PAGE學(xué)?；n案及制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校基建檔案管理，確?；n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為學(xué)?；窘ㄔO(shè)、維護(hù)、管理及改擴(kuò)建等工作提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校范圍內(nèi)所有基建項(xiàng)目檔案的管理，包括新建、改建、擴(kuò)建的教學(xué)樓、辦公樓、實(shí)驗(yàn)樓、圖書(shū)館、體育館、學(xué)生宿舍、食堂及附屬設(shè)施等建設(shè)項(xiàng)目形成的各類(lèi)文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)?；n案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸口管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全過(guò)程管理原則基建檔案管理貫穿于基建項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收的全過(guò)程，各階段形成的文件材料應(yīng)及時(shí)收集、整理、歸檔。3.真實(shí)性和準(zhǔn)確性原則基建檔案應(yīng)如實(shí)反映基建項(xiàng)目的實(shí)際情況，文件材料內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠。4.便于利用原則基建檔案的整理和保管應(yīng)便于查閱和利用，滿足學(xué)校教學(xué)、科研、管理及社會(huì)服務(wù)等工作的需要。二、管理職責(zé)（一）學(xué)校檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)基建檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)?；n案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對(duì)全校基建檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，協(xié)調(diào)解決基建檔案管理工作中的問(wèn)題。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管學(xué)校基建項(xiàng)目各階段形成的檔案，建立基建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.按照規(guī)定向?qū)W校檔案館移交基建檔案，并根據(jù)學(xué)校及社會(huì)利用需求，提供檔案查閱、借閱服務(wù)。5.組織開(kāi)展基建檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，提高基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）基建項(xiàng)目主管部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)基建項(xiàng)目檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)基建檔案的收集、整理和歸檔工作。2.督促、檢查本部門(mén)基建項(xiàng)目各參建單位的檔案管理工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)歸檔。3.負(fù)責(zé)審核本部門(mén)基建項(xiàng)目檔案的整理質(zhì)量，對(duì)不符合要求的檔案提出整改意見(jiàn)，督促整改落實(shí)。4.向?qū)W校檔案管理部門(mén)移交本部門(mén)基建項(xiàng)目竣工檔案，并協(xié)助做好檔案的驗(yàn)收工作。（三）基建項(xiàng)目參建單位職責(zé)1.建立健全本單位基建項(xiàng)目檔案管理制度，明確檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)本單位承擔(dān)的基建項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔和保管工作。2.按照基建項(xiàng)目檔案管理要求，將項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各種文件材料，包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等，及時(shí)收集齊全、分類(lèi)整理，并向建設(shè)單位移交。3.接受學(xué)校檔案管理部門(mén)和基建項(xiàng)目主管部門(mén)的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，對(duì)提出的問(wèn)題及時(shí)整改。4.負(fù)責(zé)本單位基建項(xiàng)目檔案的整理、裝訂和編目工作，確保檔案的質(zhì)量符合要求。三、基建檔案的形成與收集（一）項(xiàng)目前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.環(huán)境影響評(píng)價(jià)文件如環(huán)境影響報(bào)告書(shū)、報(bào)告表及審批意見(jiàn)等。3.建設(shè)用地文件建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證、拆遷安置協(xié)議等。4.勘察設(shè)計(jì)文件工程地質(zhì)勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件及審查意見(jiàn)等。（二）項(xiàng)目建設(shè)文件1.施工文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、施工日志、工程變更通知、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。2.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。3.設(shè)備文件設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)等。（三）項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件1.竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告2.竣工驗(yàn)收備案表3.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告4.工程質(zhì)量保修書(shū)5.消防驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)6.環(huán)保驗(yàn)收合格文件7.規(guī)劃驗(yàn)收合格證8.其他專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收文件（四）收集要求1.各參建單位應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔，并使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并確保其格式的通用性和可讀性。4.收集的文件材料應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序或項(xiàng)目進(jìn)展階段進(jìn)行分類(lèi)整理，便于后續(xù)歸檔。四、基建檔案的整理（一）整理原則基建檔案應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行整理，遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法基建檔案按照項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目建設(shè)文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等類(lèi)別進(jìn)行一級(jí)分類(lèi)，在每一類(lèi)別下再根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行二級(jí)分類(lèi)。具體分類(lèi)如下：1.項(xiàng)目前期文件立項(xiàng)文件環(huán)境影響評(píng)價(jià)文件建設(shè)用地文件勘察設(shè)計(jì)文件2.