PAGE檔案信息化保密制度一、總則（一）目的為加強公司檔案信息化管理過程中的保密工作，確保公司檔案信息的安全與機密性，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及檔案信息化管理的部門、崗位及人員，包括但不限于檔案管理部門、信息技術(shù)部門、各業(yè)務部門以及相關(guān)外包服務人員。（三）基本原則1.保密性原則：嚴格保護公司檔案信息，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問、使用、披露、更改或銷毀。2.完整性原則：確保檔案信息在存儲、傳輸和處理過程中的完整性，防止信息被篡改或丟失。3.可用性原則：保證授權(quán)人員能夠及時、準確地獲取和使用所需的檔案信息。4.合規(guī)性原則：遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案信息化保密工作合法合規(guī)。二、檔案信息化管理保密職責（一）公司管理層1.負責審批檔案信息化保密制度及相關(guān)方案，確保公司保密工作與整體戰(zhàn)略目標相一致。2.提供必要的資源支持，保障檔案信息化保密工作的有效開展。3.對因檔案信息化保密工作不力導致的重大事件進行決策和處理。（二）檔案管理部門1.制定和完善檔案信息化管理制度、流程和規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負責檔案信息的分類、整理、存儲和保管，確保檔案信息的安全存放。3.組織開展檔案信息化保密培訓和教育活動，提高員工的保密意識。4.對檔案信息化系統(tǒng)的訪問進行審核和授權(quán)，定期檢查檔案信息的安全性。5.參與檔案信息化項目的安全評估和驗收工作，確保項目符合保密要求。（三）信息技術(shù)部門1.負責檔案信息化系統(tǒng)的建設、維護和管理，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。2.采取技術(shù)措施，如防火墻、加密算法、身份認證等，防止外部非法入侵和內(nèi)部信息泄露。3.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行安全漏洞掃描和修復，及時處理系統(tǒng)故障和安全事件。4.配合檔案管理部門進行用戶權(quán)限管理，確保用戶只能訪問其授權(quán)范圍內(nèi)的檔案信息。5.制定和實施數(shù)據(jù)備份與恢復計劃，防止檔案信息丟失。（四）各業(yè)務部門1.負責本部門檔案信息的收集、整理和移交，確保檔案信息的真實、準確和完整。2.對本部門員工進行檔案信息化保密教育，督促員工遵守保密制度。3.在使用檔案信息時，嚴格按照授權(quán)范圍進行操作，不得擅自擴大使用范圍或泄露檔案信息。4.配合檔案管理部門和信息技術(shù)部門做好檔案信息化保密工作，及時反饋發(fā)現(xiàn)的問題。（五）員工個人1.嚴格遵守公司檔案信息化保密制度，自覺維護檔案信息的安全和機密性。2.妥善保管個人的賬號和密碼，不得將其轉(zhuǎn)借他人使用。3.在工作中，如發(fā)現(xiàn)檔案信息存在安全隱患或異常情況，應及時報告上級領導和相關(guān)部門。4.未經(jīng)授權(quán)，不得私自復制、傳播或銷毀公司檔案信息。三、檔案信息化系統(tǒng)管理（一）系統(tǒng)建設與選型1.在檔案信息化系統(tǒng)建設過程中，應充分考慮保密需求，選擇具有良好安全性能的軟件和硬件設備。2.對系統(tǒng)開發(fā)商和供應商進行嚴格的資質(zhì)審查，要求其提供保密承諾和安全保障措施。3.在系統(tǒng)設計階段，應明確保密功能和要求，如用戶認證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等。（二）系統(tǒng)安全配置1.信息技術(shù)部門應根據(jù)系統(tǒng)安全策略，對檔案信息化系統(tǒng)進行合理的安全配置，包括但不限于防火墻設置、入侵檢測系統(tǒng)配置、訪問控制列表制定等。2.定期對系統(tǒng)安全配置進行檢查和評估，確保其有效性和適應性。3.對系統(tǒng)中的敏感信息進行加密存儲和傳輸，采用符合國家相關(guān)標準的加密算法。（三）系統(tǒng)訪問控制1.建立嚴格的用戶賬號管理制度，對用戶賬號進行集中管理和統(tǒng)一分配。2.根據(jù)用戶的工作職責和權(quán)限需求，為其授予相應的系統(tǒng)訪問權(quán)限，實現(xiàn)最小化授權(quán)原則。