PAGE電子會子檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子會子檔案的管理，確保電子會子檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及電子會子檔案生成、收集、整理、存儲、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的管理活動。（三）定義1.電子會子檔案：指公司在各類會議活動中形成的，具有保存價(jià)值的電子文件、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等資料。2.會子：指代各類會議相關(guān)的活動統(tǒng)稱，包括但不限于公司例會、專題會議、研討會、培訓(xùn)會議、商務(wù)洽談會議等。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的電子會子檔案管理機(jī)構(gòu)，對電子會子檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.全程管理原則：對電子會子檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程進(jìn)行管理。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則：遵循國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保電子會子檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.安全保密原則：采取有效措施，確保電子會子檔案的安全，防止信息泄露、篡改和丟失，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。二、職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善電子會子檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門電子會子檔案的形成、收集、整理等工作。3.負(fù)責(zé)電子會子檔案的集中存儲、保管和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。4.開展電子會子檔案的整理、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，建立檔案檢索體系，方便檔案利用。5.對電子會子檔案的利用情況進(jìn)行跟蹤和記錄，及時(shí)反饋相關(guān)信息。（二）會議組織部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織各類會議活動，并指定專人負(fù)責(zé)會議資料的收集、整理和初步分類。2.在會議結(jié)束后，及時(shí)將會議形成的電子資料按照檔案管理要求進(jìn)行整理，移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好電子會子檔案的利用工作，提供必要的信息和協(xié)助。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.提供電子會子檔案管理所需的技術(shù)支持和保障，確保檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.負(fù)責(zé)電子會子檔案存儲設(shè)備的維護(hù)和管理，保障存儲環(huán)境的安全可靠。3.協(xié)助檔案管理部門制定電子會子檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的可讀性和可利用性。（四）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門會議電子資料的收集、整理和保管，并按照公司檔案管理要求及時(shí)移交檔案管理部門。2.嚴(yán)格遵守電子會子檔案管理制度，在檔案利用過程中履行相應(yīng)的審批手續(xù)，確保檔案的安全和保密。三、電子會子檔案的形成與收集（一）形成要求1.會議組織者應(yīng)明確會議資料的形成要求，確保電子文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，格式規(guī)范，便于存儲和利用。2.電子文件應(yīng)采用通用的、可長期保存的格式，如PDF、DOCX、XLSX等，避免使用專用軟件或格式。3.對于重要會議，應(yīng)同時(shí)形成紙質(zhì)和電子兩種版本的資料，紙質(zhì)資料應(yīng)與電子資料內(nèi)容一致，并按照檔案管理要求進(jìn)行歸檔。（二）收集范圍1.會議通知、議程安排、參會人員名單等會議籌備階段的文件。2.會議記錄、紀(jì)要、決議等會議過程中形成的文件。3.會議報(bào)告、演示文稿、提案、討論材料等會議相關(guān)的文檔資料。4.會議現(xiàn)場拍攝的照片、錄制的音頻、視頻等資料。5.其他與會議有關(guān)的具有保存價(jià)值的電子文件。（三）收集流程1.會議結(jié)束后，會議組織部門指定的專人應(yīng)及時(shí)收集會議形成的電子資料，對資料進(jìn)行初步整理，確保資料齊全、完整。2.對收集到的電子資料進(jìn)行分類，按照會議名稱、日期、文件類型等進(jìn)行命名，便于后續(xù)的整理和查找。3.將初步整理好的電子資料進(jìn)行壓縮打包，并附上資料清單，注明資料名稱、來源、日期等信息，移交檔案管理部門。四、電子會子檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.電子會子檔案應(yīng)按照會議年度、會議類別、保管期限等進(jìn)行分類整理。（二）整理方法1.按照會議年度建立文件夾，每個(gè)文件夾下按照會議類別進(jìn)一步細(xì)分，如公司例會、專題會議等。2.在每個(gè)會議文件夾內(nèi)，按照文件形成的先后順序排列文件，對于同一文件的不同版本，應(yīng)保留原始版本，并注明修訂情況。3.對會議照片、音頻、視頻等資料，應(yīng)建立相應(yīng)的文件夾進(jìn)行存儲，并按照拍攝時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行命名和標(biāo)注。4.編制電子會子檔案目錄，目錄應(yīng)包含文件編號、文件名稱、日期、來源、保管期限等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一致，便于檢索。（三）歸檔要求1.檔案管理部門收到會議組織部門移交的電子會子檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，確保檔案資料齊全、完整、整理規(guī)范。2.對審核通過的電子會子檔案進(jìn)行歸檔存儲，按照既定的分類方案和存儲位置進(jìn)行存放，確保檔案存儲有序。3.在歸檔過程中，應(yīng)對電子會子檔案進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止檔案數(shù)據(jù)丟失。五、電子會子檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進(jìn)行集中存儲，確保存儲容量滿足公司電子會子檔案的增長需求。2.建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子會子檔案進(jìn)行分類存儲和管理，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和利用。3.定期對存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲設(shè)備的正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）保管環(huán)境1.