PAGE機(jī)關(guān)檔案收集移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的收集與移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在機(jī)關(guān)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門及所屬單位在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案收集與移交管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于開發(fā)利用。2.全面收集原則對機(jī)關(guān)工作中形成的各類檔案進(jìn)行全面收集，確保檔案涵蓋機(jī)關(guān)工作的各個(gè)方面。3.及時(shí)移交原則各部門及所屬單位應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將檔案移交至機(jī)關(guān)檔案管理部門。4.規(guī)范操作原則檔案收集與移交工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保操作規(guī)范、準(zhǔn)確。二、檔案收集（一）收集范圍1.文書檔案機(jī)關(guān)在履行職能活動中形成的各種文件材料，包括上級文件、本級文件、下級文件、內(nèi)部文件等。機(jī)關(guān)召開的各類會議形成的會議文件、記錄、紀(jì)要等。機(jī)關(guān)的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)等文件材料。機(jī)關(guān)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等文件材料。機(jī)關(guān)的人事檔案、工資檔案、獎(jiǎng)懲檔案等文件材料。2.科技檔案機(jī)關(guān)在科研、生產(chǎn)、建設(shè)等活動中形成的技術(shù)文件、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)等。機(jī)關(guān)引進(jìn)的新技術(shù)、新設(shè)備、新材料等項(xiàng)目的文件材料。機(jī)關(guān)的基建工程檔案，包括項(xiàng)目審批文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。3.聲像檔案機(jī)關(guān)在重大活動、會議、調(diào)研等過程中形成的照片、錄音、錄像等聲像材料。機(jī)關(guān)的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物照片。機(jī)關(guān)制作的宣傳片、紀(jì)錄片等視頻資料。4.電子檔案機(jī)關(guān)在辦公自動化過程中形成的電子文件，包括電子公文、電子報(bào)表、電子圖紙等。機(jī)關(guān)的數(shù)據(jù)庫文件、網(wǎng)站信息等電子數(shù)據(jù)。機(jī)關(guān)存儲在各種存儲介質(zhì)上的電子檔案備份。（二）收集要求1.完整性要求各部門及所屬單位應(yīng)確保收集的檔案材料完整無缺，能夠全面反映機(jī)關(guān)工作的歷史過程和實(shí)際情況。2.準(zhǔn)確性要求收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.系統(tǒng)性要求對收集的檔案材料應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)整理，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和排列順序進(jìn)行存放，便于查找和利用。4.時(shí)效性要求各部門及所屬單位應(yīng)及時(shí)收集檔案材料，避免檔案材料的散失和損壞。對于重要的檔案材料，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集完畢。（三）收集渠道1.部門收集各部門負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動中形成的檔案材料，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求進(jìn)行整理和移交。2.專人收集機(jī)關(guān)檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)收集各部門及所屬單位的檔案材料，定期進(jìn)行檢查和督促。3.定期歸檔各部門及所屬單位應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間，定期將檔案材料歸檔至機(jī)關(guān)檔案管理部門。4.特殊情況收集對于一些特殊情況形成的檔案材料，如突發(fā)事件、重大項(xiàng)目等，機(jī)關(guān)檔案管理部門應(yīng)及時(shí)介入，進(jìn)行收集和整理。三、檔案移交（一）移交主體各部門及所屬單位為檔案移交的主體，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將檔案材料移交至機(jī)關(guān)檔案管理部門。（二）移交時(shí)間1.年度檔案移交各部門及所屬單位應(yīng)在次年的上半年，將上一年度形成的檔案材料移交至機(jī)關(guān)檔案管理部門。2.項(xiàng)目檔案移交對于重大項(xiàng)目、專項(xiàng)工作等形成的檔案材料，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或工作完成后的三個(gè)月內(nèi)，移交至機(jī)關(guān)檔案管理部門。3.臨時(shí)檔案移交對于一些臨時(shí)性工作形成的檔案材料，應(yīng)在工作結(jié)束后的一個(gè)月內(nèi)，移交至機(jī)關(guān)檔案管理部門。（三）移交程序1.整理核對各部門及所屬單位在移交檔案前，應(yīng)按照檔案整理的要求，對檔案材料進(jìn)行系統(tǒng)整理和核對，確保檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.編制目錄各部門及所屬單位應(yīng)根據(jù)整理好的檔案材料，編制檔案目錄，詳細(xì)列出檔案的名稱、文號、日期、保管期限等信息。3.填寫移交清單各部門及所屬單位應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交至機(jī)關(guān)檔案管理部門。移交清單應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、移交日期等信息。4.移交檔案各部門及所屬單位將整理好的檔案材料和編制好的檔案目錄、移交清單一并移交至機(jī)關(guān)檔案管理部門。機(jī)關(guān)檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真核對，確認(rèn)無誤后，在移交清單上簽字蓋章。（四）移交手續(xù)1.交接簽字檔案移交時(shí)，移交部門和接收部門應(yīng)派專人進(jìn)行交接，并在移交清單上簽字確認(rèn)。交接簽字應(yīng)注明交接日期、交接人姓名等信息。2.手續(xù)完備檔案移交手續(xù)應(yīng)完備，移交清單應(yīng)作為檔案管理的重要依據(jù)，妥善保存。四、檔案管理部門職責(zé)（一）接收與整理1.負(fù)責(zé)接收各部門及所屬單位移交過來得檔案材料，對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量符合要求。2.按照檔案整理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對接收的檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，包括分類、編號、編目、裝訂等工作，使檔案達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求。（二）保管與維護(hù)1.建立健全檔案保管制度，為檔案提供安全、適宜的保管環(huán)境，確保檔案的實(shí)體安全。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題，如霉變、蟲蛀、破損等，確保檔案的完整性和可讀性。3.采用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和設(shè)備，如檔案管理軟件、數(shù)字化存儲設(shè)備等，提高檔案管理的效率和水平。（三）利用與服務(wù)1.制定檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、程序等，為機(jī)關(guān)各部門及所屬單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。2.根據(jù)機(jī)關(guān)工作的需要，積極主動地提供檔案信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策、工作查考、解決問題等提供依據(jù)和參考。3.開展檔案編研工作，對檔案信息進(jìn)行深加工，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等，為機(jī)關(guān)工作和社會利用提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。（四）監(jiān)督與指導(dǎo)1.對各部門及所屬單位的檔案收集、整理、移交等工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。2.加強(qiáng)對各部門及所屬單位檔案工作人員得業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。3.定期組織開展檔案工作考核評價(jià)，對檔案工作成績突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對檔案工作不力的部門和個(gè)人進(jìn)行督促整改。五、檔案收集移交工作的監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查主體機(jī)關(guān)檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門及所屬單位的檔案收集移交工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案收集的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和時(shí)效性。2.檔案移交的時(shí)間、程序、手續(xù)是否符合規(guī)定。3.檔案管理部門對接收檔案的整理、保管、利用等工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查機(jī)關(guān)檔案管理部門定期對各部門及所屬單位的檔案收集移交工作進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查機(jī)關(guān)檔案管理部門不定期對各部門及所屬單位的檔案收集移交工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.專項(xiàng)檢查針對檔案收集移交工作中的重點(diǎn)問題和薄弱環(huán)節(jié)，機(jī)關(guān)檔案管理部門組織開展專項(xiàng)檢查，確保檔案工作規(guī)范有序進(jìn)行。（四）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，機(jī)關(guān)檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門發(fā)出整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真落實(shí)整改措施，并將整改情況及時(shí)反饋給機(jī)關(guān)檔案