3.對用戶的訪問行為進行審計和記錄，包括登錄時間、操作內(nèi)容、退出時間等，以便及時發(fā)現(xiàn)異常行為。4.定期對用戶賬號進行清理，刪除不再使用或已離職人員的賬號。（四）系統(tǒng)維護與更新1.信息技術(shù)部門應定期對檔案信息化系統(tǒng)進行維護和保養(yǎng)，確保系統(tǒng)的正常運行。2.及時安裝系統(tǒng)安全補丁和更新程序，修復系統(tǒng)漏洞，防止黑客利用漏洞進行攻擊。3.在進行系統(tǒng)升級或改造時，應提前制定詳細的實施方案，并進行充分的測試和風險評估，確保系統(tǒng)的安全性不受影響。四、檔案信息存儲與保管（一）存儲介質(zhì)選擇1.根據(jù)檔案信息的重要性和存儲期限，選擇合適的存儲介質(zhì)，如磁帶、磁盤陣列、光盤等。2.優(yōu)先選用具有加密功能和數(shù)據(jù)備份功能的存儲設備，確保檔案信息的安全存儲。3.對存儲介質(zhì)進行定期檢查和維護，防止介質(zhì)損壞導致檔案信息丟失。（二）存儲環(huán)境要求1.建立專門的檔案信息存儲機房，確保機房環(huán)境安全、穩(wěn)定，具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.對機房的溫度、濕度、電力供應等進行實時監(jiān)測和控制，保證機房環(huán)境符合檔案信息存儲要求。3.在機房內(nèi)設置必要的安全設施，如監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)、報警裝置等，防止未經(jīng)授權(quán)人員進入機房。（三）檔案信息備份1.制定完善的檔案信息備份策略，定期對檔案信息進行備份，備份頻率應根據(jù)檔案信息的重要程度和變化情況確定。2.采用多種備份方式，如全量備份、增量備份、差異備份等，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可恢復性。3.將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置，如異地機房或外部存儲設備，防止因本地災害或故障導致數(shù)據(jù)丟失。4.定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和恢復測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（四）檔案信息存儲期限與銷毀1.根據(jù)國家法律法規(guī)和公司規(guī)定，明確各類檔案信息的存儲期限，并嚴格按照期限進行管理。2.對超過存儲期限的檔案信息，應按照規(guī)定的程序進行銷毀，銷毀過程應進行詳細記錄。3.采用安全可靠的銷毀方式，如物理銷毀（粉碎、焚燒等）或數(shù)據(jù)擦除，確保檔案信息無法恢復。五、檔案信息傳輸與共享（一）傳輸安全1.在檔案信息傳輸過程中，應采用加密技術(shù)，確保信息在網(wǎng)絡傳輸過程中的保密性和完整性。2.對傳輸網(wǎng)絡進行安全防護，如設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部非法網(wǎng)絡攻擊。3.建立傳輸日志記錄機制，對檔案信息的傳輸時間、來源、目的、內(nèi)容等進行詳細記錄，以便進行審計和追蹤。（二）共享管理1.嚴格控制檔案信息的共享范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和共享檔案信息。2.在共享檔案信息時，應明確共享的目的、期限和使用要求，確保共享信息的安全。3.對共享的檔案信息進行加密處理，防止在共享過程中被泄露。4.建立共享信息反饋機制，及時了解共享信息的使用情況和安全狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）遠程訪問管理1.對于需要遠程訪問檔案信息化系統(tǒng)的人員，應進行嚴格的身份認證和授權(quán)管理。2.采用虛擬專用網(wǎng)絡（VPN）等安全技術(shù)，建立安全的遠程訪問通道，確保遠程訪問的安全性。3.對遠程訪問行為進行實時監(jiān)控和審計，防止未經(jīng)授權(quán)的遠程訪問。六、檔案信息化保密培訓與教育（一）培訓計劃制定1.檔案管理部門應根據(jù)公司檔案信息化保密工作的實際情況，制定年度保密培訓計劃。2.培訓計劃應涵蓋不同崗位、不同層次的員工，明確培訓內(nèi)容、培訓方式、培訓時間和培訓師資等。