項(xiàng)目建設(shè)文件施工文件施工管理文件施工技術(shù)文件施工物資文件施工測(cè)量記錄施工記錄隱蔽工程驗(yàn)收記錄施工試驗(yàn)記錄分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理實(shí)施細(xì)則監(jiān)理月報(bào)監(jiān)理通知單工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告設(shè)備文件設(shè)備采購(gòu)合同設(shè)備安裝調(diào)試記錄設(shè)備運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)3.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告竣工驗(yàn)收備案表工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告工程質(zhì)量保修書(shū)消防驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)環(huán)保驗(yàn)收合格文件規(guī)劃驗(yàn)收合格證其他專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收文件（三）組卷要求1.基建檔案應(yīng)按照不同類(lèi)別和保管期限分別組卷，每卷厚度不宜超過(guò)40mm，特殊情況除外。2.卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，一般按照文件的重要程度、時(shí)間順序排列，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。3.卷內(nèi)文件應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，單面書(shū)寫(xiě)的文件在右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，雙面書(shū)寫(xiě)的文件正面在右下角，背面在左下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。4.卷內(nèi)文件應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等內(nèi)容，序號(hào)應(yīng)按照卷內(nèi)文件排列順序編寫(xiě)。5.卷內(nèi)文件應(yīng)裝訂整齊，采用三孔一線的方法裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。（四）編目要求1.基建檔案應(yīng)編制案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等。2.案卷封面應(yīng)填寫(xiě)項(xiàng)目名稱(chēng)、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，字跡應(yīng)清晰、工整。3.備考表應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況，以及立卷人、檢查人的姓名和日期。4.基建檔案應(yīng)編制總目錄、分類(lèi)目錄等檢索工具，方便檔案的查找和利用。五、基建檔案的保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的基建檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管期限基建檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映學(xué)?；窘ㄔO(shè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的基建檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案凡是反映學(xué)校基本建設(shè)一般職能活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的基建檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案凡是反映學(xué)?；窘ㄔO(shè)局部職能活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的基建檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為5年至15年。（三）保管要求1.基建檔案應(yīng)按照保管期限和類(lèi)別分別存放，排列有序，便于查找。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和可讀。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)基建檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。六、基建檔案的利用（一）利用原則基建檔案的利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全和不泄露機(jī)密的前提下，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理及社會(huì)服務(wù)等工作提供有效支持。（二）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門(mén)因教學(xué)、科研、管理等工作需要查閱基建檔案。2.學(xué)校改擴(kuò)建、維修等項(xiàng)目需要查閱相關(guān)基建檔案。3.上級(jí)主管部門(mén)、政府有關(guān)部門(mén)及社會(huì)單位因工作需要查閱學(xué)?；n案。（三）利用手續(xù)1.校內(nèi)各部門(mén)查閱基建檔案，應(yīng)填寫(xiě)《基建檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，提交學(xué)校檔案管理部門(mén)。2.校外單位查閱基建檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)《基建檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.查閱基建檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。4.如需復(fù)印或復(fù)制基建檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)印或復(fù)制手續(xù)。（四）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立基建檔案利用登記制度，對(duì)查閱、借閱、復(fù)印或復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用部門(mén)或單位、利用人員姓名、查閱內(nèi)容、利用期限等，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析。七、基建檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則基建檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)成立基建檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、基建項(xiàng)目主管部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)基建檔案的鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性和準(zhǔn)確性檢查檔案是否齊全、完整，文件材料的內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確。2.檔案的保管價(jià)值根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源等因素，判斷檔案的保管價(jià)值，確定其保管期限。3.檔案的密級(jí)審查檔案的密級(jí)是否準(zhǔn)確，是否符合國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定。（四）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)基建檔案進(jìn)行清理，將超過(guò)保管期限的檔案列出清單，提交基建檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組對(duì)提交鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《基建檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案的題名、年度、保管期限、卷號(hào)、數(shù)量等內(nèi)容，經(jīng)鑒定小組組長(zhǎng)簽字后，報(bào)學(xué)校檔案