PAGE承接登記制度檔案管理總則目的為加強(qiáng)公司承接登記制度檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司在承接各類業(yè)務(wù)過程中形成的檔案管理工作，包括但不限于業(yè)務(wù)洽談、合同簽訂、項目實施、驗收結(jié)算等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、資料、記錄等?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司承接登記制度檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映業(yè)務(wù)活動的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，手續(xù)完備。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露，對涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。檔案管理職責(zé)檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善承接登記制度檔案管理的具體規(guī)定和操作流程。2.負(fù)責(zé)公司承接登記制度檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。5.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定做好檔案利用登記工作。6.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，針對存在的問題提出改進(jìn)措施，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量。業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在承接業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生檔案的收集、整理和初步分類工作，并按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔、鑒定銷毀等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料和信息。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，在業(yè)務(wù)活動中妥善保管檔案，防止檔案丟失、損壞和泄露。4.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定向檔案管理部門申請查閱、借閱檔案，并做好檔案使用登記和歸還工作。員工職責(zé)1.員工應(yīng)自覺遵守公司檔案管理制度，在業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件、資料和記錄，應(yīng)及時整理并移交本部門檔案管理人員。2.不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。3.積極配合檔案管理部門的工作，按照要求提供檔案相關(guān)信息和資料，協(xié)助做好檔案管理工作。檔案的收集與整理收集范圍1.業(yè)務(wù)洽談階段：包括項目意向書、合作洽談記錄、會議紀(jì)要、往來信函等。2.合同簽訂階段：合同文本、合同審批文件、授權(quán)委托書、招投標(biāo)文件等。3.項目實施階段：項目計劃、實施方案、進(jìn)度報告、質(zhì)量檢驗記錄、變更文件等。4.驗收結(jié)算階段：驗收報告、結(jié)算清單、付款憑證等。5.其他與承接業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料和記錄，如客戶資料、市場調(diào)研報告、技術(shù)資料等。收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案管理要求。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。整理原則與方法1.整理原則：遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法：按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄和索引。分類：根據(jù)承接業(yè)務(wù)的性質(zhì)和特點，將檔案分為業(yè)務(wù)類、財務(wù)類、人事類等若干類別。年度劃分：按照文件形成的年度進(jìn)行分類，不同年度的檔案分別整理。保管期限劃分：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案劃分為永久、長期、短期三種保管期限。編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。檔案的歸檔與保管歸檔要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)及時對移交的檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案退回業(yè)務(wù)部門重新整理。3.審核無誤的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行裝訂、編目、上架，完成歸檔工作。保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為[X]年。3.短期保管：凡是反映公司一般性業(yè)務(wù)活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。保管方式與設(shè)施1.保管方式：采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管，確保檔案的安全和完整。2.保管設(shè)施：檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。同時，應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等，以及檔案管理設(shè)備，如計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等。檔案保管期限的調(diào)整與鑒定銷毀1.保管期限的調(diào)整：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的保管期限進(jìn)行檢查和評估，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案實際利用情況，對保管期限進(jìn)行調(diào)整。2.鑒定銷毀：檔案管理部門應(yīng)定期組織對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成。鑒定小組應(yīng)按照規(guī)定的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，對檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。對確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊》，報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。檔案的利用與統(tǒng)計利用范圍與方式1.利用范圍：公司員工因工作需要，可查閱、借閱公司承接登記制度檔案。外部單位因特殊原因需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.利用方式：檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。利用審批程序1.公司員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請表》，注明查閱/借閱的檔案名稱、用途及查閱/借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向公司提交查閱、借閱申請函，注明查閱/借閱的檔案名稱、用途、查閱/借閱期限等，并加蓋單位公章。經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。檔案統(tǒng)計檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等。檔案統(tǒng)計應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、完整，定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力支持。信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲：實現(xiàn)檔案的電子化錄入，將紙質(zhì)檔案和電子文件進(jìn)行數(shù)字化存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名搜索、日期范圍、關(guān)鍵詞等，方便用戶快速準(zhǔn)確地查詢檔案信息。查詢結(jié)果應(yīng)顯示檔案的基本信息、保管期限、存放位置等。3.借閱管理：實現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)。系統(tǒng)應(yīng)記錄借閱人員、借閱時間、歸還時間等信息，便于跟蹤管理。4.權(quán)限管理：根據(jù)用戶的角色和職責(zé)，設(shè)置不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)檔案信息。5.統(tǒng)計分析：對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表和圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.備份與恢復(fù)：定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失時，能夠及時進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.數(shù)據(jù)安全：采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制等安全措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。2.數(shù)據(jù)維護(hù)：及時更新檔案數(shù)據(jù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時效性。對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期清理，刪除過期或無用的數(shù)據(jù)，釋放系統(tǒng)存儲空間。監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查機(jī)制公司建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司制度要求。監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理部門的工作情況，包括人員配備、設(shè)施設(shè)備、信息化建設(shè)等方面。3.業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作情況，包括檔案移交的及時性、完整性和準(zhǔn)確性等。問