（二）培訓內(nèi)容1.國家相關(guān)法律法規(guī)和公司檔案信息化保密制度，使員工了解保密工作的重要性和法律責任。2.檔案信息化基礎知識，如系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)管理等，提高員工的檔案信息化技能。3.保密意識教育，包括保密意識培養(yǎng)、保密行為規(guī)范等，增強員工的保密意識和責任感。4.安全防范知識，如網(wǎng)絡安全、信息安全等，提高員工的安全防范能力。（三）培訓方式1.定期組織集中培訓，邀請專業(yè)講師或內(nèi)部專家進行授課，系統(tǒng)講解檔案信息化保密知識和技能。2.開展在線培訓，通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡平臺提供培訓課程，方便員工自主學習。3.進行案例分析和模擬演練，通過實際案例分析和模擬保密事件處理，提高員工的應急處理能力和保密意識。（四）培訓效果評估1.建立培訓效果評估機制，通過考試、實際操作、問卷調(diào)查等方式對員工的培訓效果進行評估。2.根據(jù)評估結(jié)果，對培訓內(nèi)容和方式進行調(diào)整和改進，確保培訓效果的有效性。3.將培訓效果納入員工績效考核體系，激勵員工積極參加保密培訓，提高保密意識和技能。七、檔案信息化保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制建立1.成立檔案信息化保密監(jiān)督小組，負責對公司檔案信息化保密工作進行定期監(jiān)督檢查。2.明確監(jiān)督小組的職責和工作流程，確保監(jiān)督工作的有效開展。（二）檢查內(nèi)容1.檔案信息化保密制度的執(zhí)行情況，包括制度落實、操作規(guī)范、人員遵守等方面。2.檔案信息化系統(tǒng)的安全狀況，如系統(tǒng)配置、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等。3.檔案信息的存儲與保管情況，包括存儲介質(zhì)、存儲環(huán)境、備份與恢復等。4.檔案信息的傳輸與共享情況，如傳輸安全、共享管理、遠程訪問等。5.員工的保密意識和行為規(guī)范，如培訓效果、保密行為等。（三）檢查方式1.定期檢查，按照規(guī)定的時間間隔對檔案信息化保密工作進行全面檢查。2.不定期抽查，對重點部門、關(guān)鍵環(huán)節(jié)或存在安全隱患的區(qū)域進行隨機抽查。3.專項檢查，針對特定的檔案信息化項目或保密事件進行專項檢查。（四）問題整改1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，明確整改要求和整改期限。2.責任部門應按照整改通知書的要求，制定詳細的整改方案，并認真組織實施。3.監(jiān)督小組對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底整改。4.對因工作不力導致檔案信息化保密問題的部門和個人，應按照公司規(guī)定進行嚴肅處理。八、檔案信息化保密事件處理（一）事件報告1.一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息化保密事件，相關(guān)人員應立即向部門負責人報告，部門負責人應在規(guī)定時間內(nèi)報告公司檔案信息化保密管理部門。2.報告內(nèi)容應包括事件發(fā)生的時間、地點、經(jīng)過、影響范圍、初步原因分析等。（二）應急處置1.檔案信息化保密管理部門接到報告后，應立即啟動應急處置預案，組織相關(guān)人員進行事件處理。2.采取有效措施，如隔離現(xiàn)場、停止相關(guān)操作、封鎖信息等，防止事件進一步擴大。3.對事件進行調(diào)查和分析，確定事件的性質(zhì)、原因和責任，為后續(xù)處理提供依據(jù)。（三）損失評估1.組織專業(yè)人員對檔案信息化保密事件造成的損失進行評估，包括檔案信息丟失、泄露、篡改等方面的損失。2.評估內(nèi)容應包括直接經(jīng)濟損失、間接經(jīng)濟損失、聲譽損失等，為后續(xù)的賠償和恢復工作提供參考。（四）處理措施1.根據(jù)事件的性質(zhì)和嚴重程度，采取相應的處理措施，如對責任人進行紀律處分、法律追究，對受損檔案信息進行恢復和補救等。2.及時總結(jié)事件教訓，完善檔案信息化保密制度和流程，加強安全防范措施，防止類似事件再次