PAGE工程檔案查閱登記制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案的管理，規(guī)范工程檔案查閱行為，確保工程檔案的安全與完整，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的外部單位和個(gè)人查閱公司工程檔案的活動(dòng)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：工程檔案查閱登記工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.安全保密原則：確保工程檔案在查閱過程中的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.規(guī)范有序原則：明確查閱登記流程，保證查閱活動(dòng)有序進(jìn)行，提高工作效率。二、工程檔案概述（一）定義工程檔案是指在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，包括工程前期文件、施工過程文件、竣工驗(yàn)收文件等。（二）分類1.前期文件：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.施工過程文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工圖紙、技術(shù)交底記錄、工程變更通知、材料檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。3.竣工驗(yàn)收文件：工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。（三）保管要求1.公司設(shè)立專門的工程檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案安全。2.工程檔案應(yīng)按照分類編號(hào)進(jìn)行存放，便于查找和管理。3.定期對(duì)工程檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。三、查閱登記流程（一）查閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員查閱工程檔案，需填寫《工程檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.外部單位或個(gè)人查閱工程檔案，需提前向公司提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等，并加蓋單位公章。申請(qǐng)函應(yīng)通過正式渠道送達(dá)公司檔案管理部門。（二）申請(qǐng)審核1.檔案管理部門收到查閱申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)手續(xù)是否齊全、查閱目的是否合理、查閱范圍是否適當(dāng)?shù)取?.對(duì)于符合要求的申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)予以批準(zhǔn)，并確定查閱時(shí)間和地點(diǎn)。對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人并說明理由。（三）查閱登記1.批準(zhǔn)后的查閱申請(qǐng)，申請(qǐng)人應(yīng)到檔案管理部門進(jìn)行查閱登記。檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)記錄查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息，并由查閱人簽字確認(rèn)。2.查閱登記應(yīng)使用專門的《工程檔案查閱登記表》，登記表應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交查閱人保存。（四）檔案提供1.根據(jù)查閱登記情況，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定為查閱人提供相應(yīng)的工程檔案。提供的檔案應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確，并辦理交接手續(xù)。2.查閱人只能在檔案管理部門指定的查閱地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（五）查閱歸還1.查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的數(shù)量、完整性等情況，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，查閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。四、查閱人員職責(zé)（一）公司內(nèi)部人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，按照批準(zhǔn)的查閱范圍和時(shí)間進(jìn)行查閱。2.愛護(hù)工程檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.查閱過程中如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并確保復(fù)印或摘錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。4.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并配合檔案管理人員做好核對(duì)工作。（二）外部單位或個(gè)人職責(zé)1.遵守國(guó)家法律法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定，在規(guī)定的查閱范圍內(nèi)進(jìn)行查閱。2.查閱前應(yīng)向公司檔案管理部門提交查閱申請(qǐng)函，并按照要求填寫《工程檔案查閱申請(qǐng)表》。3.查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或泄露檔案信息。4.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并支付相應(yīng)的費(fèi)用。5.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并配合檔案管理人員做好核對(duì)工作。五、檔案管理人員職責(zé)（一）日常管理1.負(fù)責(zé)工程檔案的收集、整理、歸檔、保管等日常管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.建立健全工程檔案管理制度，制定檔案查閱登記流程和相關(guān)表格，規(guī)范查閱登記工作。3.定期對(duì)工程檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。（二）查閱服務(wù)1.受理查閱申請(qǐng)，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保查閱申請(qǐng)符合規(guī)定要求。2.根據(jù)查閱登記情況，為查閱人提供相應(yīng)的工程檔案，并辦理交接手續(xù)。3.在查閱過程中，對(duì)查閱人進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保查閱活動(dòng)規(guī)范有序進(jìn)行。4.查閱完畢后，及時(shí)收回檔案，并認(rèn)真核對(duì)檔案的歸還情況。（三）安全保密1.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，確保工程檔案在查閱過程中的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密以及其他敏感信息的工程檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，限制查閱范圍。3.定期對(duì)檔案管理場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患。六、保密規(guī)定（一）保密范圍工程檔案中涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、項(xiàng)目信息、客戶資料等內(nèi)容均屬于保密范圍。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)查閱登記過程中涉及的保密信息予以保密。2.查閱場(chǎng)所應(yīng)具備必要的保密條件，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入查閱區(qū)域。3.查閱人在查閱過程中不得向無(wú)關(guān)人員透露檔案內(nèi)容，如需摘錄或復(fù)印保密信息，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于違反保密規(guī)定，泄露工程檔案信息的單位或個(gè)人，公司將依法追究其責(zé)任。2.因泄露檔案信息給公司造成損失的，責(zé)任單位或個(gè)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)工程檔案查閱登記制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查查閱登記流程是否規(guī)范、檔案管理人員職責(zé)是否履行到位等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）外部檢查1.接受上級(jí)主管部門、行業(yè)監(jiān)管部門以及其他相關(guān)部門的檢查，積極配合提供有關(guān)工程檔案查閱登記的資料和情況。2.根據(jù)外部檢查意見，及時(shí)整改存在的問題，完善工程檔案查閱登記制度。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱工程檔案。2.超出批準(zhǔn)的查閱范圍查閱工程檔案。3.在查閱過程中損壞、丟失工程檔案。4.泄露工程檔案信息。5.未按照規(guī)定辦理查閱登記手續(xù)。6.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的單位或個(gè)人，檔案管理部門應(yīng)給予警告，并責(zé)令其立即改正。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的單位或個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予通報(bào)批評(píng)、限制查閱權(quán)限、暫停業(yè)務(wù)往來(lái)等處理措施，并依法追究其相應(yīng)的責(zé)任。