PAGE館藏檔案實(shí)體安全制度一、總則（一）目的為了確保館藏檔案實(shí)體的安全，防止檔案的損壞、丟失、篡改等情況發(fā)生，保障檔案信息的真實(shí)性、完整性和可用性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有館藏檔案實(shí)體的管理與保護(hù)工作。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案實(shí)體安全放在首位，采取一切必要措施確保檔案的安全保管。2.預(yù)防為主原則：通過(guò)建立健全各項(xiàng)安全防范機(jī)制，加強(qiáng)日常管理和監(jiān)督，預(yù)防各類安全事故的發(fā)生。3.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法進(jìn)行檔案實(shí)體安全管理工作。二、檔案實(shí)體保管環(huán)境要求（一）庫(kù)房選址與建設(shè)1.庫(kù)房應(yīng)選擇在地勢(shì)較高、干燥、通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離易燃、易爆、腐蝕性物品存放區(qū)域，以及污染源和噪聲源。2.庫(kù)房的建筑結(jié)構(gòu)應(yīng)堅(jiān)固、安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。3.庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專門的出入口，便于人員和檔案的進(jìn)出，出入口應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)和監(jiān)控設(shè)備。（二）溫濕度控制1.庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等，定期對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和調(diào)節(jié)，確保溫濕度符合要求。（三）照明與通風(fēng)1.庫(kù)房?jī)?nèi)的照明應(yīng)采用無(wú)紫外線的燈具，避免光線對(duì)檔案的損害。2.應(yīng)安裝通風(fēng)設(shè)備，保持庫(kù)房?jī)?nèi)空氣流通，排除有害氣體和異味。（四）防蟲、防霉、防鼠1.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清潔和消毒，防止害蟲、霉菌和老鼠的滋生。2.在庫(kù)房?jī)?nèi)放置防蟲、防霉、防鼠的藥品和器械，如驅(qū)蟲劑、防霉劑、鼠夾、鼠藥等，但應(yīng)注意避免對(duì)檔案造成污染。三、檔案實(shí)體存儲(chǔ)管理（一）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.檔案架應(yīng)牢固、整齊，每層檔案架應(yīng)標(biāo)明存放檔案的類別和起止編號(hào)。（二）檔案裝具選擇1.應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、規(guī)格和數(shù)量，選擇合適的檔案裝具，如檔案盒、檔案袋、檔案柜等。2.檔案裝具應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。（三）檔案存放方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)直立存放，避免平放或倒置，防止檔案變形、損壞。2.磁性載體檔案、電子檔案等應(yīng)與紙質(zhì)檔案分開存放，并采取相應(yīng)的保護(hù)措施，如防磁、防潮、防塵等。（四）檔案標(biāo)識(shí)1.對(duì)每一份檔案應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)明檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.檔案標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、牢固，便于識(shí)別和查找。四、檔案實(shí)體出入庫(kù)管理（一）檔案借閱1.借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.借閱申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)在檔案管理人員的陪同下，到庫(kù)房?jī)?nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。4.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理人員。5.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（二）檔案歸還1.歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)核對(duì)檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息，確保歸還的檔案與借閱時(shí)一致。2.對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。3.將歸還的檔案放回原存放位置，并做好記錄。（三）檔案移交1.檔案移交應(yīng)填寫檔案移交清單，注明移交檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、移交日期、移交人、接收人等信息。2.檔案移交清單應(yīng)經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后，方可辦理移交手續(xù)。3.檔案移交時(shí)，移交人員應(yīng)向接收人員介紹檔案的保管情況和相關(guān)注意事項(xiàng)。4.接收人員應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究移交人員的責(zé)任。五、檔案實(shí)體安全檢查與維護(hù)（一）安全檢查1.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括庫(kù)房的溫濕度、照明、通風(fēng)、防蟲、防霉、防鼠等情況，以及檔案的存放、標(biāo)識(shí)、借閱等情況。2.安全檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃，明確檢查人員、檢查時(shí)間、檢查內(nèi)容等，確保檢查工作的全面性和規(guī)范性。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行整改，確保檔案實(shí)體安全。（二）維護(hù)保養(yǎng)1.定期對(duì)檔案裝具進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，如清潔、消毒、維修等，確保檔案裝具的完好性和安全性。2.對(duì)磁性載體檔案、電子檔案等應(yīng)定期進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)，如備份、更新、殺毒等，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。3.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行定期的整理和鑒定，對(duì)已到保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。六、檔案實(shí)體安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定檔案實(shí)體安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急處置程序、應(yīng)急保障措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保其科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。（二）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)的應(yīng)急處置措施，如滅火、排水、報(bào)警、保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)等，最大限度地減少損失。2.對(duì)受損的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行搶救和修復(fù)，如采取干燥、消毒、修復(fù)等措施，盡可能恢復(fù)檔案的原貌和信息。3.事故處理完畢后，應(yīng)及時(shí)對(duì)事故原因進(jìn)行調(diào)查和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，防止類似事故再次發(fā)生。七、人員管理與培訓(xùn)（一）人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，認(rèn)真履行檔案實(shí)體安全管理職責(zé)，確保檔案實(shí)體安全。2.檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉檔案實(shí)體安全管理的各項(xiàng)規(guī)定和要求。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案實(shí)體安全情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保檔案實(shí)體安全。（二）培訓(xùn)與教育1.定期組織檔案管理人員參加檔案實(shí)體安全管理培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案實(shí)體安全管理知識(shí)和技能等