PAGE物業(yè)檔案如何管理制度一、總則（一）目的物業(yè)檔案管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分，為規(guī)范物業(yè)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在物業(yè)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)形成的各類檔案資料的管理。（三）管理原則物業(yè)檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、真實(shí)準(zhǔn)確、完整安全、方便利用的原則。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善物業(yè)檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理物業(yè)各類檔案，包括但不限于業(yè)主檔案、物業(yè)合同檔案、工程維修檔案、設(shè)備設(shè)施檔案、日常管理檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管、統(tǒng)計(jì)等工作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理，確保檔案安全。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作。3.按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的日常管理和利用。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的專業(yè)知識(shí)和技能。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。3.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、保管、利用等工作，及時(shí)完成檔案管理部門交辦的各項(xiàng)任務(wù)。4.保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.業(yè)主檔案：包括業(yè)主基本信息、房屋產(chǎn)權(quán)資料、入住資料、裝修資料、繳費(fèi)記錄、維修記錄、投訴處理記錄等。2.物業(yè)合同檔案：包括物業(yè)服務(wù)合同、租賃合同、委托管理合同、各類專項(xiàng)服務(wù)合同等。3.工程維修檔案：包括工程建設(shè)資料、設(shè)備設(shè)施檔案、維修計(jì)劃、維修記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.設(shè)備設(shè)施檔案：包括設(shè)備設(shè)施清單、技術(shù)資料、運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修檔案等。5.日常管理檔案：包括工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、通知公告、檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案等。6.其他與物業(yè)管理相關(guān)的文件材料，如榮譽(yù)證書、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全。（三）整理原則1.文件材料應(yīng)按照形成規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.遵循一事一卷、一卷多件的原則，對(duì)文件材料進(jìn)行裝訂、編頁、編目等整理工作。3.分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用，一般可按照年度、問題、保管期限等進(jìn)行分類。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為業(yè)主檔案、物業(yè)合同檔案、工程維修檔案、設(shè)備設(shè)施檔案、日常管理檔案等大類，每大類下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。編號(hào)可采用年度+類別+流水號(hào)的方式。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊，然后按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.業(yè)主檔案：按照業(yè)主姓名或房號(hào)進(jìn)行分類，每個(gè)業(yè)主的檔案作為一個(gè)獨(dú)立的類別。2.物業(yè)合同檔案：按照合同類型進(jìn)行分類，如物業(yè)服務(wù)合同、租賃合同、委托管理合同等。3.工程維修檔案：按照工程維修項(xiàng)目進(jìn)行分類，如房屋維修、設(shè)備設(shè)施維修等。4.設(shè)備設(shè)施檔案：按照設(shè)備設(shè)施名稱進(jìn)行分類，如電梯、消防設(shè)備、給排水設(shè)備等。5.日常管理檔案：按照文件內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類，如工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)由年度、類別代碼、流水號(hào)組成，中間用“”隔開。2.年度：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，用兩位字母表示各類檔案的類別，如“YZ”表示業(yè)主檔案，“WT”表示物業(yè)合同檔案等。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”“0002”等。例如：2023年形成的第5份業(yè)主檔案，其編號(hào)為“2023YZ0005”。五、檔案保管（一）保管期限1.物業(yè)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：涉及物業(yè)產(chǎn)權(quán)、重大決策、重要合同、歷史沿革等具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要包括工程建設(shè)資料、設(shè)備設(shè)施檔案、重要的維修記錄等。4.短期保管的檔案：保管期限為1年至15年的檔案，如一般性的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，按照編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。4.對(duì)照片、音像資料等特殊載體檔案，應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善保管，如照片應(yīng)沖印或掃描保存，音像資料應(yīng)定期轉(zhuǎn)錄，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限的鑒定與調(diào)整1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行保管期限的鑒定，一般每五年進(jìn)行一次全面鑒定。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值和利用情況，對(duì)保管期限進(jìn)行調(diào)整，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.業(yè)主因查詢本人相關(guān)檔案資料提出申請(qǐng)。3.有關(guān)部門因工作需要依法查閱、借閱檔案。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、用途、期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后交檔案管理部門。2.業(yè)主查閱本人檔案資料，應(yīng)攜帶有效身份證件，填寫《業(yè)主檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)物業(yè)管理處核實(shí)身份后，由檔案管理部門提供查閱服務(wù)。3.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。（三）利用要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。4.對(duì)涉及機(jī)密的檔案，查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為公司決策提供依據(jù)。（二）移交1.物業(yè)項(xiàng)目結(jié)束后，物業(yè)管理處應(yīng)將項(xiàng)目期間形成的各類檔案整理成冊(cè)，移交公司檔案管理部門統(tǒng)一保管。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、類別、保管期限等內(nèi)容，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和驗(yàn)收，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。八、檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案安全管理，建立健全安全管理制度，落實(shí)安全責(zé)任。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度控制設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，對(duì)檔案的借閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案的流向清晰、可查。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故的發(fā)生。（二）保密管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。