PAGE科研項(xiàng)目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科研項(xiàng)目檔案管理，確?？蒲许?xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有科研項(xiàng)目檔案的管理，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、驗(yàn)收等全過(guò)程形成的各類文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司科研項(xiàng)目檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.完整準(zhǔn)確原則?？蒲许?xiàng)目檔案應(yīng)全面、準(zhǔn)確地反映項(xiàng)目研究過(guò)程和成果，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于科研人員、管理人員等查閱和使用，提高檔案的利用效率。4.安全保密原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保科研項(xiàng)目檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定科研項(xiàng)目檔案管理的具體實(shí)施辦法。2.負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.建立科研項(xiàng)目檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)管理，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)科研項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷毀，對(duì)保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行處理。5.開(kāi)展檔案利用服務(wù)工作，為科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)提供檔案信息支持，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源。6.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案工作的組織和協(xié)調(diào)，確保項(xiàng)目檔案的及時(shí)收集、整理和歸檔。2.指導(dǎo)項(xiàng)目組成員做好文件材料的形成、積累和保管工作，對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。3.按照檔案管理要求，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類整理，編制項(xiàng)目檔案目錄，及時(shí)向檔案管理部門(mén)移交檔案。4.在項(xiàng)目驗(yàn)收前，負(fù)責(zé)組織對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行自查，確保檔案符合驗(yàn)收要求。（三）項(xiàng)目組成員職責(zé)1.按照項(xiàng)目研究任務(wù)和分工，及時(shí)形成、積累和整理各自工作中產(chǎn)生的文件材料，并定期向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人移交。2.協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做好項(xiàng)目檔案的整理和歸檔工作，保證所提供的文件材料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。三、檔案收集與整理（一）收集范圍科研項(xiàng)目檔案收集范圍包括項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)材料、研究過(guò)程中形成的各類文件（如實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告、技術(shù)總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函等）、項(xiàng)目驗(yàn)收材料以及與項(xiàng)目相關(guān)的其他文件材料。（二）收集要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)組織項(xiàng)目組成員收集項(xiàng)目研究過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)項(xiàng)目合作單位提供的文件材料，應(yīng)明確交接責(zé)任，及時(shí)進(jìn)行收集和整理。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽署完備，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體。（三）整理原則1.遵循科研項(xiàng)目檔案的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，按照項(xiàng)目研究階段和文件材料的性質(zhì)進(jìn)行分類整理。2.分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用，一般可分為項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究文件、驗(yàn)收文件等大類，每大類下再根據(jù)實(shí)際情況細(xì)分若干小類。3.每份文件材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。（四）整理方法1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件：按照立項(xiàng)申報(bào)的順序，將項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等文件材料依次排列，進(jìn)行編號(hào)和裝訂。2.研究文件：按照研究階段和文件性質(zhì)，將實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告、技術(shù)總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函等文件材料分別整理。實(shí)驗(yàn)記錄應(yīng)按照實(shí)驗(yàn)時(shí)間順序排列，研究報(bào)告應(yīng)按照?qǐng)?bào)告名稱和編號(hào)順序排列，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照會(huì)議時(shí)間順序排列，來(lái)往信函應(yīng)按照信函主題和時(shí)間順序排列。對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，并編制文件目錄。3.驗(yàn)收文件：按照驗(yàn)收申報(bào)的順序，將驗(yàn)收申請(qǐng)書(shū)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收意見(jiàn)等文件材料依次排列，進(jìn)行編號(hào)和裝訂。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目完成或階段性成果形成后及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)間一般不得超過(guò)項(xiàng)目驗(yàn)收前[X]個(gè)月。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)按照檔案整理要求，將整理好的項(xiàng)目檔案向檔案管理部門(mén)移交，并填寫(xiě)檔案移交清單。檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清單，對(duì)符合要求的檔案予以接收，并在移交清單上簽字確認(rèn)。（二）保管期限科研項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要科研成果、對(duì)公司發(fā)展具有重要?dú)v史意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)采用光盤(pán)、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止電子檔案信息丟失或損壞。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。五、檔案利用與借閱（一）利用服務(wù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極開(kāi)展檔案利用服務(wù)工作，為科研人員、管理人員等提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。2.建立檔案查閱登記制度，對(duì)查閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)登記，確保檔案的安全和利用情況可追溯。3.根據(jù)利用者的需求，及時(shí)提供檔案原件或復(fù)印件，并做好利用效果跟蹤反饋工作。（二）借閱管理1.因工作需要借閱科研項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄、銷毀檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專家等組成，負(fù)責(zé)對(duì)科研項(xiàng)目檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案是否仍需保存。2.對(duì)保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)；對(duì)仍有保存價(jià)值但保管期限需要調(diào)整的檔案，應(yīng)提出調(diào)整建議。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，形成檔案鑒定報(bào)告，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，并由檔案鑒定工作小組組長(zhǎng)、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人等簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀。銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字注明銷毀情況。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)科研項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的落實(shí)情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定要求。2.檔案管理部門(mén)和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的職責(zé)履行情況，是否認(rèn)真組織開(kāi)展檔案管理工作，是否及時(shí)解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。3.檔案的質(zhì)量和安全情況，檔案是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，是否存在損壞、丟失、泄密等情況。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門(mén)每年組織一次對(duì)科研項(xiàng)目檔案管理工作的全面檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。2.不定期抽查：檔案管理部門(mén)不定期對(duì)部分科研項(xiàng)目檔案進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和存在問(wèn)題較多的項(xiàng)目。3.專項(xiàng)檢查：根據(jù)公司科研項(xiàng)目管理的需要，對(duì)特定項(xiàng)目或特