PAGE審計檔案管理上墻制度一、總則（一）目的為了加強公司審計檔案管理，確保審計檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮審計檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部審計機構(gòu)開展審計工作形成的各類檔案資料的管理，包括審計計劃、審計工作底稿、審計報告、審計決定書、審計移送處理書以及與審計項目相關(guān)的其他資料。（三）管理原則審計檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分級負責、安全保密的原則。公司內(nèi)部審計機構(gòu)負責審計檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，并接受公司檔案管理部門的監(jiān)督和指導。二、審計檔案的收集與整理（一）收集要求1.審計項目實施過程中，審計人員應及時收集與審計項目相關(guān)的各種文件資料，包括審計通知書、審計工作方案、審計證據(jù)、審計工作底稿、審計報告征求意見稿、被審計單位反饋意見及說明、審計報告定稿、審計決定書、審計移送處理書等。2.收集的審計檔案資料應真實、完整、有效，能夠反映審計項目的全過程和審計結(jié)論。3.對于電子文件，審計人員應按照公司電子檔案管理規(guī)定進行收集和存儲，確保電子文件的可讀性和可追溯性。（二）整理方法1.審計檔案應按照審計項目進行分類整理，一個審計項目的文件資料應集中在一起，不得分散。2.審計檔案的整理應遵循文件形成的規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.審計檔案的整理順序一般為：審計項目立項文件、審計通知書、審計工作方案、審計證據(jù)、審計工作底稿、審計報告征求意見稿、被審計單位反饋意見及說明、審計報告定稿、審計決定書、審計移送處理書、其他相關(guān)文件資料。4.審計工作底稿應按照審計事項分類編制索引，并注明底稿的編號、日期、審計人員、審計事項等信息。審計證據(jù)應與審計工作底稿相對應，注明證據(jù)的名稱、來源、證明內(nèi)容等。三、審計檔案的歸檔（一）歸檔時間審計項目結(jié)束后，審計人員應在[X]個工作日內(nèi)將審計檔案整理完畢，并移交公司內(nèi)部審計機構(gòu)負責人審核。經(jīng)審核無誤后，應在[X]個工作日內(nèi)將審計檔案移交公司檔案管理部門歸檔。（二）歸檔手續(xù)審計檔案移交時，雙方應辦理交接手續(xù)，填寫審計檔案交接清單，明確交接檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由雙方簽字確認。交接清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。四、審計檔案的保管（一）保管期限審計檔案的保管期限根據(jù)審計項目的重要程度和性質(zhì)確定，一般分為永久、長期和短期三種。1.涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)處置、重大經(jīng)濟案件等審計項目的檔案，應永久保管。2.涉及公司主要業(yè)務活動、財務收支審計等審計項目的檔案，應長期保管，保管期限為[X]年。3.一般性審計項目的檔案，應短期保管，保管期限為[X]年。（二）保管要求1.公司檔案管理部門應設(shè)立專門的審計檔案保管庫房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保審計檔案的安全。2.審計檔案應按照保管期限和類別進行分類存放，便于查找和利用。3.對于電子審計檔案，應定期進行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，如磁帶、光盤等。備份介質(zhì)應與原存儲介質(zhì)分開存放，并異地保管。4.檔案管理人員應定期對審計檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、審計檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部審計機構(gòu)、公司管理層及其他經(jīng)授權(quán)的部門和人員，因工作需要可以查閱、借閱審計檔案。外部單位因?qū)徲嫳O(jiān)督、案件查辦等工作需要查閱審計檔案的，應按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱審計檔案時，查閱人員應填寫審計檔案查閱申請表，注明查閱的項目名稱、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交公司內(nèi)部審計機構(gòu)負責人審批。2.經(jīng)審批同意后，查閱人員應到公司檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員應按照查閱申請表的要求提供審計檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.借閱審計檔案時，借閱人員應填寫審計檔案借閱申請表，注明借閱的項目名稱、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交公司內(nèi)部審計機構(gòu)負責人審批。4.經(jīng)審批同意后，借閱人員應到公司檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員應按照借閱申請表的要求提供審計檔案，并與借閱人員簽訂審計檔案借閱承諾書，明確借閱人員的權(quán)利和義務。借閱承諾書一式兩份，雙方各執(zhí)一份。5.借閱人員應在規(guī)定期限內(nèi)歸還審計檔案，如需延期借閱，應辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失，借閱人員應承擔相應的責任。（三）利用限制1.查閱、借閱審計檔案時，查閱人員和借閱人員應遵守保密規(guī)定，不得泄露審計檔案的內(nèi)容。未經(jīng)公司內(nèi)部審計機構(gòu)負責人批準，不得擅自復制、摘錄審計檔案。2.審計檔案僅供查閱、借閱人員在規(guī)定范圍內(nèi)使用，不得用于其他目的。如需將審計檔案用于對外宣傳、出版等用途，應按照公司有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。六、審計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司應成立審計檔案鑒定工作小組，由公司內(nèi)部審計機構(gòu)負責人擔任組長，成員包括公司檔案管理部門負責人、審計項目負責人及相關(guān)專業(yè)人員。鑒定工作小組負責對已超過保管期限的審計檔案進行鑒定。（二）鑒定方法鑒定工作小組應根據(jù)審計檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對審計檔案進行逐卷鑒定。對于仍有保存價值的審計檔案，應繼續(xù)保管；對于已無保存價值的審計檔案，應填寫審計檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并提交公司內(nèi)部審計機構(gòu)負責人審核。（三）銷毀程序1.經(jīng)公司內(nèi)部審計機構(gòu)負責人審核同意后，審計檔案銷毀申請表應提交公司檔案管理部門負責人審批。2.經(jīng)審批同意后，檔案管理人員應按照審計檔案銷毀申請表的要求，組織人員對已無保存價值的審計檔案進行銷毀。銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。銷毀清冊應包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀時間、銷毀人員、監(jiān)銷人員等信息。3.銷毀后的審計檔案銷毀清冊應永久保存。七、審計檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司檔案管理部門負責對審計檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，定期對審計檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進行檢查，并將檢查結(jié)果向公司內(nèi)部審計機構(gòu)反饋。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.審計檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.審計檔案的質(zhì)量情況，包括檔案資料是否完整、準確、系統(tǒng)，是否能夠反映審計項目的全過程和審計結(jié)論。3.審計檔案的安全保管情況，包括保管庫房的設(shè)施設(shè)備是否完好，檔案是否存在損壞、丟失、泄密等情況。4.審計檔案的利用情況，包括查閱、借閱手續(xù)是否齊全，利用范圍是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)使用審計檔案的情況。（三）問題處理對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司檔案管理部門應及時向公司內(nèi)部審計機構(gòu)提出整改