PAGE督導(dǎo)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司督導(dǎo)檔案管理，確保督導(dǎo)工作的規(guī)范化、科學(xué)化，提高督導(dǎo)工作質(zhì)量和效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有督導(dǎo)工作相關(guān)檔案的管理，包括但不限于督導(dǎo)計劃、督導(dǎo)報告、被督導(dǎo)單位資料、整改記錄等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映督導(dǎo)工作實際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理督導(dǎo)工作過程中產(chǎn)生的各類文件資料，保證檔案的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密、被督導(dǎo)單位商業(yè)秘密等信息予以保密。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的整理、歸檔、保管、查閱等環(huán)節(jié)有序進(jìn)行。二、檔案管理職責(zé)（一）督導(dǎo)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定督導(dǎo)工作計劃，并將計劃相關(guān)資料及時提交檔案管理部門備案。2.在督導(dǎo)工作過程中，負(fù)責(zé)收集、整理、審核督導(dǎo)工作資料，確保資料的真實性和完整性。3.定期對督導(dǎo)檔案進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向檔案管理部門反饋檔案管理情況。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度和工作流程，指導(dǎo)和監(jiān)督督導(dǎo)部門的檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)接收、整理、歸檔督導(dǎo)部門提交的各類檔案資料，建立健全檔案目錄和索引。3.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保檔案的安全與完整。（三）其他部門職責(zé)1.配合督導(dǎo)部門開展工作，及時提供與督導(dǎo)工作相關(guān)的資料和信息。2.按照檔案管理部門的要求，協(xié)助做好檔案的整理、歸檔等工作。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.督導(dǎo)計劃類：包括年度督導(dǎo)計劃、專項督導(dǎo)計劃等。2.督導(dǎo)報告類：涵蓋綜合督導(dǎo)報告、專項督導(dǎo)報告等。3.被督導(dǎo)單位資料類：包含被督導(dǎo)單位基本情況、業(yè)務(wù)資料、財務(wù)資料等。4.整改記錄類：涉及整改方案、整改措施落實情況、整改報告等。5.其他類：如督導(dǎo)工作中的會議記錄、培訓(xùn)資料、調(diào)研文件等。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的形式。年份為公元紀(jì)年，取后兩位數(shù)字；類別代碼按照上述檔案分類分別用一位大寫字母表示，如“J”代表督導(dǎo)計劃類，“B”代表督導(dǎo)報告類等；流水號為三位數(shù)字，從001開始依次編號。例如，2023年的第5份督導(dǎo)計劃檔案編號為“23J005”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.督導(dǎo)部門應(yīng)在督導(dǎo)工作開展前，明確檔案收集范圍和要求，確保收集工作的全面性和準(zhǔn)確性。2.在督導(dǎo)過程中，及時收集各類原始資料，包括文件、報表、記錄、照片、音像資料等，并進(jìn)行初步整理。3.督導(dǎo)工作結(jié)束后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案資料提交給檔案管理部門。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的資料進(jìn)行分類。2.對每份資料進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，注明資料名稱、編號、日期、來源等信息。3.去除資料中的金屬物，對破損或褪色的資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.按照一定順序排列資料，如按時間順序、重要程度等，確保資料排列有序。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理部門收到督導(dǎo)部門提交的檔案資料后，進(jìn)行再次審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對審核通過的檔案資料進(jìn)行裝訂、編頁，編制檔案盒封面和脊背信息，注明檔案類別、年度、保管期限等。3.將整理好的檔案資料放入檔案盒，按照檔案編號順序排列上架，完成歸檔工作。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)、核心機(jī)密等具有長期保存價值的檔案。2.定期保管：30年保管期限：主要包括公司年度綜合督導(dǎo)報告、涉及公司重要業(yè)務(wù)領(lǐng)域的專項督導(dǎo)報告等。10年保管期限：如一般性的督導(dǎo)計劃、專項督導(dǎo)報告，被督導(dǎo)單位的一般性業(yè)務(wù)資料等。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱督導(dǎo)檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供的查閱內(nèi)容，在指定地點提供檔案查閱服務(wù)，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員只能查閱與申請內(nèi)容相關(guān)的檔案資料，不得擅自翻閱其他無關(guān)檔案，嚴(yán)禁在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱督導(dǎo)檔案的，必須填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的申請表，辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人員需在借閱登記冊上簽字確認(rèn)。3.借閱期限一般不超過[具體期限]，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度規(guī)定，對檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)對查閱、借閱人員進(jìn)行保密提醒，防止信息泄露。3.對涉及公司機(jī)密和被督導(dǎo)單位商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人管理等特殊保密措施。4.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自對外公布督導(dǎo)檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、消防器材等，確保檔案庫房安全。2.嚴(yán)格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。3.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患，確保檔案的安全保管。4.如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時向上級報告。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立完善的督導(dǎo)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、借閱等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案信息準(zhǔn)確錄入信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，及時更新檔案信息。（三）系統(tǒng)使用與管理1.公司內(nèi)部人員可通過信息化管理系統(tǒng)查閱、借閱檔案，按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行申請和辦理相關(guān)手續(xù)。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)信息化管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和安全防護(hù)。3.加強(qiáng)對系統(tǒng)使用人員的培訓(xùn)，提高其操作技能和安全意識，確保系統(tǒng)的安全使用。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、督導(dǎo)部門相關(guān)人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值、歷史意義、現(xiàn)實利用情況等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專