ISO（DIS）9001-2026質量管理體系模板文件之8：崗位、職責和權限管理程序相關記錄見《崗位、職責和權限管理程序》記錄清單《崗位、職責和權限管理程序》記錄清單記錄編號記錄名稱對應（子）流程名稱記錄形式/格式/載體電子記錄所屬系統(tǒng)及模塊記錄內容要點保存期限填寫/歸口部門QMD-5.3-01崗位、職責和權限管理方案/計劃策劃與準備-制定管理方案/計劃-紙質媒介：審批原件；-電子媒介：PDF/Word版文件質量管理體系文檔管理系統(tǒng)-體系策劃模塊組織機構評審的目標、范圍、安排；職責權限梳理計劃；資源配置等。3年質量管理部門QMD-5.3-02風險和機遇評估表策劃與準備-識別風險與機遇-紙質媒介：評審簽字頁；-電子媒介：Excel/在線表單風險管理信息系統(tǒng)-崗位職責管理模塊針對組織機構設置、職責分配等識別出的風險與機遇及應對措施。3年質量管理部門QMD-5.3-03組織機構評審報告策劃與準備-組織機構與分支機構策劃-紙質媒介：報告原件；-電子媒介：PDF版報告組織ERP/HR系統(tǒng)-組織架構管理模塊評審結論、職責清晰度、決策效率、信息暢通、應變能力評估及優(yōu)化建議。長期戰(zhàn)略規(guī)劃部門/最高管理者辦公室QMD-5.3-04分支機構評估報告策劃與準備-組織機構與分支機構策劃-紙質媒介：報告原件；-電子媒介：PDF版報告組織ERP/HR系統(tǒng)-分支機構管理模塊分支機構布局合理性、負責人能力評估、與總部職能管理的接口關系界定。長期質量管理部門/總部歸口部門QMD-5.3-08優(yōu)化后的組織機構圖實施與執(zhí)行-組織機構優(yōu)化-紙質媒介：公示文件；-電子媒介：Visio/PDF版圖、系統(tǒng)組織樹組織ERP/HR系統(tǒng)-組織架構管理模塊經評審優(yōu)化后確定的部門、分支機構、崗位設置及匯報關系。長期（隨架構更新）人力資源部門/最高管理者辦公室QMD-5.3-09崗位職責說明書實施與執(zhí)行-成文信息固化-紙質媒介：簽字版原件；-電子媒介：PDF/Word版文件、HR系統(tǒng)存儲組織HR系統(tǒng)-崗位管理模塊各崗位的質量職責、權限、工作界面（含過程所有者的指定）。是實現(xiàn)“權責對等”和“界面清晰”的核心文件。員工離職后3年人力資源部門/各用人部門QMD-5.3-10權限矩陣表實施與執(zhí)行-成文信息固化-紙質媒介：矩陣表；-電子媒介：Excel/權限管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)表權限管理系統(tǒng)/組織ERP系統(tǒng)-權限管理模塊崗位/角色在各項活動（含緊急停止權）中的具體操作權限等級。長期（隨權限更新）信息技術部門/質量管理部門QMD-5.3-11RACI責任分配矩陣實施與執(zhí)行-協(xié)作機制明確-紙質媒介：矩陣表；-電子媒介：Excel/在線協(xié)作平臺表格項目管理/協(xié)作辦公系統(tǒng)對跨部門、跨崗位的關鍵工作事項，明確R（負責）、A（批準）、C（咨詢）、I（知情）角色，消除模糊地帶。項目/任務結束后3年項目牽頭部門/質量管理部門QMD-5.3-12管理者代表任命文件實施與執(zhí)行-管理者代表指定-紙質媒介：任命書原件；-電子媒介：PDF版掃描件質量管理體系文檔管理系統(tǒng)-任命管理模塊正式任命管理者代表，明確其監(jiān)督5.3條款各項要求的職責與權限。長期最高管理者辦公室QMD-5.3-13職責權限培訓記錄及考核結果實施與執(zhí)行-溝通與培訓-紙質媒介：簽到表、試卷、成績單；-電子媒介：在線學習平臺記錄在線學習平臺/E-Learning系統(tǒng)證明已就崗位職責、權限、工作界面等內容對員工進行了有效培訓和考核。3年人力資源部門/質量管理部門QMD-5.3-14員工職責知悉確認書實施與執(zhí)行-溝通與培訓-紙質媒介：簽字確認單；-電子媒介：電子簽核流程記錄組織HR系統(tǒng)/電子簽核系統(tǒng)-入職管理模塊員工簽字確認已閱讀、理解并接受其崗位職責與權限。員工離職后3年人力資源部門/新員工所在部門附件附件A：崗位、職責和權限管理流程表附件A：崗位、職責和權限管理流程表PDCA階段一級流程二級流程三級流程（關鍵活動步驟）責任部門流程輸入流程輸出主要風險描述流程績效控制和檢查點策劃（P）崗位、職責和權限策劃策劃與準備-確定管理目標與范圍；

