PAGE機(jī)要業(yè)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司機(jī)要業(yè)務(wù)檔案管理，確保機(jī)要檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及機(jī)要業(yè)務(wù)檔案的部門和人員。（三）定義1.機(jī)要業(yè)務(wù)檔案：指公司在開展機(jī)要業(yè)務(wù)過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的文件、資料、記錄等。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件材料，按照規(guī)定的程序和要求整理成案卷，移交檔案部門保存的過程。3.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和歷史查考價(jià)值確定的檔案保存時(shí)間。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機(jī)要業(yè)務(wù)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：歸檔的文件材料必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映機(jī)要業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保機(jī)要業(yè)務(wù)檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)制定和完善機(jī)要業(yè)務(wù)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門的機(jī)要業(yè)務(wù)檔案收集、整理、歸檔等工作。4.負(fù)責(zé)機(jī)要業(yè)務(wù)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。5.建立機(jī)要業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門機(jī)要業(yè)務(wù)文件材料的收集、整理和初步立卷工作。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交檔案。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保本部門形成的機(jī)要業(yè)務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.機(jī)要文件：包括上級機(jī)關(guān)下發(fā)的機(jī)要文件、公司制發(fā)的機(jī)要文件等。2.會議文件：機(jī)要業(yè)務(wù)相關(guān)的會議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。3.業(yè)務(wù)合同：機(jī)要業(yè)務(wù)涉及的各類合同、協(xié)議等。4.重要電報(bào)：機(jī)要業(yè)務(wù)往來的電報(bào)、傳真等。5.調(diào)研材料：關(guān)于機(jī)要業(yè)務(wù)的調(diào)研計(jì)劃、報(bào)告、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門形成的機(jī)要業(yè)務(wù)文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對于重要的機(jī)要文件，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保文件不遺漏。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（四）整理方法1.分類：按照機(jī)要業(yè)務(wù)的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類。2.編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，以便于管理和檢索。3.編目：編制檔案目錄，包括文件題名、編號、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊和裝訂，保持文件的整齊美觀。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的機(jī)要業(yè)務(wù)檔案整理完畢，并向檔案管理部門移交。2.對于重大機(jī)要業(yè)務(wù)項(xiàng)目或緊急文件，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或文件辦理完畢后及時(shí)歸檔。（二）移交手續(xù)1.各部門兼職檔案員向檔案管理部門移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、起止日期等信息。2.檔案管理部門接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對移交清單，對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查。3.雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案移交手續(xù)。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的機(jī)要檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管要求1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。3.嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。4.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，防止灰塵、雜物等對檔案造成損害。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對機(jī)要業(yè)務(wù)電子檔案進(jìn)行集中存儲和管理。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.對電子檔案的存儲介質(zhì)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，防止存儲介質(zhì)損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和公司的實(shí)際情況，對機(jī)要業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否仍具有保存價(jià)值。2.檔案的機(jī)密程度是否已降低。3.檔案的保管期限是否已滿。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄在案。七、檔案的查閱與利用（一）查閱原則1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和公司的保密制度，確保機(jī)要業(yè)務(wù)檔案的安全。2.查閱檔案應(yīng)遵循必要、合理的原則，不得隨意擴(kuò)大查閱范圍。（二）查閱手續(xù)1.內(nèi)部人員查閱機(jī)要業(yè)務(wù)檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱機(jī)要業(yè)務(wù)檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。3.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。2.對于重要的機(jī)要業(yè)務(wù)檔案，如需摘錄或引用其中的內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.鼓勵(lì)利用檔案信息為公司的決策、業(yè)務(wù)開展等提供支持和服務(wù)，檔案管理部門應(yīng)積極配合，做好相關(guān)工作。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立機(jī)要業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)劃轉(zhuǎn)等原因，需要向其他單位移交機(jī)要業(yè)務(wù)檔案