PAGE律師檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強本公司律師檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在公司業(yè)務(wù)發(fā)展、法律事務(wù)處理及內(nèi)部管理等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司全體律師及相關(guān)工作人員在執(zhí)業(yè)過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負責律師檔案資料的集中管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.依法依規(guī)原則檔案資料的管理應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案資料的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。3.真實準確原則檔案資料應(yīng)如實反映律師業(yè)務(wù)活動的真實情況，保證資料內(nèi)容的準確性和可靠性。4.方便利用原則在確保檔案資料安全的前提下，應(yīng)充分考慮檔案資料的利用需求，提供便捷的查閱、借閱等服務(wù)，提高檔案資料的使用效率。二、檔案資料的分類與編號（一）分類1.業(yè)務(wù)檔案訴訟業(yè)務(wù)檔案：包括各類民事、刑事、行政訴訟案件的檔案，涵蓋案件受理、立案、證據(jù)收集、庭審記錄、裁判文書等相關(guān)資料。非訴訟業(yè)務(wù)檔案：如法律顧問服務(wù)、合同審查、項目談判、盡職調(diào)查等業(yè)務(wù)形成的檔案，包含相關(guān)法律文件、工作記錄、溝通函件等。2.文書檔案內(nèi)部文件：公司內(nèi)部發(fā)布的規(guī)章制度、工作通知、會議紀要、請示報告等文件。外部文件：與客戶、合作伙伴、司法機關(guān)等往來的函件、合同、協(xié)議、判決書、裁定書等文件。3.人事檔案律師個人基本信息檔案：包括律師的簡歷、學(xué)歷證書、資格證書、執(zhí)業(yè)證書等相關(guān)資料。培訓(xùn)與考核檔案：記錄律師參加各類培訓(xùn)、考核的情況及結(jié)果。4.財務(wù)檔案業(yè)務(wù)收費記錄：律師承辦業(yè)務(wù)的收費明細、發(fā)票存根等資料。財務(wù)報表與審計資料：公司財務(wù)報表、審計報告等與律師業(yè)務(wù)財務(wù)相關(guān)的資料。（二）編號1.編號規(guī)則業(yè)務(wù)檔案編號：采用年份+業(yè)務(wù)類型代碼+流水號的方式。例如，2023LS001，表示2023年的訴訟業(yè)務(wù)檔案第1號。文書檔案編號：按照年份+文書類別代碼+流水號進行編號。如2023NW005，代表2023年的內(nèi)部文件第5號。人事檔案編號：以年份+人事類別代碼+律師姓名首字母縮寫+順序號編制。例如，2023RSLZ01，即2023年律師李澤的人事檔案第1號。財務(wù)檔案編號：采用年份+財務(wù)類別代碼+流水號。如2023CW003，為2023年的業(yè)務(wù)收費記錄第3號。2.代碼說明業(yè)務(wù)類型代碼：訴訟業(yè)務(wù)用“LS”表示，非訴訟業(yè)務(wù)用“FS”表示。文書類別代碼：內(nèi)部文件用“NW”表示，外部文件用“WB”表示。人事類別代碼：個人基本信息檔案用“JB”表示，培訓(xùn)與考核檔案用“PK”表示。財務(wù)類別代碼：業(yè)務(wù)收費記錄用“SF”表示，財務(wù)報表與審計資料用“CA”表示。三、檔案資料的收集與整理（一）收集1.明確責任主體各律師及相關(guān)工作人員負責及時收集各自承辦業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的檔案資料，并在業(yè)務(wù)辦結(jié)后[X]個工作日內(nèi)移交至檔案管理部門。2.收集范圍業(yè)務(wù)開展過程中的各類文件、合同、協(xié)議、證據(jù)材料、庭審記錄、法律意見書、工作底稿等。與客戶溝通的往來函件、電子郵件、電話記錄等。參加培訓(xùn)、會議、研討活動的相關(guān)資料，如培訓(xùn)教材、會議紀要、發(fā)言稿等（屬于人事檔案范疇的，由專人另行收集整理）。涉及財務(wù)收支的憑證、發(fā)票、報表等資料（財務(wù)檔案由財務(wù)部門按規(guī)定收集整理后移交）。3.收集要求檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。對于電子文檔，應(yīng)確保其格式清晰、內(nèi)容完整，并定期進行備份，存儲于安全可靠的存儲設(shè)備中。（二）整理1.分類排序檔案管理部門收到移交的檔案資料后，按照預(yù)先設(shè)定的分類標準進行分類，并對每一類檔案資料進行排序。排序應(yīng)遵循業(yè)務(wù)流程的先后順序或時間順序，確保資料的邏輯性和連貫性。2.編目裝訂為每一份檔案資料編制詳細的目錄，注明資料名稱、日期、來源、頁數(shù)等信息。對于紙張較多的檔案資料，應(yīng)進行裝訂，確保整齊牢固，便于查閱和保存。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，避免使用釘書釘?shù)纫咨P損壞資料的裝訂工具。3.數(shù)字化處理對重要的檔案資料進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案庫。數(shù)字化處理應(yīng)確保掃描圖像清晰可讀，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。電子檔案應(yīng)按照分類和編號進行命名存儲，便于檢索和查詢。四、檔案資料的保管（一）保管場所1.專用檔案室公司應(yīng)設(shè)立專用的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。檔案室應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、存儲貨架等設(shè)施。2.安全防護設(shè)施檔案室應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備，確保檔案室的安全。檔案存儲貨架應(yīng)牢固可靠，便于分類存放檔案資料。同時，應(yīng)定期對檔案室的設(shè)施設(shè)備進行檢查和維護，確保其正常運行。（二）保管期限1.業(yè)務(wù)檔案訴訟業(yè)務(wù)檔案：一般保管期限為自案件辦結(jié)之日起[X]年。涉及重大案件、有重要法律意義或可能存在后續(xù)法律糾紛的案件檔案，保管期限可適當延長至[X]年。非訴訟業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般為自業(yè)務(wù)完成之日起[X]年至[X]年不等。對于長期為重要客戶提供服務(wù)或涉及重大項目的非訴訟業(yè)務(wù)檔案，保管期限應(yīng)適當延長。2.文書檔案內(nèi)部文件：按照公司內(nèi)部規(guī)定的文件保管期限執(zhí)行，一般為自文件形成之日起[X]年至[X]年。外部文件：根據(jù)文件的性質(zhì)和重要性確定保管期限，重要合同、協(xié)議等文件保管期限一般為自簽訂之日起[X]年至[X]年；一般性函件、通知等保管期限為[X]年。3.