檔案存儲場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全防護(hù)措施，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。2.控制存儲場所的溫度、濕度等環(huán)境參數(shù)，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，濕度應(yīng)保持在40%60%之間。3.定期對存儲場所進(jìn)行清潔和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。（三）保管期限1.根據(jù)電子會子檔案的重要性和歷史價(jià)值，確定保管期限，保管期限分為永久、定期（10年、30年等）。2.對于涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大決策、知識產(chǎn)權(quán)等重要文件，應(yīng)列為永久保管。3.定期保管的電子會子檔案，到期后應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）保管責(zé)任1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子會子檔案的保管工作，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。2.保管人員應(yīng)定期對電子會子檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。3.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、修改或銷毀電子會子檔案。六、電子會子檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱電子會子檔案，以了解公司歷史會議情況、獲取相關(guān)信息和參考資料。2.公司領(lǐng)導(dǎo)因決策需要查閱電子會子檔案，以便掌握公司發(fā)展歷程和重要決策依據(jù)。3.外部單位因合作、調(diào)研等需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)后查閱電子會子檔案中涉及的相關(guān)內(nèi)容，但必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）利用流程1.內(nèi)部利用：公司內(nèi)部各部門如需查閱電子會子檔案，應(yīng)填寫《電子會子檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請進(jìn)行審核，審核通過后提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.外部利用：外部單位如需查閱電子會子檔案，應(yīng)提前向公司提交書面申請，說明查閱目的、范圍、期限等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門按照保密規(guī)定提供查閱服務(wù)。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，并對查閱情況進(jìn)行全程記錄。（三）利用方式1.提供電子檔案在線查閱服務(wù)，通過檔案管理系統(tǒng)授權(quán)用戶進(jìn)行查閱，確保檔案利用的便捷性和安全性。2.根據(jù)用戶需求，提供電子檔案的打印、復(fù)制等服務(wù)，但必須嚴(yán)格控制打印、復(fù)制的范圍和數(shù)量，并做好登記備案。3.對于涉及重要機(jī)密的電子會子檔案，應(yīng)采取加密、脫敏等措施后提供利用，防止信息泄露。七、電子會子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對電子會子檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性，剔除失去保存價(jià)值的檔案。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果客觀公正。（二）鑒定組織1.成立電子會子檔案鑒定小組，由檔案管理部門、信息技術(shù)部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門等人員組成，負(fù)責(zé)對電子會子檔案進(jìn)行鑒定工作。2.鑒定小組應(yīng)定期召開會議，對到期的電子會子檔案進(jìn)行集中鑒定，形成鑒定意見。（三）鑒定方法1.根據(jù)電子會子檔案的保管期限、重要性、利用價(jià)值等因素，綜合評估檔案的保存價(jià)值。2.對于涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大決策、知識產(chǎn)權(quán)等重要文件，應(yīng)重點(diǎn)審查其歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義，確保永久保存。3.對于保管期限已滿且已失去保存價(jià)值的電子會子檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀流程1.編制《電子會子檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。2.銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.采用專業(yè)的電子數(shù)據(jù)銷毀設(shè)備或軟件，對電子會子檔案進(jìn)行徹底銷毀，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員在銷毀清單上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的電子會子檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記注銷，確保檔案管理系統(tǒng)中的信息與實(shí)際情況一致。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立電子會子檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對各部門電子會子檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對電子會子檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.電子會子檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的形成、收集、整理、存儲、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理部門和各部門職責(zé)履行情況，是否按照規(guī)定做好檔案管理工作。3.電子會子檔案的質(zhì)量和完整性，檔案資料是否齊全、真實(shí)、準(zhǔn)確，整理是否規(guī)范。4.檔案存儲設(shè)備和管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，是否存在安全隱患。（三）檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的電子會子檔案管理工作檢查，對各部門檔案管理情況進(jìn)行實(shí)地檢查和評估。2.不定期抽查：檔案管理部門不定期對各部門電子會子檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項(xiàng)檢查：針對電子會子檔案管理中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范和安全。（四）結(jié)果處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)