其近親屬利益關(guān)聯(lián)的檔案，收集人員不得直接參與收集工作，應(yīng)安排其他無利益關(guān)系的人員進(jìn)行收集。（二）檔案整理階段1.檔案整理人員在整理檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)與自己存在利益關(guān)聯(lián)或親屬關(guān)系的檔案，應(yīng)主動提出回避申請。2.整理工作應(yīng)重新安排給其他合適人員，確保檔案整理工作的公正性和客觀性。（三）檔案鑒定階段1.檔案鑒定小組在對檔案進(jìn)行鑒定時(shí)，成員應(yīng)如實(shí)申報(bào)與檔案相關(guān)的利益關(guān)系和親屬關(guān)系。2.對于可能影響鑒定公正性的成員，應(yīng)進(jìn)行回避調(diào)整，確保鑒定結(jié)論真實(shí)、可靠。（四）檔案保管階段1.檔案保管人員應(yīng)確保保管環(huán)境安全、適宜，防止檔案損壞、丟失或泄露。2.若保管人員與某些檔案存在利益關(guān)聯(lián)或親屬關(guān)系，應(yīng)將這些檔案交由其他保管人員負(fù)責(zé)保管，避免出現(xiàn)管理漏洞。（五）檔案查閱與使用階段1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，說明查閱目的、查閱范圍等信息。2.檔案管理部門在審核查閱申請時(shí)，若發(fā)現(xiàn)查閱人員與檔案存在可能需要回避的情形，應(yīng)拒絕查閱申請，并說明理由。3.對于確需查閱的特殊情況，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行，確保查閱過程的公正性和保密性。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門的檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案回避制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督小組可通過查閱《檔案回避事項(xiàng)記錄臺賬》、訪談相關(guān)人員、抽查檔案管理工作流程等方式，核實(shí)回避制度是否得到有效執(zhí)行。（二）自我監(jiān)督1.檔案管理部門及相關(guān)工作人員應(yīng)加強(qiáng)自我監(jiān)督，自覺遵守檔案回避制度，確保自身行為符合制度要求。2.在日常工作中，應(yīng)定期對自身工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案回避制度的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等。2.因違反回避制度導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)錯誤、不公或信息泄露等后果的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，并負(fù)責(zé)采取措施消除不良影響。3.對違反回避制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理后，應(yīng)及時(shí)在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)，以起到警示作用，防止類似問題再次發(fā)生。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.制定年度檔案回避制度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)對象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)對象包括公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理工作的人員，確保制度覆蓋到每一位相關(guān)工作人員。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案回避制度的法律法規(guī)依據(jù)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，使員工了解制度的合法性和規(guī)范性。2.詳細(xì)講解回避情形、回避程序等具體內(nèi)容，確保員工能夠準(zhǔn)確識別和執(zhí)行回避要求。3.通過案例分析，加深員工對制度的理解，提高員工在實(shí)際工作中運(yùn)用回避制度的能力。（三）培訓(xùn)方式1.采用集中培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、專題講座等多種方式進(jìn)行培訓(xùn)，以滿足不同員工的學(xué)習(xí)需求。2.定期組織集中培訓(xùn)，邀請專業(yè)講師進(jìn)行授課，對制度進(jìn)行系統(tǒng)講解和答疑。3.利用公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，提供在線學(xué)習(xí)資源，方便員工隨時(shí)查閱和學(xué)習(xí)檔案回避制度相關(guān)內(nèi)容。4.根據(jù)實(shí)際工作中的熱點(diǎn)問題和典型案例，舉辦專題講座，深入剖析和講解回避制度的應(yīng)用。（四）宣傳推廣1.通過公司/組織內(nèi)部刊物、宣傳欄、電子郵件等渠道，廣泛宣傳檔案回避制度的重要性和具體要求。2.在檔案管理部門及相關(guān)工作場所顯著位置張貼制度宣傳海報(bào)，營造遵守制度的良好氛圍。3.定期發(fā)布檔案回避制度執(zhí)行情況的通報(bào)，讓員工了解制度的執(zhí)行效果，增強(qiáng)員工對制度的重視程度。七附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇具體問題或需要進(jìn)一步明確相關(guān)規(guī)定，由檔案管理部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行解釋和