PAGE學(xué)院證照檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)院證照檔案的管理，確保學(xué)院各類證照檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮證照檔案在學(xué)院教學(xué)、科研、管理等工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)院各部門、各單位以及全體教職員工涉及的各類證照檔案的管理。（三）定義1.證照檔案：指學(xué)院在教學(xué)、科研、管理等活動中形成的，具有保存價(jià)值的各類證件、執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等文件材料。2.歸檔：將辦理完畢、具有保存價(jià)值的證照文件材料按照規(guī)定的程序和要求，整理成案卷，移交檔案管理部門保存的過程。3.查閱：因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后從檔案管理部門獲取證照檔案相關(guān)信息的行為。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)院證照檔案由學(xué)院檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照證照的類別、性質(zhì)、來源等進(jìn)行分類管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保證照檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮工作需要，為學(xué)院各部門、各單位及教職員工提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)院證照檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)學(xué)院各類證照檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀等工作。3.建立健全學(xué)院證照檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)對學(xué)院各部門、各單位證照檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理人員培訓(xùn)，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。5.按照規(guī)定為學(xué)院各部門、各單位及教職員工提供證照檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。（二）證照產(chǎn)生部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類證照的申請、辦理、保管和使用等工作，并指定專人負(fù)責(zé)證照檔案的日常管理。2.在證照辦理完畢后，按照學(xué)院檔案管理部門的要求，及時將相關(guān)文件材料整理齊全，移交檔案管理部門歸檔。3.嚴(yán)格遵守學(xué)院證照檔案管理制度，不得擅自留存、銷毀或轉(zhuǎn)借證照檔案。4.因工作需要查閱、借閱本部門證照檔案時，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在使用完畢后及時歸還檔案管理部門。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律和各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。2.負(fù)責(zé)證照檔案的收集、整理、歸檔、保管等具體工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，熟悉檔案管理信息系統(tǒng)的操作，為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。4.定期對證照檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報(bào)告并采取措施加以解決。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。三、證照檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)院法人證書、組織機(jī)構(gòu)代碼證、辦學(xué)許可證等各類資質(zhì)證書。2.教師的教師資格證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書、培訓(xùn)證書等。3.學(xué)生的畢業(yè)證書、學(xué)位證書、結(jié)業(yè)證書、肄業(yè)證書等學(xué)歷學(xué)位證書。4.學(xué)院獲得的各類榮譽(yù)證書、獎勵證書等。5.其他與學(xué)院教學(xué)、科研、管理等工作相關(guān)的重要證照。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)證照的收集工作，確保證照文件材料的及時、完整收集。2.對于新辦理的證照，應(yīng)在辦理完畢后10個工作日內(nèi)將相關(guān)文件材料移交檔案管理部門。3.對于證照的變更、延期、換證等情況，應(yīng)及時收集相關(guān)文件材料，并在辦理完畢后5個工作日內(nèi)移交檔案管理部門。4.對于已廢止或失效的證照，應(yīng)在廢止或失效后10個工作日內(nèi)將證照原件及相關(guān)文件材料移交檔案管理部門。（三）整理方法1.分類：按照證照的類別、性質(zhì)、來源等進(jìn)行分類，如資質(zhì)證書類、人員資格證書類、學(xué)歷學(xué)位證書類、榮譽(yù)證書類等。2.編號：對每一類證照檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編目：編制證照檔案目錄，目錄應(yīng)包括證照名稱、編號、頒發(fā)機(jī)關(guān)、頒發(fā)日期、有效期、保管期限等內(nèi)容。4.裝訂：對于證照原件及相關(guān)文件材料較多的，應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保存和查閱。四、證照檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對收集到的證照文件材料進(jìn)行初步審核，檢查文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對審核合格的證照文件材料進(jìn)行整理、編號、編目等工作，形成案卷。3.將整理好的案卷移交檔案管理部門的庫房進(jìn)行保管，并辦理交接手續(xù)。（二）保管期限1.學(xué)院法人證書、組織機(jī)構(gòu)代碼證、辦學(xué)許可證等各類資質(zhì)證書，保管期限為長期。2.教師的教師資格證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書永久保管；培訓(xùn)證書等保管期限為5年。3.學(xué)生的畢業(yè)證書、學(xué)位證書、結(jié)業(yè)證書、肄業(yè)證書等學(xué)歷學(xué)位證書，保管期限為長期。4.學(xué)院獲得的各類榮譽(yù)證書、獎勵證書等，保管期限為長期。5.其他與學(xué)院教學(xué)、科研、管理等工作相關(guān)的重要證照，根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要確定保管期限。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的證照檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防污染等條件。2.證照檔案應(yīng)按照類別、編號順序排列存放，便于查找和利用。3.建立健全證照檔案保管賬目，定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。4.對破損、褪色的證照檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。5.采用電子存儲方式保存證照檔案的，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并做好數(shù)據(jù)安全管理工作。五、證照檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.學(xué)院內(nèi)部人員因工作需要查閱證照檔案時，應(yīng)填寫《學(xué)院證照檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將申請表提交檔案管理部門，檔案管理部門對申請進(jìn)行審核，審核通過后安排專人陪同查閱，并做好查閱登記工作。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，并遵守檔案查閱紀(jì)律，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。（二）借閱程序1.學(xué)院內(nèi)部人員因工作需要借閱證照檔案時，應(yīng)填寫《學(xué)院證照檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將申請表提交檔案管理部門，檔案管理部門對申請進(jìn)行審核，審核通過后辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的證照檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱與借閱限制1.涉及學(xué)院機(jī)密的證照檔案，未經(jīng)學(xué)院保密委員會批準(zhǔn)，不得查閱和借閱。2.學(xué)生的學(xué)歷學(xué)位證書原則上不予外借，因特殊情況確需外借的，應(yīng)經(jīng)學(xué)院教務(wù)處批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.學(xué)院獲得的各類榮譽(yù)證書、獎勵證書等，一般不予外借，如需查閱或復(fù)制，應(yīng)經(jīng)學(xué)院辦公室批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。六、證照檔案的統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對證照檔案的數(shù)量、種類、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，建立統(tǒng)計(jì)臺賬，及時掌握檔案的動態(tài)情況。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)報(bào)送學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為學(xué)院決策提供參考依據(jù)。（二）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對證照檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查