PAGE檔案資料查閱工作制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案資料的管理，規(guī)范檔案資料查閱工作流程，確保檔案資料的安全與完整，保障公司及相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的外部單位和個(gè)人查閱公司檔案資料的活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：檔案資料查閱工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定，確保查閱行為合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障檔案資料的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案資料的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：明確檔案資料查閱的流程、權(quán)限、要求等，確保查閱工作規(guī)范有序進(jìn)行。4.服務(wù)性原則：在保證檔案資料安全和規(guī)范的前提下，為需要查閱檔案資料的部門(mén)和人員提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、檔案資料的分類(lèi)與保管（一）檔案資料分類(lèi)1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等重要文件，行政公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、入職離職手續(xù)、薪酬福利記錄、培訓(xùn)考核檔案、績(jī)效考核檔案等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶(hù)資料、銷(xiāo)售記錄、采購(gòu)訂單等。5.技術(shù)檔案：產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、專(zhuān)利證書(shū)等。（二）檔案資料保管1.保管部門(mén)：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的保管工作。2.保管場(chǎng)所：配備符合檔案保管要求的庫(kù)房，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施。3.保管期限：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，確定各類(lèi)檔案資料的保管期限，并定期進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。三、查閱權(quán)限與申請(qǐng)（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員本部門(mén)員工因工作需要查閱本部門(mén)檔案資料的，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以查閱?？绮块T(mén)查閱檔案資料的，需經(jīng)檔案資料所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人和查閱部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。公司高層管理人員因工作需要查閱檔案資料的，不受部門(mén)限制，可直接查閱。2.外部單位和個(gè)人與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的外部單位因工作需要查閱公司檔案資料的，需提交查閱申請(qǐng)函，并注明查閱目的、查閱范圍等，經(jīng)公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以查閱。司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法需要查閱公司檔案資料的，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)，經(jīng)公司檔案管理部門(mén)審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后查閱。（二）查閱申請(qǐng)1.申請(qǐng)方式：查閱檔案資料應(yīng)填寫(xiě)《檔案資料查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱日期、查閱人姓名、所在部門(mén)、查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容。2.申請(qǐng)流程公司內(nèi)部人員查閱檔案資料的，由查閱人填寫(xiě)申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門(mén)。外部單位和個(gè)人查閱檔案資料的，由公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)接收查閱申請(qǐng)函，并填寫(xiě)申請(qǐng)表，經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門(mén)。四、查閱流程（一）受理與審核1.檔案管理部門(mén)收到查閱申請(qǐng)表后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行受理，并對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括查閱目的是否正當(dāng)、查閱范圍是否合理、申請(qǐng)手續(xù)是否齊全等。2.對(duì)于符合要求的查閱申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)予以受理，并安排查閱時(shí)間和地點(diǎn)；對(duì)于不符合要求的查閱申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人補(bǔ)充或修改相關(guān)內(nèi)容，或說(shuō)明不予受理的理由。（二）查閱安排1.根據(jù)查閱申請(qǐng)的內(nèi)容和檔案資料的保管情況，檔案管理部門(mén)確定查閱的具體檔案資料，并安排專(zhuān)人協(xié)助查閱。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，查閱過(guò)程中不得擅自將檔案資料帶出查閱地點(diǎn)。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）查閱登記1.查閱人員查閱檔案資料時(shí)，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行查閱登記，記錄查閱日期、查閱人姓名、所在部門(mén)、查閱檔案資料名稱(chēng)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息。2.查閱登記應(yīng)使用專(zhuān)門(mén)的登記簿，并由查閱人員和檔案管理人員簽字確認(rèn)。查閱登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱和審計(jì)。（四）歸還與注銷(xiāo)1.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將查閱的檔案資料歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還的檔案資料數(shù)量、完整性等，確保無(wú)誤后在查閱申請(qǐng)表上注明歸還情況。2.對(duì)于已完成查閱的申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行注銷(xiāo)，并將查閱申請(qǐng)表及相關(guān)查閱記錄整理歸檔。五、查閱要求（一）查閱紀(jì)律1.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門(mén)的各項(xiàng)規(guī)章制度，愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、損壞等。2.查閱人員不得擅自將檔案資料轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案資料的內(nèi)容，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.查閱人員在查閱過(guò)程中應(yīng)保持安靜，不得影響其他人員正常工作。（二）查閱時(shí)間限制1.一般情況下，檔案資料查閱時(shí)間應(yīng)根據(jù)查閱內(nèi)容和數(shù)量合理確定，原則上每次查閱時(shí)間不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)查閱時(shí)間，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，并說(shuō)明理由。2.對(duì)于緊急情況下的查閱需求，檔案管理部門(mén)應(yīng)盡量予以滿(mǎn)足，但查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成查閱工作，并及時(shí)歸還檔案資料。（三）特殊檔案資料查閱1.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等特殊檔案資料的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照公司相關(guān)保密制度執(zhí)行，采取必要的保密措施，確保檔案資料不被泄露。2.查閱人員查閱特殊檔案資料時(shí)，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，并承諾在查閱過(guò)程中遵守保密規(guī)定。查閱結(jié)束后，應(yīng)將查閱的檔案資料及相關(guān)復(fù)印件等交回檔案管理部門(mén)，不得私自留存。六、檔案資料的利用與保密（一）檔案資料利用1.公司鼓勵(lì)各部門(mén)充分利用檔案資料，發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，為公司的決策、管理、業(yè)務(wù)開(kāi)展等提供支持。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行整理、分析和研究，形成有價(jià)值的信息資源，并向公司內(nèi)部各部門(mén)提供檔案資料利用服務(wù)。（二）檔案資料保密1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案資料保密制度，保守公司檔案資料的秘密。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)檔案資料進(jìn)行加密存儲(chǔ)、限制查閱權(quán)限、加強(qiáng)人員管理等，防止檔案資料泄露。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等重要檔案資料，應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理和保護(hù)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立檔案資料查閱工作監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料查閱工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保查閱工作規(guī)范有序進(jìn)行。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)檔案資料查閱工作進(jìn)行審計(jì)，檢查查閱流程是否合規(guī)、查閱登記是否完整、檔案資料是否安全等，并提出審計(jì)意見(jiàn)和建議。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的查閱行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)制止，并責(zé)令其改正。情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。2.對(duì)于因檔案管理部門(mén)工作人員失職、瀆職等原因?qū)е聶n案資料泄露、損壞等情況發(fā)