人事檔案律師個人基本信息檔案：長期保管。培訓(xùn)與考核檔案：自記錄形成之日起保管[X]年。4.財務(wù)檔案業(yè)務(wù)收費記錄：按照國家財務(wù)法規(guī)規(guī)定的保管期限執(zhí)行，一般為自收費業(yè)務(wù)發(fā)生之日起[X]年。財務(wù)報表與審計資料：保管期限為自報表和審計報告出具之日起[X]年。（三）定期檢查1.檢查頻率檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查，并做好檢查記錄。2.檢查內(nèi)容檔案資料的完整性，檢查是否有缺失、損壞等情況。檔案資料的保管環(huán)境，包括溫濕度、防蟲、防火、防盜等措施的落實情況。電子檔案的存儲情況，檢查電子檔案是否可正常讀取，存儲設(shè)備是否安全可靠。3.問題處理對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或缺失，應(yīng)及時查找原因并進行修復(fù)或補充；對于保管環(huán)境不符合要求的，應(yīng)及時調(diào)整溫濕度、采取防蟲防火等措施；對于電子檔案存在問題不能正常讀取的，應(yīng)及時進行數(shù)據(jù)恢復(fù)或修復(fù)。五、檔案資料的利用（一）查閱1.查閱權(quán)限內(nèi)部查閱：公司律師及相關(guān)工作人員因工作需要，可查閱與其業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料。查閱時應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。外部查閱：因司法機關(guān)、行政機關(guān)等依法履行職責需要查閱檔案資料的，應(yīng)出具相關(guān)單位的正式介紹信和查閱依據(jù)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄?？蛻粢蛱厥馇闆r需要查閱與其業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料的，應(yīng)提前提交書面申請，經(jīng)公司業(yè)務(wù)部門負責人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，在檔案管理部門指定地點查閱，查閱過程中不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案室。2.查閱流程查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，提交相關(guān)審批人簽字批準。檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息，查找并提取相應(yīng)的檔案資料，交查閱人查閱。查閱人查閱檔案資料時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得在檔案資料上涂改、標記、抽取或損壞檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認查閱情況。（二）借閱1.借閱條件因工作需要確需借閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱期限、借閱檔案資料的名稱和數(shù)量等信息。借閱申請需經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限檔案資料的借閱期限一般不超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。3.借閱要求借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播或用于其他非工作目的。借閱期間應(yīng)確保檔案資料的安全，如發(fā)生損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限屆滿前歸還檔案資料。如需續(xù)借，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。歸還檔案資料時，檔案管理部門應(yīng)對檔案資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、涂改、缺失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責任。（三）復(fù)制1.復(fù)制申請因工作需要復(fù)制檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制的內(nèi)容、目的、份數(shù)等信息，并按照查閱或借閱的審批流程進行審批。2.復(fù)制要求檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批后的申請表進行復(fù)制操作。復(fù)制時應(yīng)確保復(fù)制內(nèi)容清晰、完整，與原件一致。對于涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案資料，應(yīng)嚴格按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進行復(fù)制，并對復(fù)制件的傳播和使用進行嚴格控制。復(fù)制完成后，檔案管理部門應(yīng)將原件與復(fù)制件進行核對，并在《檔案復(fù)制登記表》上記錄復(fù)制情況，包括復(fù)制內(nèi)容、份數(shù)、申請人等信息。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復(fù)印件與原件一致”字樣。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)部門負責人、財務(wù)部門負責人等相關(guān)人員組成。鑒定工作小組負責對達到保管期限的檔案資料進行鑒定，確定是否可以銷毀。2.鑒定標準根據(jù)檔案資料的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素進行鑒定。對于仍具有重要參考價值、涉及未了結(jié)法律事務(wù)或可能存在后續(xù)法律糾紛的檔案資料，應(yīng)繼續(xù)保管；對于已失去保存價值的檔案資料，可考慮銷毀。鑒定工作應(yīng)嚴格按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定進行，確保鑒定結(jié)果的準確性和公正性。（二）銷毀1.銷毀程序檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案資料進行逐一審核，形成《檔案銷毀清單》，注明檔案資料的名稱、編號、年份、保管期限、銷毀原因等信息?！稒n案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的地點進行，采用焚燒、粉碎等符合環(huán)保要求的方式進行銷毀，確保檔案資料無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責監(jiān)督，并在《檔案銷毀記錄》上記錄銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人等信息。銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀清單》一同保存，以備查考。2.特殊情況