PAGE數(shù)字檔案室制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司數(shù)字檔案室建設(shè)，規(guī)范檔案管理工作，提高檔案利用效率，保障檔案信息安全，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在數(shù)字檔案管理方面的活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司數(shù)字檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的規(guī)定，采取有效措施保障檔案信息不被泄露、篡改和丟失。3.方便利用原則優(yōu)化數(shù)字檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持。二、檔案管理職責(zé)（一）數(shù)字檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司數(shù)字檔案室管理制度、工作流程和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.組織開展公司各類檔案的數(shù)字化工作，包括檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等。3.負(fù)責(zé)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。4.對(duì)公司各部門及所屬單位的數(shù)字檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和考核。5.提供檔案信息查詢、借閱等利用服務(wù)，統(tǒng)計(jì)分析檔案利用情況。6.做好數(shù)字檔案的安全保密工作，制定安全策略，采取安全防護(hù)措施，防止檔案信息泄露和損壞。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類和移交工作，確保檔案齊全完整、分類準(zhǔn)確。2.按照公司數(shù)字檔案室要求，及時(shí)將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，并將數(shù)字化成果移交數(shù)字檔案室。3.配合數(shù)字檔案室做好檔案信息的錄入、審核和更新工作，保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。4.在規(guī)定權(quán)限內(nèi)利用數(shù)字檔案，遵守檔案利用制度，不得違規(guī)操作。5.負(fù)責(zé)本部門數(shù)字檔案存儲(chǔ)設(shè)備的日常管理和維護(hù)，確保設(shè)備安全。三、檔案收集與整理（一）收集范圍公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的歷史記錄，均應(yīng)納入檔案收集范圍。具體包括但不限于：1.行政管理類：公司發(fā)文、收文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、客戶資料等。3.項(xiàng)目建設(shè)類：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收文件等。4.科研技術(shù)類：科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、技術(shù)方案、專利證書等。5.人事管理類：?jiǎn)T工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。6.聲像檔案類：照片、錄音、錄像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集本部門的各類檔案，確保檔案的完整性和及時(shí)性。2.收集的檔案應(yīng)原件齊全，如有特殊情況無(wú)法提供原件的，應(yīng)提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.對(duì)收集的檔案進(jìn)行初步整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件。（三）整理規(guī)范1.數(shù)字檔案整理應(yīng)遵循紙質(zhì)檔案整理原則，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。2.采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限的分類方法，對(duì)檔案進(jìn)行分類編號(hào)。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編目，包括檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等，確保編目信息準(zhǔn)確無(wú)誤。4.建立電子目錄，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案的快速檢索。四、檔案數(shù)字化（一）數(shù)字化流程1.檔案掃描根據(jù)檔案的紙張狀況、內(nèi)容要求等，選擇合適的掃描設(shè)備和掃描方式，確保掃描圖像清晰、完整。掃描分辨率應(yīng)滿足檔案存儲(chǔ)和利用的要求，一般不低于300dpi。2.圖像處理對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。對(duì)圖像進(jìn)行命名，命名規(guī)則應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于識(shí)別和管理。3.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化后的檔案圖像與對(duì)應(yīng)的電子目錄進(jìn)行掛接，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系，確保檔案信息的快速檢索和利用。4.數(shù)據(jù)審核對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行審核，檢查圖像質(zhì)量、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等，確保數(shù)字化檔案符合要求。審核合格后，將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中。（二）質(zhì)量控制1.建立數(shù)字化質(zhì)量抽檢制度，定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.數(shù)字化人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保數(shù)字化質(zhì)量。對(duì)因操作不當(dāng)導(dǎo)致的質(zhì)量問(wèn)題，追究相關(guān)人員責(zé)任。3.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化設(shè)備的維護(hù)和管理，定期檢查設(shè)備性能，確保設(shè)備正常運(yùn)行，保證掃描圖像質(zhì)量。五、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)（一）系統(tǒng)建設(shè)1.根據(jù)公司檔案管理需求，選擇合適的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)軟件，確保系統(tǒng)功能滿足公司檔案管理工作要求。2.系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、備份等功能，支持多格式檔案的管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的共享和協(xié)同工作。3.系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)信息系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和可靠性。（二）系統(tǒng)操作與維護(hù)1.數(shù)字檔案室負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常操作和管理，制定系統(tǒng)操作手冊(cè)，規(guī)范系統(tǒng)操作流程。2.系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)升級(jí)、故障排除等，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。3.對(duì)系統(tǒng)操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，根據(jù)用戶職責(zé)和工作需要，分配不同的操作權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和操作。（三）數(shù)據(jù)安全1.建立數(shù)據(jù)安全管理制度，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密存儲(chǔ)等技術(shù)措施，保障數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。2.定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在數(shù)據(jù)發(fā)生故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。3.加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)用戶的安全培訓(xùn)，提高用戶的安全意識(shí)，防止因用戶操作不當(dāng)導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露或損壞。六、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)設(shè)備1.數(shù)字檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫(kù)等。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備足夠的存儲(chǔ)容量和良好的性能，滿足公司檔案存儲(chǔ)需求。2.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備的使用情況進(jìn)行記錄，包括設(shè)備型號(hào)、存儲(chǔ)容量、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)等信息。（二）保管環(huán)境1.數(shù)字檔案室應(yīng)具備適宜的保管環(huán)境，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.保持檔案室清潔衛(wèi)生，防止灰塵、蟲害等對(duì)檔案造成損害。配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。（三）檔案保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期（30年、10年）。具體保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案分類方案執(zhí)行。（四）檔案鑒定與銷毀1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由數(shù)字檔案室組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。2.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.對(duì)已銷毀的檔案信息，應(yīng)及時(shí)在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行刪除，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。七、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門及所屬單位因工作需要，可在規(guī)定權(quán)限內(nèi)利用數(shù)字檔案。利用范圍包括檔案查詢、借閱、復(fù)制等。（二）利用流程1.查詢用戶通過(guò)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)提交檔案查詢申請(qǐng)，填寫查詢條件。數(shù)字檔案室根據(jù)用戶權(quán)限進(jìn)行查詢，并將查詢結(jié)果反饋給用戶。2.借閱借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，并注明借閱目的、借閱期限等。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到數(shù)字檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到數(shù)字檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定收取一定的費(fèi)用。（三）利用要求1.利用檔案應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案。2.借閱的檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告數(shù)字檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.利用檔案完畢后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案完整無(wú)損。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.數(shù)字檔案室定期對(duì)公司各部門及所屬單位的數(shù)字檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、數(shù)字化、存儲(chǔ)保管、利用等方面。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立數(shù)字檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制