PAGE檔案室管理制度及規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度及規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、查閱、利用等過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本公司/組織檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理各類檔案，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映本公司/組織各項活動的真實情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄本公司/組織各項活動，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)，提高檔案的使用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本公司/組織各部門形成的各類檔案，定期對檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計和編目。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計。6.定期對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。7.參與本公司/組織重大活動和項目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和準(zhǔn)確。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，按照檔案管理要求，定期將整理好的檔案移交檔案室。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，督促本部門員工及時將辦理完畢的文件材料歸檔。3.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，遵守本公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案庫房的管理工作，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和統(tǒng)計工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全和保密。5.積極參與檔案信息資源的開發(fā)利用，編制檔案參考資料，為公司/組織的決策和管理提供服務(wù)。6.不斷學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識，提高自身業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司/組織有關(guān)的文件、資料。3.本公司/組織對外交往中形成的文件、協(xié)議、合同、信函等材料。4.本公司/組織內(nèi)部各部門之間形成的文件、報告、報表、會議記錄等材料。5.本公司/組織員工個人在工作中形成的具有代表性和保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理。2.對于重要文件和資料，應(yīng)及時進(jìn)行備份，確保檔案的完整性和安全性。3.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性和真實性，不得隨意涂改、偽造。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，進(jìn)行科學(xué)分類和整理。3.便于保管和利用，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等因素，將檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案等類別。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項目結(jié)束后三個月內(nèi)完成歸檔工作。3.會計檔案應(yīng)按照國家有關(guān)會計檔案管理規(guī)定的時間進(jìn)行歸檔。4.聲像檔案、實物檔案應(yīng)隨時收集整理，及時歸檔。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，將整理好的檔案移交檔案室，并填寫檔案移交清單。2.檔案室對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對不符合歸檔要求的檔案，應(yīng)及時退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映本公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織和國家具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管凡是反映本公司/組織一般職能活動，在較長時間內(nèi)對本公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為10年至50年。3.短期保管凡是反映本公司/組織局部職能活動，在較短時間內(nèi)對本公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）保管措施1.檔案庫房建設(shè)檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.檔案裝具采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具，對檔案進(jìn)行分類存放。3.溫濕度控制檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。4.安全防護(hù)檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、報警等安全設(shè)備，配備必要的消防器材，確保檔案的安全。5.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.外單位人員查閱本公司/組織檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及重要檔案或機(jī)密檔案的，還需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的和查閱時間等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)對查閱申請表進(jìn)行審批簽字。3.查閱人持審批后的申請表到檔案室辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上進(jìn)行登記。4.查閱人應(yīng)在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查核對，無誤后在檔案查閱登記簿上注明歸還時間。（三）借閱規(guī)定1.本公司/組織員工因特殊工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（四）利用統(tǒng)計檔案室應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計制度，對檔案的查閱、借閱等利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，定期向上級主管部門報告檔案利用情況。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合本公司/組織的實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的觀點，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的價值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容和價值，確定檔案的保管期限。2.綜合分析法綜合考慮檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面分析，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。3.按照檔案銷毀清冊，對擬銷毀的檔