PAGE廣告檔案管理制度模板一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司廣告檔案的科學(xué)管理，確保廣告檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于廣告檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有廣告項(xiàng)目從策劃、設(shè)計(jì)、制作、投放至效果評(píng)估等全過(guò)程所形成的各類(lèi)檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司廣告檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專(zhuān)人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映廣告項(xiàng)目的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，資料完整。3.分類(lèi)科學(xué)原則：按照廣告項(xiàng)目的類(lèi)別、階段、載體等進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于檢索和管理。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司利益。二、廣告檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.策劃類(lèi)檔案廣告策劃書(shū)：包括市場(chǎng)分析、目標(biāo)受眾定位、廣告主題、策略、預(yù)算等內(nèi)容。調(diào)研資料：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、消費(fèi)者調(diào)查問(wèn)卷、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析報(bào)告等。創(chuàng)意提案：廣告創(chuàng)意概念、表現(xiàn)形式、文案腳本等。2.設(shè)計(jì)類(lèi)檔案設(shè)計(jì)初稿：平面設(shè)計(jì)初稿、廣告視頻腳本初稿、動(dòng)畫(huà)設(shè)計(jì)初稿等。設(shè)計(jì)修改稿：根據(jù)客戶(hù)意見(jiàn)或內(nèi)部審核反饋進(jìn)行修改后的設(shè)計(jì)稿件。設(shè)計(jì)定稿：最終確定用于廣告制作或投放的設(shè)計(jì)稿件。3.制作類(lèi)檔案制作合同：與廣告制作公司簽訂的制作合同，包括制作內(nèi)容、要求、價(jià)格、交付時(shí)間等條款。制作素材：廣告制作過(guò)程中使用的圖片、音頻、視頻素材等原始資料。制作樣片/樣稿：制作過(guò)程中的樣品，用于審核和確認(rèn)效果。修改記錄：制作過(guò)程中對(duì)樣片/樣稿的修改記錄，包括修改原因、內(nèi)容、時(shí)間等。4.投放類(lèi)檔案投放計(jì)劃：廣告投放的時(shí)間安排、媒體選擇、投放區(qū)域、投放量等計(jì)劃。投放合同：與媒體簽訂的廣告投放合同，明確投放細(xì)節(jié)和費(fèi)用等。投放監(jiān)測(cè)報(bào)告：對(duì)廣告投放效果進(jìn)行監(jiān)測(cè)的報(bào)告，包括曝光量、點(diǎn)擊量、轉(zhuǎn)化率等數(shù)據(jù)。5.效果評(píng)估類(lèi)檔案效果評(píng)估方案：制定的廣告效果評(píng)估指標(biāo)、方法、流程等方案。評(píng)估報(bào)告：根據(jù)評(píng)估方案對(duì)廣告效果進(jìn)行評(píng)估后形成的報(bào)告，分析廣告的成效與不足。6.其他類(lèi)檔案客戶(hù)溝通記錄：與客戶(hù)就廣告項(xiàng)目進(jìn)行溝通的郵件、會(huì)議紀(jì)要、電話(huà)記錄等。內(nèi)部審批文件：廣告項(xiàng)目在公司內(nèi)部的審批流程中形成的文件，如申請(qǐng)報(bào)告、審批意見(jiàn)等。榮譽(yù)證書(shū)與相關(guān)證明：廣告項(xiàng)目獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)項(xiàng)證明等資料。（二）編號(hào)1.廣告檔案編號(hào)采用“廣告類(lèi)別代碼年份項(xiàng)目序號(hào)”的格式。2.廣告類(lèi)別代碼：按照上述分類(lèi)，分別用“CH”表示策劃類(lèi)、“SJ”表示設(shè)計(jì)類(lèi)、“ZZ”表示制作類(lèi)、“TF”表示投放類(lèi)、“PG”表示效果評(píng)估類(lèi)、“QT”表示其他類(lèi)。3.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。4.項(xiàng)目序號(hào)：按照廣告項(xiàng)目的先后順序依次編號(hào)，從“001”開(kāi)始。例如，一份2023年的策劃類(lèi)廣告檔案，其編號(hào)為“CH2023001”。三、廣告檔案的收集與整理（一）收集1.各部門(mén)在廣告項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)將形成的各類(lèi)檔案資料移交至檔案管理部門(mén)或指定專(zhuān)人。移交時(shí)需填寫(xiě)《廣告檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、形成時(shí)間、移交部門(mén)等信息。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的檔案移交情況進(jìn)行檢查，確保檔案資料及時(shí)、完整收集。3.對(duì)于外部單位提交的與廣告項(xiàng)目相關(guān)的資料，如合作方提供的設(shè)計(jì)稿件、制作素材等，在接收時(shí)要進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保資料的真實(shí)性和完整性，并及時(shí)歸檔。（二）整理1.檔案管理人員按照廣告檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，并在檔案首頁(yè)右上角加蓋編號(hào)章。3.去除檔案資料中的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等，對(duì)破損的紙張進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。4.按照檔案形成的時(shí)間順序，對(duì)每份檔案內(nèi)的資料進(jìn)行排序，確保資料的邏輯性和連貫性。5.對(duì)于同一項(xiàng)目的多份相關(guān)檔案，如策劃書(shū)、設(shè)計(jì)稿、制作合同等，應(yīng)建立檔案關(guān)聯(lián)，確保檔案之間的關(guān)聯(lián)性清晰可查。四、廣告檔案的歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔1.整理后的廣告檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，存入專(zhuān)門(mén)的檔案柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備中。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類(lèi)別和編號(hào)順序依次排列存放，便于查找和調(diào)閱。3.電子檔案應(yīng)按照分類(lèi)建立文件夾，文件夾命名與紙質(zhì)檔案類(lèi)別一致，并按照編號(hào)順序存儲(chǔ)在服務(wù)器或移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備中。同時(shí)，建立電子檔案索引目錄，方便快速檢索。（二）存儲(chǔ)1.檔案存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、溫度適宜，避免檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的檔案柜，并定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)完整性檢查。4.檔案存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，注明檔案類(lèi)別、年份、項(xiàng)目序號(hào)等信息，便于識(shí)別和管理。五、廣告檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱廣告檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《廣告檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱原因等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，迅速查找并提供相應(yīng)的檔案資料，查閱人員應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出。3.查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案資料的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱廣告檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《廣告檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)并說(shuō)明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。六、廣告檔案的保密與安全（一）保密1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)廣告檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.涉及公司商業(yè)機(jī)密、客戶(hù)隱私等敏感信息的廣告檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限等措施進(jìn)行保護(hù)。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱、借閱人員的行為，確保檔案信息不被泄露。4.對(duì)于離職人員，在辦理離職手續(xù)時(shí)，應(yīng)收回其借閱的廣告檔案，并確認(rèn)其未帶走任何檔案資料的復(fù)印件或電子備份。（二）安全1.加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防范措施，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。2.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案損壞或丟失。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案及時(shí)采取措施，保護(hù)檔案資料的安全，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。七、廣告檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.廣告檔案已超過(guò)保存期限，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.廣告項(xiàng)目終止，相關(guān)檔案已不再具有利用價(jià)值的。3.因其他原因，經(jīng)公司批準(zhǔn)需要銷(xiāo)毀的廣告檔案。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)廣告檔案進(jìn)行清查，確定需要銷(xiāo)毀的檔案清單，并填寫(xiě)《廣告檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、形成時(shí)間、銷(xiāo)毀原因等信息。2.《廣告檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀廣告檔案