PAGE廠區(qū)保安檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)廠區(qū)保安隊(duì)伍建設(shè)，規(guī)范保安檔案管理，確保保安人員信息準(zhǔn)確、完整、安全，提高保安工作效率和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于廠區(qū)內(nèi)所有保安人員的檔案管理工作。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映保安人員的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集保安人員各類相關(guān)信息，確保檔案資料完整。3.保密性原則：嚴(yán)格保密保安人員檔案信息，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)保安人員的工作變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況等及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等）。3.家庭住址、緊急聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式。（二）入職信息1.入職申請(qǐng)表：包括應(yīng)聘崗位、入職時(shí)間、試用期情況等。2.入職體檢報(bào)告：確保保安人員身體健康，符合工作要求。3.勞動(dòng)合同：明確雙方權(quán)利義務(wù)，保障勞動(dòng)關(guān)系合法合規(guī)。（三）培訓(xùn)記錄1.入職培訓(xùn)：培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、考核成績等。2.定期培訓(xùn)：包括安全知識(shí)、應(yīng)急處置、職業(yè)道德等方面的培訓(xùn)記錄。3.專項(xiàng)培訓(xùn)：如消防培訓(xùn)、監(jiān)控系統(tǒng)操作培訓(xùn)等的相關(guān)記錄。（四）工作記錄1.值班記錄：詳細(xì)記錄每日值班時(shí)間、地點(diǎn)、工作內(nèi)容、異常情況及處理結(jié)果。2.巡邏記錄：記錄巡邏路線、時(shí)間、發(fā)現(xiàn)問題及處理情況。3.門禁管理記錄：包括人員、車輛進(jìn)出登記等。4.突發(fā)事件處理記錄：事件發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過、采取措施及結(jié)果等。（五）考核評(píng)價(jià)1.月度考核：考核內(nèi)容包括工作紀(jì)律、工作態(tài)度、工作業(yè)績等，考核結(jié)果及評(píng)語。2.年度考核：綜合全年表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，確定考核等級(jí)，如優(yōu)秀、合格、不合格等。3.獎(jiǎng)懲記錄：記錄保安人員獲得的獎(jiǎng)勵(lì)（如表彰、獎(jiǎng)金等）及受到的處罰（如警告、罰款、辭退等）情況。（六）證件資料1.保安證：記錄證件號(hào)碼、有效期等信息。2.其他相關(guān)證件：如駕駛證、消防證等。三、檔案建立與收集（一）建立流程1.新入職保安人員在入職時(shí)，需填寫個(gè)人基本信息表，并提交相關(guān)證明材料。人力資源部門負(fù)責(zé)收集整理這些資料，建立個(gè)人檔案基礎(chǔ)信息。2.保安部門協(xié)助提供入職培訓(xùn)、工作安排等相關(guān)信息，及時(shí)反饋給人力資源部門，完善檔案內(nèi)容。（二）收集要求1.檔案資料應(yīng)真實(shí)、有效、完整，由本人或相關(guān)部門提供原始材料，并簽字確認(rèn)。2.對(duì)于重要資料，如體檢報(bào)告、勞動(dòng)合同等，應(yīng)妥善保存原件，并留存復(fù)印件歸檔。3.定期收集保安人員的工作記錄、考核評(píng)價(jià)等資料，確保檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.分類整理：按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類，如個(gè)人基本信息、入職信息、培訓(xùn)記錄等。2.順序排列：每個(gè)類別內(nèi)的資料按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.編號(hào)標(biāo)識(shí)：為便于查找和管理，對(duì)每份檔案及檔案內(nèi)的資料進(jìn)行編號(hào)標(biāo)識(shí)。（二）歸檔方式1.紙質(zhì)檔案：將整理好的資料裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年份、保安人員姓名等信息。2.電子檔案：同時(shí)建立電子檔案，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容掃描或錄入電子系統(tǒng)，按照相同的分類方式進(jìn)行存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理，確保信息安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.保安人員本人有權(quán)查閱自己的檔案，了解檔案內(nèi)容。2.保安部門負(fù)責(zé)人因工作需要，可查閱本部門保安人員的檔案。3.人力資源部門根據(jù)工作需要，可查閱全體保安人員的檔案。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)查閱，并在查閱現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案資料安全。查閱完畢后，及時(shí)歸還檔案，并做好查閱記錄。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱保安檔案的，需經(jīng)保安部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)各級(jí)審批通過后，檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案復(fù)印件（如有特殊情況需借閱原件，應(yīng)嚴(yán)格登記并確保按時(shí)歸還）。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失。借閱期滿后，及時(shí)歸還檔案，并由檔案管理部門檢查檔案是否完好無損。六、檔案保管與安全（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案保管場所，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案應(yīng)分類存放，便于查找和管理。同時(shí)，要建立檔案索引目錄，方便快速定位所需檔案。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施。（二）安全措施1.檔案保管場所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管場所，確需進(jìn)入的，應(yīng)進(jìn)行登記并由檔案管理人員陪同。3.電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、定期備份等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。同時(shí)，要設(shè)置不同級(jí)別的用戶權(quán)限，確保信息安全。七、檔案更新與維護(hù)（一）更新內(nèi)容1.隨著保安人員工作情況的變化，及時(shí)更新檔案中的個(gè)人基本信息、工作記錄、考核評(píng)價(jià)等內(nèi)容。2.如有保安人員離職，應(yīng)在檔案中注明離職時(shí)間、離職原因等信息，并將檔案進(jìn)行封存保管。（二）維護(hù)責(zé)任1.人力資源部門負(fù)責(zé)定期檢查保安檔案的完整性和準(zhǔn)確性，督促相關(guān)部門及時(shí)更新檔案信息。2.保安部門應(yīng)配合人力資源部門做好檔案維護(hù)工作，及時(shí)提供保安人員的工作動(dòng)態(tài)和相關(guān)資料。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.保安人員離職后，其檔案保存[X]年（根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定確定保存期限），如無特殊需要，可進(jìn)行銷毀。2.檔案內(nèi)容存在虛假、重復(fù)、無效等情況，經(jīng)核實(shí)后可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的類別、數(shù)量、銷毀原因等。2.申請(qǐng)表經(jīng)保安部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3