-制定管理方案/計劃；

-組織機構與分支機構策劃；

-崗位與過程關聯(lián)策劃；

-識別風險與機遇；

-資源配置與溝通。牽頭部門：質量管理部門；

參與部門：戰(zhàn)略規(guī)劃部門、人力資源部門、信息安全部門、各業(yè)務部門及分支機構；

審批部門：最高管理者。-組織質量方針與目標；

-內外部環(huán)境分析結果（含氣候變化、新興技術影響）；

-相關方需求和期望；

-業(yè)務流程圖譜；

-以往管理績效數(shù)據(jù)；

-適用法律法規(guī)及ISO9001標準要求；

-管理評審決策；

-歷史風險與機遇處置記錄；

-質量管理體系整體策劃文件。-經批準的《崗位、職責和權限管理方案/計劃》；

-《風險和機遇評估表》；

-組織機構評審報告；

-分支機構評估報告；

-《崗位-過程映射矩陣》；

-崗位與工作事項對應清單；

-資源配置審批文件。-組織機構與業(yè)務不匹配風險；

-風險與機遇識別不全面風險；

-資源配置不足風險；

-跨部門溝通協(xié)調不暢風險。-方案審批記錄完整性檢查；

-風險評估表更新及時性檢查；

-組織架構評審報告歸檔合規(guī)性檢查；

-資源配置審批流程規(guī)范性檢查。實施（D）崗位、職責和權限實施實施與執(zhí)行-組織機構優(yōu)化；

-職責權限分配；

-協(xié)作機制明確（編制RACI責任分配矩陣）；

-成文信息固化（制定崗位職責說明書、權限矩陣表等）；

-管理者代表指定；

-溝通與培訓；

-過程記錄。牽頭部門：質量管理部門；

執(zhí)行部門：各部門、分支機構；

審批部門：最高管理者；

協(xié)同部門：人力資源部門、信息技術部門、信息安全部門。-經批準的《崗位、職責和權限管理方案/計劃》；

-《風險和機遇評估表》；

-相關法律法規(guī)及標準文件；

-業(yè)務流程文件；

-《崗位-過程映射矩陣》。-優(yōu)化后的組織機構圖（含分支機構、匯報關系）；

-《崗位職責說明書》；

-《權限矩陣表》；

-《RACI責任分配矩陣》；

-管理者代表任命文件；

-培訓記錄及考核結果；

-《崗位職責履行記錄表》；

-《權限使用記錄表》；

-員工職責知悉確認書；

-數(shù)字化系統(tǒng)權限配置日志。-職責權限分配模糊風險；

-溝通不到位風險；

-成文信息不規(guī)范風險；

-應急替補機制缺失風險；

-數(shù)字化權限配置違規(guī)風險。-職責說明書簽署率檢查；

-培訓覆蓋率與合格率統(tǒng)計；

-權限矩陣更新及時性檢查；

-數(shù)字化權限配置審計日志檢查。檢查（C）崗位、職責和權限監(jiān)視與檢查監(jiān)視與檢查-過程監(jiān)視；

-績效測量；

-專項檢查；

-符合性驗證；

-不符合識別。牽頭部門：質量管理部門；

執(zhí)行部門：各部門負責人；

協(xié)同部門：信息安全部門、分支機構。-管理方案中的驗收準則；

-《崗位職責履行記錄表》；

-《權限使用記錄表》；

-內外部反饋（如顧客投訴、部門投訴、審核發(fā)現(xiàn)）；

-體系績效數(shù)據(jù)；

-數(shù)字化系統(tǒng)監(jiān)控日志。-《崗位、職責和權限檢查報告》；

-《不符合報告》；

-績效分析報告（含KPI達標情況）；

-顧客反饋處理記錄；

-數(shù)字化系統(tǒng)監(jiān)控日志；

-符合性驗證清單。-過程監(jiān)視不到位風險；

-績效數(shù)據(jù)失真風險；

-不符合項識別不全面風險；

-分支機構管理薄弱風險；

-新興技術權限追溯缺失風險。-檢查報告完整性審查；

-不符合項閉環(huán)率統(tǒng)計；

-績效數(shù)據(jù)真實性抽樣驗證；

-分支機構檢查覆蓋率檢查。處置（A）崗位、職責和權限處置與改進處置與改進-糾正處置；

-根本原因分析；

-改進機會落實；

-體系更新；

-變更后驗證；

-管理評審輸入。牽頭部門：質量管理部門；

執(zhí)行部門：各責任部門、分支機構；

審批部門：最高管理者；

協(xié)同部門：人力資源部門、戰(zhàn)略規(guī)劃部門、外部相關方。-《崗位、職責和權限檢查報告》；

-《不符合報告》；

-績效分析報告；

-管理評審輸入要求；

-內外部審核結果；

-改進建議提案。-《糾正/預防措施報告》；

-更新后的成文信息（崗位職責說明書、權限矩陣表