PAGE檔案室計(jì)算機(jī)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室計(jì)算機(jī)管理，確保檔案信息的安全、完整與有效利用，規(guī)范計(jì)算機(jī)在檔案工作中的使用行為，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室及所有使用檔案室計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行檔案管理工作的部門和人員。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案信息在計(jì)算機(jī)存儲、傳輸和處理過程中的安全性和保密性，防止信息泄露、篡改或丟失。2.規(guī)范操作原則：明確計(jì)算機(jī)使用流程和操作規(guī)范，保證檔案管理工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.維護(hù)管理原則：加強(qiáng)計(jì)算機(jī)設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行，提高工作效率。二、計(jì)算機(jī)設(shè)備管理（一）設(shè)備配備1.根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需求，配備性能穩(wěn)定、存儲容量足夠的計(jì)算機(jī)設(shè)備用于檔案室工作。設(shè)備應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、安全防護(hù)等功能。2.定期對計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行評估，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)更新，及時(shí)更新和升級設(shè)備，以滿足檔案管理工作的不斷變化的需求。（二）設(shè)備登記1.對檔案室所有計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄設(shè)備型號（品牌、型號、配置等）、購置時(shí)間、使用部門、設(shè)備編號等信息。2.建立設(shè)備臺賬，實(shí)時(shí)更新設(shè)備狀態(tài)，包括設(shè)備的維修、保養(yǎng)、報(bào)廢等情況。（三）設(shè)備維護(hù)1.制定計(jì)算機(jī)設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，定期對設(shè)備進(jìn)行硬件檢查、軟件更新、病毒查殺等維護(hù)工作。2.安排專人負(fù)責(zé)設(shè)備維護(hù)，及時(shí)處理設(shè)備故障。對于無法現(xiàn)場解決的問題，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。3.定期清理計(jì)算機(jī)設(shè)備，保持設(shè)備清潔，延長設(shè)備使用壽命。（四）設(shè)備安全1.計(jì)算機(jī)設(shè)備應(yīng)放置在安全、穩(wěn)定的環(huán)境中，避免受到物理損壞、水浸、火災(zāi)、靜電等影響。2.配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火墻、殺毒軟件、數(shù)據(jù)加密軟件等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。3.對設(shè)備的訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，設(shè)置不同級別的用戶賬號和密碼，確保只有授權(quán)人員能夠訪問設(shè)備和檔案信息。三、檔案信息管理（一）數(shù)據(jù)錄入1.檔案信息錄入人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)操作技能，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.在錄入檔案信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和著錄規(guī)則進(jìn)行操作，保證數(shù)據(jù)的規(guī)范性和一致性。3.錄入完成后，應(yīng)對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保無誤后提交審核。（二）數(shù)據(jù)存儲1.檔案信息應(yīng)存儲在專門的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.對存儲的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類管理，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和使用。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，限制非授權(quán)人員對數(shù)據(jù)的訪問。3.定期對存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲設(shè)備的正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)存儲設(shè)備出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)損壞，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和恢復(fù)。（三）數(shù)據(jù)傳輸1.在進(jìn)行檔案信息傳輸時(shí)，應(yīng)采用安全可靠的傳輸方式，如加密傳輸、VPN等，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。2.對傳輸?shù)臄?shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格審核和驗(yàn)證，確保傳輸數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，應(yīng)記錄數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪^程和結(jié)果，以備查詢和追溯。3.禁止通過不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境（如公共無線網(wǎng)絡(luò)）傳輸檔案信息，防止信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。（四）數(shù)據(jù)備份1.制定數(shù)據(jù)備份策略，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份頻率應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的重要性和變化情況確定，重要檔案數(shù)據(jù)應(yīng)每日備份，一般檔案數(shù)據(jù)可每周或每月備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在與原數(shù)據(jù)不同的物理介質(zhì)上，并異地存放。異地存放的距離應(yīng)符合相關(guān)安全要求，以防止因自然災(zāi)害、火災(zāi)等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和完整性。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)存在問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或重新備份。四、用戶賬號與權(quán)限管理（一）賬號設(shè)置1.根據(jù)檔案管理工作的職責(zé)和分工，為使用檔案室計(jì)算機(jī)設(shè)備的人員設(shè)置相應(yīng)的用戶賬號。賬號應(yīng)采用實(shí)名制，便于管理和追溯。2.用戶賬號的命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，一般采用“部門名稱+姓名”的格式。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置初始密碼，并要求用戶在首次登錄時(shí)及時(shí)修改密碼。（二）權(quán)限分配1.根據(jù)用戶的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，合理分配用戶對計(jì)算機(jī)設(shè)備和檔案信息的訪問權(quán)限。權(quán)限應(yīng)分為只讀、可編輯（修改、刪除等）、管理等不同級別。2.對于涉及檔案信息安全和核心業(yè)務(wù)的操作權(quán)限，應(yīng)嚴(yán)格控制，僅授予經(jīng)過授權(quán)的人員。同時(shí)，應(yīng)定期對用戶權(quán)限進(jìn)行審核和調(diào)整，確保權(quán)限與工作職責(zé)相符。