PAGE村部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強村部檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在村務(wù)管理、決策參考、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本村部各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是村部在各項工作活動中直接形成的、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：村部檔案由村檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映村部工作實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案室設(shè)置村部設(shè)立檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.對檔案進行分類、編號、編目，建立健全檔案檢索工具。3.按照規(guī)定的程序辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，及時催還借出的檔案。4.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的安全和完整。5.負責檔案的鑒定、銷毀工作，對已到保管期限的檔案提出鑒定意見，報村領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。6.積極開展檔案編研工作，為村部工作提供參考依據(jù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級黨委、政府及有關(guān)部門下發(fā)的文件、通知、指示、決議等。2.村黨支部、村委會形成的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告等。3.村財務(wù)收支憑證、賬目、報表等財務(wù)檔案。4.村民代表會議、黨員大會等會議資料。5.本村土地承包、宅基地審批、計劃生育、民政優(yōu)撫、社會保障等工作中形成的檔案。6.本村在經(jīng)濟發(fā)展、文化建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面形成的資料。7.本村獲得的榮譽證書、獎狀、錦旗等。8.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門及工作人員應(yīng)及時將工作中形成的檔案資料移交檔案室，不得積壓、延誤。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，一般可分為黨群工作類、行政工作類、經(jīng)濟工作類、社會事務(wù)類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案名稱、編號、日期、保管期限等內(nèi)容，便于查閱。4.裝訂：對紙張破損、規(guī)格不一的檔案進行修補、裱糊和裝訂，使其整齊美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當年形成的檔案，在次年上半年完成歸檔。2.重大活動、重要項目形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)按照分類編號順序排列，編制歸檔說明，注明檔案的來源、內(nèi)容、數(shù)量等情況。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映村部主要職能活動和基本歷史面貌的，對村部工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映村部一般工作活動，在較長時間內(nèi)對村部工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對村部工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）保管措施1.檔案室應(yīng)保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，排列有序，便于查找。3.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制。5.加強對檔案保管設(shè)備的維護和管理，確保設(shè)備正常運行。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.本村工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級部門、外單位因工作需要查閱與本村有關(guān)的檔案。3.村民因合法權(quán)益需要查閱相關(guān)檔案。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容等。2.本村工作人員查閱檔案，經(jīng)檔案室負責人同意后，可直接查閱。3.上級部門、外單位查閱檔案，需持單位介紹信，經(jīng)村主要領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。4.村民查閱檔案，應(yīng)說明查閱目的和理由，經(jīng)村相關(guān)負責人審核同意后，在檔案室查閱。（三）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱日期、借閱人姓名、單位、借閱內(nèi)容、歸還日期等。2.經(jīng)檔案室負責人和村主要領(lǐng)導(dǎo)批準后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（四）查閱、借閱限制1.涉及國家機密、個人隱私的檔案，未經(jīng)批準不得查閱、借閱。2.重要檔案的查閱、借閱，應(yīng)經(jīng)村主要領(lǐng)導(dǎo)批準，并指定專人陪同查閱。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由村檔案室負責人、相關(guān)部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進行清查，提出鑒定意見。2.對擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等內(nèi)容。3.《檔案銷毀清冊》經(jīng)村主要領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。（四）銷毀方法1.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等安全可靠的方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級部門和村領(lǐng)導(dǎo)報告檔案管理情況