PAGE敬老院檔案室制度一、總則（一）目的為加強敬老院檔案室管理，有效保護和利用檔案資源，提高檔案管理水平，更好地服務敬老院各項工作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于敬老院全體工作人員及與敬老院相關的各類檔案管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：敬老院檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法開展檔案管理工作。3.服務利用原則：以服務敬老院工作為宗旨，充分發(fā)揮檔案的作用，為各項決策、工作查考等提供有力支持。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.負責制定和完善敬老院檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理敬老院各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全與完整。4.開展檔案信息化建設，提高檔案管理效率和服務水平。5.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并按規(guī)定定期移交檔案室。2.明確專人負責檔案管理工作，配合檔案室做好檔案的收集、整理、利用等相關工作。3.嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的規(guī)范管理和安全。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級部門下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.敬老院制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、會議記錄、統(tǒng)計報表等。3.與老人相關的數(shù)據資料，如入住登記、健康檔案、護理記錄等。4.財務收支憑證、固定資產臺賬等財務檔案。5.各類活動資料，包括照片、視頻、文字記錄等。6.設備采購、維護記錄，設施建設資料等。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門形成的文件材料進行分類整理，定期移交檔案室。移交時需填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.對于重要文件材料，應在形成后及時收集，確保檔案的完整性。3.收集的檔案應保持原始材料的真實性，不得擅自涂改、偽造。四、檔案整理（一）分類標準1.文書檔案：按照年度保管期限機構（問題）分類。2.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行分類。3.人事檔案：按照個人檔案進行整理，包括履歷、考核、獎懲等材料。4.業(yè)務檔案：根據不同業(yè)務類型，如老人管理、活動組織等進行分類。5.聲像檔案：按照載體形式、時間、內容等進行分類。（二）整理方法1.文書檔案應按照分類標準進行裝訂、編目、裝盒，編制檔案目錄。2.會計檔案應按照財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》進行整理。3.人事檔案應遵循人事檔案管理的相關規(guī)定，進行規(guī)范化整理。4.業(yè)務檔案應根據業(yè)務特點，進行科學分類和編號，便于查找和利用。5.聲像檔案應進行分類標注，注明拍攝時間、地點、人物、內容等信息。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。（二）保管方式1.檔案應分類存放于檔案柜中，標識清晰，便于查找。2.電子檔案應存儲于專用服務器或存儲設備中，定期進行備份，確保數(shù)據安全。3.對重要檔案應采取特殊保管措施，如加密存儲、異地備份等。（三）檔案清查1.檔案室應定期對檔案進行清查，每年至少一次。清查內容包括檔案數(shù)量、保管狀況、利用情況等。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)問題應及時記錄，并采取相應措施進行處理，確保檔案的安全與完整。六、檔案鑒定（一）鑒定原則1.依據國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合敬老院實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案室人員、相關部門負責人等組成。2.鑒定小組根據檔案的內容、來源、時間等因素，對檔案進行逐卷（件）鑒定，確定保管期限。3.對保管期限已滿的檔案，經鑒定小組審核后，提出存毀意見。（三）銷毀程序1.對確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清單，經敬老院負責人批準后進行銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底。監(jiān)銷人應在銷毀清單上簽字確認。3.銷毀后的檔案清單應長期保存，以備查考。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的年度新增、累計數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計，如查閱人次、利用檔案數(shù)量等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計，如檔案完好率、破損情況等。（二）統(tǒng)計方法1.檔案室應建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案相關數(shù)據進行記錄和統(tǒng)計。2.統(tǒng)計數(shù)據應真實、準確，及時更新，為檔案管理決策提供依據。八、檔案利用（一）利用范圍1.為敬老院內部管理、決策提供參考依據。2.為老人及其家屬提供相關檔案信息查詢服務。3.滿足上級部門、社會有關方面對檔案的查閱需求。（二）利用方式1.查閱檔案應填寫查閱申請表，經相關部門負責人批準后，到檔案室查閱。2.檔案室應根據查閱申請，提供相應檔案，并做好查閱登記工作。3.如需復印、摘錄檔案內容，應經檔案室同意，并按規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.利用檔案時應愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、轉借檔案。（三）特殊利用1.涉及重要機密或敏感信息的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行利用審批，限制查閱范圍。2.外單位查閱檔案需持單位介紹信，經敬老院負責人批準后，方可查閱。查閱過程中應有專人陪同，確保檔案安全。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務水平，為敬老院信息化建設提供支持。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質檔案進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.數(shù)據錄入：將檔案目錄及相關信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立準確的數(shù)據庫。3.掛接存儲：將掃描后的電子檔案與系統(tǒng)中的目錄信息進行掛接，實現(xiàn)電子檔案的有序存儲。（三）系統(tǒng)管理1.專人負責檔案信息管理系統(tǒng)的維護和管理，確保系統(tǒng)正常運行。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據進行備份，防止數(shù)據丟失。3.加強系統(tǒng)安全防護，設置用戶權限，防止信息泄露。十、檔案保密（一）保密范圍1.涉及敬老院機密的文件材料，如財務數(shù)據、老人隱私信息等。2.尚未公開的重要決策、工作計劃等。3.其他需要保密的檔案信息。（二）保密措施1.檔案室應設置專門的保密區(qū)域，對涉密檔案進行單獨存放。2.嚴格限制涉