PAGE檔案安全管理責任制度一、總則（一）目的為加強公司檔案安全管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案收集、整理、保管、利用等過程中的安全管理活動。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施預(yù)防和消除各種安全隱患。2.預(yù)防為主原則：加強檔案安全風險的識別、評估和預(yù)警，提前采取防范措施，避免安全事故的發(fā)生。3.責任明確原則：明確各部門和人員在檔案安全管理中的職責，確保責任落實到人。4.依法管理原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法開展檔案安全管理工作。二、檔案安全管理職責（一）公司檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案安全管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案安全管理工作，定期進行檢查和評估。3.負責公司檔案的集中保管，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。4.組織開展檔案安全培訓(xùn)和宣傳教育活動，提高員工的安全意識和技能。5.負責檔案安全事故的應(yīng)急處置工作，及時向上級報告，并配合有關(guān)部門進行調(diào)查處理。（二）各部門負責人職責1.為本部門檔案安全管理工作的第一責任人，負責組織制定本部門檔案安全管理細則，并確保其有效執(zhí)行。2.督促本部門員工嚴格遵守檔案安全管理制度，做好檔案的收集、整理、保管和利用工作。3.定期對本部門檔案安全管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向公司檔案管理部門報告。4.配合公司檔案管理部門開展檔案安全檢查、評估和應(yīng)急處置等工作。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案安全管理制度，認真履行檔案管理職責。2.負責檔案的日常收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.定期對檔案進行清查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.按照規(guī)定的程序和要求提供檔案利用服務(wù)，做好檔案查閱、借閱登記工作，確保檔案的合理使用。5.協(xié)助公司檔案管理部門開展檔案安全培訓(xùn)和宣傳教育活動，提高員工的檔案安全意識。（四）其他員工職責1.妥善保管自己在工作中形成的檔案資料，按照公司檔案管理要求及時移交。2.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，如果需要查閱或借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.發(fā)現(xiàn)檔案安全問題及時報告，積極配合公司檔案管理部門進行處理。三、檔案收集與整理安全管理（一）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門在工作中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，確保檔案的完整性。2.收集的檔案應(yīng)真實、準確、完整，不得偽造、篡改或擅自銷毀。3.對重要檔案或涉及機密的檔案，應(yīng)采取特殊的收集措施，確保其安全。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標準對收集的檔案進行整理，確保檔案分類科學、編號規(guī)范、排列有序。2.整理檔案時，應(yīng)認真核對檔案內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關(guān)部門或人員溝通解決。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。四、檔案保管安全管理（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保管的標準和要求，具備防火、防潮、防蟲蛀、防鼠咬、防盜等功能。2.檔案庫房應(yīng)安裝必要的安全設(shè)施，如消防器材、溫濕度控制設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）檔案存儲1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，并建立相應(yīng)的檔案目錄和索引，便于查找和利用。2.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.檔案存儲應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，不得隨意堆放或擠壓檔案。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，確定各類檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.檔案保管期限屆滿后應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，未經(jīng)鑒定和批準不得擅自銷毀檔案。（四）檔案清查1.定期清查：公司檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲情況與檔案目錄一致。2.不定期清查：在檔案管理過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、被盜等情況，應(yīng)及時進行清查，并采取相應(yīng)的措施進行處理。3.清查結(jié)果應(yīng)形成報告，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)分析原因，提出整改措施，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。五、檔案利用安全管理（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，嚴格按照規(guī)定的程序和要求進行。2.確保檔案利用過程中的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。（二）利用程序1.查閱：公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責人和公司檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負責人和公司檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復(fù)制，并做好登記工作。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋公司檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。（三）利用限制1.涉及公司機密的檔案，未經(jīng)公司批準，不得對外提供利用。2.檔案利用過程中，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案內(nèi)容。3.檔案利用結(jié)束后，利用人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案安全應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.公司檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機構(gòu)、職責分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進行修訂和演練，確保其有效性和可操作性。（二）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進行處置，防止事故擴大。2.及時向上級報告檔案安全事故情況，配合有關(guān)部門進行調(diào)查處理。3.對受損檔案應(yīng)及時進行搶救和修復(fù)，盡量減少損失。4.對事故原因進行分析總結(jié)，提出改進措施，防止類似事故再次發(fā)生。七、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.公司檔案管理部門應(yīng)建立檔案安全監(jiān)督檢查機制，定期對各部門的檔案安全管理工作進行檢查和評估。2.監(jiān)督檢查應(yīng)采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，確保檢查工作的全面性和有效性。（二）檢查內(nèi)容1.檔案安全管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的安全措施落實情況。3.檔案庫房的安全設(shè)施運行情況。4.檔案管理人員的安全意識和業(yè)務(wù)能力。（三）問題整改1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，明確整改要求和期限。2.各部門應(yīng)按照整改通知書的要求認真進行整改，并將整改情況及時反饋給公司檔案管理部門。3.公司檔案管理部門應(yīng)對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。八、檔案安全培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計劃1.公司檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全培訓(xùn)計劃，定期組織開展檔案安全培訓(xùn)活動。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)根據(jù)不同崗位和人員的需求，確定培訓(xùn)內(nèi)容和方式，確保培訓(xùn)的針對性和實效性。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案安全法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.公司檔案安全管理制度。3.檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的安全操作技能。4.檔案安全事故案例分析及應(yīng)急處置知識。（三）培訓(xùn)方式1.集中培訓(xùn)：定期組織全體檔案管理人員進行集中培訓(xùn)，邀請專家或內(nèi)部業(yè)務(wù)骨干進行授課。2.專題培訓(xùn)：根據(jù)檔案管理工作中的實際問題，開展專題培訓(xùn)，提高員工的專業(yè)技能。3.在線學習：利用網(wǎng)絡(luò)平臺提供檔案安全培訓(xùn)課程，方便員工隨時隨地進行學習。九、檔案安全責任追究（一）責任追究原則1.對違反檔案安全管理制度，導(dǎo)致檔案安全事故發(fā)生的部門和人員，依法依規(guī)追究其責任。2.責任追究應(yīng)堅持實事求是、客觀公正、責罰相當?shù)脑瓌t。（二）責任追究情形1.未履行檔案安全管理職責：部門負責人或檔案管理人員未按照本制度規(guī)定履行職責，導(dǎo)致檔案安全出現(xiàn)問題的。2.違反檔案管理程序：在檔案收集、整理、保管、利用等過程中，違反規(guī)定程序操作，造成檔案損失或安全事故的。3.故意損壞檔案：因故意行為導(dǎo)致檔案丟失、損壞、篡改等情況發(fā)生的。4.泄露檔案機密：未經(jīng)批準擅自對外提供涉及公司機密的檔案，導(dǎo)致檔案信息泄露的。（三）責任追究方式1.警告