PAGE研究檔案工作制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，為公司/組織的各項工作提供有力支持，根據國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本檔案工作制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.真實性原則檔案應如實反映公司/組織各項工作的實際情況，確保檔案內容真實可靠。3.完整性原則檔案應全面涵蓋公司/組織各項工作活動，包括文件、資料、圖表、數據等，保證檔案的完整性。4.保密性原則對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術秘密、個人隱私等重要檔案，應嚴格保密，防止泄露。5.方便利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率，滿足公司/組織各項工作的需要。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置設立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本公司/組織檔案工作制度、辦法和標準，并組織實施。2.負責收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀公司/組織各類檔案，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。4.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務工作提供參考依據。5.負責檔案的查閱、借閱、利用等服務工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時提供檔案利用服務。6.對公司/組織各部門的檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案工作培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質和工作能力。7.參與公司/組織重大活動、重要項目的檔案管理工作，確保檔案的及時收集和妥善保管。8.做好檔案庫房的安全管理工作，配備必要的安全設施和設備，確保檔案的實體安全。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案包括公司/組織的行政管理文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。2.業(yè)務檔案根據公司/組織的業(yè)務范圍，分為市場營銷檔案、生產管理檔案、質量管理檔案、技術研發(fā)檔案、客戶服務檔案等。3.項目檔案針對公司/組織的各類項目，建立項目檔案，包括項目立項文件、項目計劃、項目實施過程中的各類文件、項目驗收文件等。4.聲像檔案包括公司/組織的照片、錄音、錄像等聲像資料，記錄公司/組織的重要活動、會議、工程建設等情況。5.電子檔案存儲在電子介質上的各類文件、數據、圖表等，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、數據庫文件等。（二）檔案編號1.檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于檔案的管理和查詢。2.行政檔案編號：采用“年份+類別代碼+流水號”的方式，如“2023XZ001”，其中“2023”表示年份，“XZ”表示行政檔案類別代碼，“001”表示流水號。3.業(yè)務檔案編號：根據業(yè)務類別進行細分，采用“年份+業(yè)務類別代碼+流水號”的方式，如“2023SC001”，其中“2023”表示年份，“SC”表示生產管理業(yè)務類別代碼，“001”表示流水號。4.項目檔案編號：采用“項目編號+檔案類別代碼+流水號”的方式，如“XM202301ZL001”，其中“XM202301”表示項目編號，“ZL”表示項目檔案類別代碼，“001”表示流水號。5.聲像檔案編號：采用“年份+拍攝（錄制）日期+主題代碼+流水號”的方式，如“20230508SJ001”，其中“2023”表示年份，“0508”表示拍攝（錄制）日期，“SJ”表示聲像檔案主題代碼，“001”表示流水號。6.電子檔案編號：與相應紙質檔案編號一致，在電子檔案管理系統(tǒng)中進行標識和管理。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的各類檔案收集齊全，并移交檔案管理部門。收集范圍包括但不限于以下內容：上級機關下發(fā)的與本公司/組織有關的文件、通知、指示等。本公司/組織制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、會議記錄、統(tǒng)計報表等。本公司/組織在生產、經營、管理等活動中形成的各類文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、技術資料等。本公司/組織員工的人事檔案、培訓記錄、考核材料等。本公司/組織的財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。本公司/組織的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。本公司/組織參與的各類項目檔案，包括項目立項文件、項目計劃、項目實施過程中的各類文件、項目驗收文件等。2.檔案收集應遵循及時、完整、準確的原則，確保檔案的真實性和原始性。對于重要文件和資料，應實行跟蹤收集，確保不遺漏。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應按照檔案分類標準進行整理。整理工作包括對檔案進行分類、編號、編目、裝訂、裝盒等。2.分類：按照檔案分類方案，將檔案分為不同的類別，如行政檔案、業(yè)務檔案、項目檔案、聲像檔案、電子檔案等，并在分類的基礎上進行細分。3.編號：根據檔案編號規(guī)則，為每一份檔案賦予唯一的編號，確保檔案編號的準確性和系統(tǒng)性。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，便于檔案的查閱和檢索。5.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和利用。裝訂時應注意保持檔案的原貌，不得隨意裁剪或損壞檔案內容。6.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、起止日期等信息，便于檔案的存放和管理。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇安全、干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜的地點，確保檔案的保管環(huán)境符合要求。2.檔案庫房應配備必要的設施和設備，如檔案密集架、溫濕度計、空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品等，以保證檔案的安全保管。3.檔案庫房應設置不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進行。