PAGE安監(jiān)局檔案查借閱制度一、總則（一）目的為加強安監(jiān)局檔案的管理，規(guī)范檔案的查借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在安全生產(chǎn)監(jiān)管工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于安監(jiān)局機(jī)關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位及本局工作人員因工作需要查借閱檔案的管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.維護(hù)檔案的真實性、完整性和保密性，防止檔案信息泄露和丟失。3.堅持方便工作、提高效率的原則，在確保檔案安全的前提下，為查借閱人員提供必要的服務(wù)。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)安監(jiān)局設(shè)立專門的檔案管理科室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全局檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）職責(zé)分工1.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計等日常工作，確保檔案的規(guī)范管理。2.對檔案查借閱申請進(jìn)行審核，根據(jù)規(guī)定決定是否批準(zhǔn)查借閱，并做好相關(guān)登記工作。3.負(fù)責(zé)監(jiān)督查借閱人員遵守檔案查借閱制度，確保檔案的安全與完整。4.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷完善檔案管理制度和工作流程。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容，將安監(jiān)局檔案分為綜合管理類、安全生產(chǎn)監(jiān)管類、應(yīng)急救援類、職業(yè)健康監(jiān)管類、事故調(diào)查處理類等類別。2.綜合管理類包括局機(jī)關(guān)行政事務(wù)、人事管理、財務(wù)管理、黨建工作等方面的檔案。3.安全生產(chǎn)監(jiān)管類涵蓋安全生產(chǎn)許可、監(jiān)督檢查、隱患排查治理、專項整治等工作形成的檔案。4.應(yīng)急救援類包含應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練、救援隊伍建設(shè)、物資儲備等相關(guān)檔案。5.職業(yè)健康監(jiān)管類涉及職業(yè)健康申報、監(jiān)測、評價、培訓(xùn)等工作的檔案。6.事故調(diào)查處理類包括各類生產(chǎn)安全事故的調(diào)查、報告、處理等檔案。（二）檔案編號1.對每一類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和查找。2.編號規(guī)則可采用年份+類別代碼+流水號的形式，例如：2023AJ001，其中“2023”表示年份，“AJ”表示安全生產(chǎn)監(jiān)管類，“001”為該類檔案的流水號。四、檔案查借閱流程（一）查借閱申請1.本局工作人員因工作需要查借閱檔案，應(yīng)填寫《安監(jiān)局檔案查借閱申請表》，詳細(xì)注明查借閱檔案的名稱、類別、用途、查閱期限等信息。2.申請表需經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意，并加蓋科室公章。（二）申請審核1.檔案管理科室收到查借閱申請表后，由檔案管理人員進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括申請理由是否充分、查閱期限是否合理、查閱人員身份是否符合規(guī)定等。3.對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查借閱。（三）查借閱登記1.經(jīng)審核批準(zhǔn)的查借閱申請，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括查借閱日期、申請人姓名、所在科室、檔案名稱及編號、查閱期限、歸還日期等。3.為查借閱人員發(fā)放《安監(jiān)局檔案查借閱憑證》，憑證上注明查借閱檔案的相關(guān)信息，查借閱人員憑此憑證查閱檔案。（四）檔案查閱1.查借閱人員應(yīng)在檔案管理科室指定的查閱場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定地點進(jìn)行復(fù)印，復(fù)印件應(yīng)與原件核對無誤后加蓋檔案管理科室公章。（五）檔案借閱1.因工作需要確需借閱檔案的，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理科室提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)向借閱人員當(dāng)面清點檔案數(shù)量，并辦理交接手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。3.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。五、檔案保密規(guī)定（一）保密要求1.檔案管理人員和查借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，履行保密義務(wù)，確保檔案信息不泄露。2.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，未經(jīng)批準(zhǔn)不得對外披露。（二）保密措施1.檔案管理科室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全保密設(shè)施，如防盜門窗、防火設(shè)備、防潮防蟲藥品等。2.對檔案信息進(jìn)行加密存儲和管理，限制訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和使用相關(guān)檔案。3.在檔案查借閱過程中，檔案管理人員不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容，查借閱人員也不得在非工作場合談?wù)摍n案信息。六、檔案利用與統(tǒng)計（一）檔案利用1.鼓勵全局工作人員充分利用檔案資源，為安全生產(chǎn)監(jiān)管工作提供決策依據(jù)和參考。2.檔案管理科室應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行分析和總結(jié)，了解檔案的需求熱點和利用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。（二）檔案統(tǒng)計1.檔案管理人員應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、查閱人次、借閱次數(shù)、利用效果等，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整。3.定期向上級主管部門和本局領(lǐng)導(dǎo)報送檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。七、檔案的保管與維護(hù)（一）保管要求1.檔案管理科室應(yīng)按照國家有關(guān)檔案保管的規(guī)定，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、存放，確保檔案的安全保管。2.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，核對檔案數(shù)量和完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（二）維護(hù)措施1.做好檔案庫房的溫濕度控制、防火、防盜、防蟲、防潮等工作，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.對破損、褪色的檔案進(jìn)行及時修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。3.隨著信息技術(shù)的發(fā)展，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息的電子存儲和管理，提高檔案管理的效率和安全性。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。2.根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，綜合評估檔案的重要性和利用價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理科室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對擬鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。2.對于確定失去保存價值的檔案，填寫《安監(jiān)局檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.《申請表》經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，記錄材料應(yīng)妥善保存。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.安監(jiān)局紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對檔案查借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.檔案管理科室應(yīng)定期對自身工作進(jìn)行自查自糾，不斷完善檔案管理工作流程和制度。（二）外部