3.禁止將具有高級權(quán)限的賬號轉(zhuǎn)借他人使用，防止出現(xiàn)違規(guī)操作和信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。（三）賬號安全1.用戶應(yīng)妥善保管自己的賬號和密碼，不得將賬號和密碼透露給他人。如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或密碼泄露，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室管理人員，并采取措施進(jìn)行處理。2.定期對用戶賬號進(jìn)行安全性檢查，如檢查密碼強(qiáng)度、是否存在弱密碼等情況。對于不符合安全要求的賬號，應(yīng)要求用戶及時(shí)整改。3.在人員離職或崗位變動時(shí)，應(yīng)及時(shí)刪除或調(diào)整其用戶賬號權(quán)限，確保賬號信息的安全性。五、操作規(guī)范與流程（一）開機(jī)與登錄1.按照計(jì)算機(jī)設(shè)備操作規(guī)程，正確開啟計(jì)算機(jī)設(shè)備。開機(jī)后，等待系統(tǒng)啟動完成，輸入正確的用戶名和密碼進(jìn)行登錄。2.在登錄過程中，如遇到問題或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室管理人員，不得自行嘗試非法操作或破解密碼。（二）檔案系統(tǒng)操作1.進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)后，應(yīng)按照系統(tǒng)菜單和操作提示進(jìn)行操作。在進(jìn)行檔案信息錄入、查詢、修改、刪除等操作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定和系統(tǒng)操作流程。2.在操作過程中，如遇到系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等情況，應(yīng)及時(shí)保存已完成的操作數(shù)據(jù)，并向檔案室管理人員報(bào)告。嚴(yán)禁在未保存數(shù)據(jù)的情況下強(qiáng)行關(guān)閉系統(tǒng)或進(jìn)行其他可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失的操作。3.對于重要的檔案操作，如檔案銷毀、數(shù)據(jù)遷移等，應(yīng)提前制定詳細(xì)的操作計(jì)劃，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。操作過程中應(yīng)做好記錄，包括操作時(shí)間、操作人員、操作內(nèi)容等信息。（三）關(guān)機(jī)與退出1.在完成檔案管理工作后，應(yīng)按照系統(tǒng)提示和操作規(guī)程，正確關(guān)閉檔案管理系統(tǒng)。然后關(guān)閉計(jì)算機(jī)設(shè)備，切斷電源。2.如遇緊急情況需要臨時(shí)離開計(jì)算機(jī)設(shè)備時(shí)，應(yīng)暫時(shí)鎖定計(jì)算機(jī)屏幕或退出系統(tǒng)，防止他人未經(jīng)授權(quán)訪問設(shè)備和檔案信息。（四）數(shù)據(jù)查詢與使用1.嚴(yán)格按照檔案查閱制度和審批流程，查詢和使用檔案信息。未經(jīng)授權(quán)，不得擅自查詢或獲取他人檔案信息。2.在查詢檔案信息時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確輸入查詢條件，確保查詢結(jié)果的準(zhǔn)確性和完整性。如需復(fù)制或下載檔案信息，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行操作，并做好記錄。3.使用檔案信息時(shí)，應(yīng)遵守知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)和保密規(guī)定，不得將檔案信息用于非法目的或泄露給無關(guān)人員。六、安全保密管理（一）保密制度1.制定嚴(yán)格的檔案信息保密制度，明確保密責(zé)任和保密范圍。所有涉及檔案信息的人員都應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾保守檔案信息秘密。2.加強(qiáng)對檔案室工作人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識和技能。定期組織保密知識考核，確保工作人員熟悉保密規(guī)定和操作流程。（二）安全措施1.加強(qiáng)檔案室的物理安全防范，安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。同時(shí)，對檔案室的門窗、通風(fēng)口等進(jìn)行防護(hù)，防止外部人員非法進(jìn)入。2.在計(jì)算機(jī)設(shè)備上安裝安全防護(hù)軟件，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞掃描。及時(shí)更新安全防護(hù)軟件的病毒庫和系統(tǒng)補(bǔ)丁，確保設(shè)備和系統(tǒng)的安全性。3.對檔案信息進(jìn)行加密存儲和傳輸，采用加密算法對重要檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中的保密性。（三）應(yīng)急處理1.制定檔案信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。2.如發(fā)生檔案信息泄露、丟失或系統(tǒng)故障等安全事件，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取措施進(jìn)行處理。同時(shí)，及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。3.對安全事件進(jìn)行詳細(xì)記錄，分析事件原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，及時(shí)完善安全管理制度和措施，防止類似事件再次發(fā)生。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案室管理人員應(yīng)定期對計(jì)算機(jī)設(shè)備的使用情況、檔案信息管理情況、用戶賬號與權(quán)限管理情況等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，鼓勵(lì)員工對違反檔案室計(jì)算機(jī)管理制度的行為進(jìn)行舉報(bào)。對于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人適當(dāng)獎勵(lì)，并對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）外部審計(jì)1.定期邀請外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對公司檔案室計(jì)算機(jī)管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查制度執(zhí)行情況、檔案信息安全情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改建議。2.根據(jù)外部審計(jì)意見，及時(shí)調(diào)整和完善檔案室計(jì)算機(jī)管理制度，不斷提高檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化水平。八、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.制定檔案室計(jì)算機(jī)管理培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織相關(guān)人員參加培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括計(jì)算機(jī)操作技能、檔案管理業(yè)務(wù)知識、安全保密知識等。2.根據(jù)不同崗位和人員的需求，設(shè)置針對性的培訓(xùn)課程，確保培訓(xùn)效果。培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、實(shí)地操作等多種形式。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.按照培訓(xùn)計(jì)劃組織實(shí)施培訓(xùn)工作，確保培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)人員的落實(shí)。培訓(xùn)過程中應(yīng)注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，并通過案例分析、模擬操作等方式提高培訓(xùn)效果。2.定期對培訓(xùn)人員進(jìn)行考核，考核結(jié)果作為員工