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映本公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映本公司/組織一般工作活動，在較長時間內對本公司/組織有查考利用價值的檔案，應列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映本公司/組織一般工作活動，在較短時間內對本公司/組織有查考利用價值的檔案，應列為短期保管，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的確定應根據國家有關規(guī)定和本公司/組織的實際情況，由檔案管理部門會同相關部門共同研究決定，并在檔案整理過程中予以標注。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數量、質量和存放位置準確無誤。發(fā)現問題應及時報告并采取相應措施進行處理。2.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。3.檔案應按照類別、保管期限等進行分類存放，排列整齊，便于查找和利用。4.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質應與原始存儲介質分開存放，并定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全和完整。5.嚴格遵守檔案庫房的安全管理制度，嚴禁無關人員進入檔案庫房。檔案管理人員離開庫房時，應關好門窗，切斷電源，確保庫房安全。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內部員工因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定辦理相關手續(xù)后進行利用。2.外單位因工作需要查閱、借閱本公司/組織檔案的，應按照國家有關規(guī)定和本公司/組織的相關要求，經檔案管理部門負責人批準，并辦理查閱、借閱手續(xù)后，方可進行利用。查閱、借閱檔案的范圍應嚴格限定在與查閱、借閱目的相關的檔案內容。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等重要檔案的利用，應嚴格按照國家有關法律法規(guī)和本公司/組織的保密制度進行審批和管理，確保檔案信息不被泄露。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內部員工查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱/借閱申請表》，注明查閱、借閱的檔案名稱、編號、查閱目的、查閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《檔案查閱/借閱申請表》后，應進行審核，對符合要求的申請予以批準，并按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務。3.外單位查閱、借閱本公司/組織檔案，應提前向檔案管理部門提交查閱、借閱申請函，注明查閱、借閱的檔案名稱、編號、查閱目的、查閱期限等信息，并加蓋單位公章。檔案管理部門收到申請函后，應進行審核，經本公司/組織主管領導批準后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。4.查閱、借閱檔案時，查閱、借閱人員應按照檔案管理部門的規(guī)定，在指定地點進行查閱、借閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉借他人。查閱、借閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、撕毀等。5.查閱、借閱檔案的期限應根據查閱、借閱目的和檔案保管期限等因素確定，一般不得超過規(guī)定的期限。如需延期查閱、借閱，應提前辦理延期手續(xù)。6.查閱、借閱人員查閱、借閱檔案完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究查閱、借閱人員的責任。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱、借閱日期、查閱、借閱人員姓名、所在部門、查閱目的、查閱檔案名稱、編號、查閱期限、歸還日期等信息。檔案利用登記記錄應妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應由檔案管理部門會同相關部門組成鑒定小組進行，鑒定小組應根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查和評估。2.檔案鑒定的內容包括檔案的真實性、完整性、準確性、系統(tǒng)性以及檔案的保管期限是否已滿、是否仍有利用價值等。3.鑒定小組應根據鑒定結果，提出檔案存毀意見，填寫《檔案鑒定意見書》，報本公司/組織主管領導審批。（二）檔案銷毀1.經批準銷毀的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。檔案銷毀工作應由檔案管理部門指定專人負責，在指定地點進行銷毀。2.檔案銷毀時，應采用適當的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀日期、檔案名稱、編號、數量、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。3.檔案銷毀記錄應妥善保存，以備查詢和審計。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現檔案的數字化采集、存儲、管理、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.實現檔案信息與公司/組織其他業(yè)務系統(tǒng)的互聯互通，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務工作提供實時、準確的檔案信息支持。3.加強檔案信息化安全管理，確保檔案信息的安全和保密。（二）數字化采集1.對紙質檔案進行數字化掃描，掃描分辨率應符合國家有關標準和檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對電子檔案應進行規(guī)范整理和存儲，確保電子檔案的格式統(tǒng)一、內容完整、存儲安全。3.在數字化采集過程中，應建立質量控制機制，對掃描圖像和電子檔案進行質量檢查，確保數字化檔案的質量符合要求。（三）信息化管理系統(tǒng)1.選用適合本公司/組織檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，實現檔案管理工作的自動化和信息化。2.建立檔案數據庫，對檔案信息進行集中管理和存儲。檔案數據庫應定期進行備份，確保數據的安全和完整。3.在信息化管理系統(tǒng)中，應設置嚴格的用戶權限管理機制，不同用戶根據其工作職責和權限，只能訪問和操作相應的檔案信息，防止檔案信息泄露。（四）信息化利用與共享1.利用信息化管理系統(tǒng)，為公司/組織內部員工提供便捷的檔案查閱、借閱服務，員工可通過網絡終端隨時隨地查詢和利用檔案信息。2.建立檔案信息共享平臺，與公