PAGE學(xué)籍檔案室規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強學(xué)籍檔案的管理，確保學(xué)籍檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本單位學(xué)籍檔案室的所有工作人員以及涉及學(xué)籍檔案查閱、借閱、使用的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，依法管理學(xué)籍檔案。2.集中統(tǒng)一原則：學(xué)籍檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.真實準(zhǔn)確原則：保證學(xué)籍檔案內(nèi)容的真實性和準(zhǔn)確性，如實反映學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷和相關(guān)信息。4.安全保密原則：采取有效措施確保學(xué)籍檔案的安全，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，為需要查閱、借閱檔案的部門和人員提供便利。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)籍檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理本單位的學(xué)籍檔案，對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的收集、歸檔工作，確保檔案材料的齊全、完整。4.建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機管理，提高檔案管理的效率和水平。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。6.按照規(guī)定的程序和要求，為有關(guān)部門和人員提供學(xué)籍檔案的查閱、借閱服務(wù)。7.對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識和技能，不斷提高業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案信息的錄入和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確和完整。5.協(xié)助有關(guān)部門和人員查閱、借閱檔案，提供必要的服務(wù)和幫助。6.定期對檔案進(jìn)行清點和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成的學(xué)籍檔案材料的收集、整理，并及時移交檔案室歸檔。2.按照規(guī)定的程序和要求，向檔案室提出查閱、借閱檔案的申請。3.對本部門查閱、借閱的檔案負(fù)責(zé)保管，不得轉(zhuǎn)借、丟失、篡改檔案內(nèi)容。4.在檔案使用完畢后，及時歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。5.協(xié)助檔案室做好檔案管理工作，提供必要的支持和配合。三、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.學(xué)生入學(xué)登記表、成績單、學(xué)籍卡片、獎懲材料、畢業(yè)登記表等。2.學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍變動材料。3.學(xué)生學(xué)位、學(xué)歷證書發(fā)放及相關(guān)證明材料。4.其他與學(xué)生學(xué)籍有關(guān)的材料。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門學(xué)籍檔案材料的收集工作，確保材料的齊全、完整。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改。3.檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，同一類材料應(yīng)集中在一起，并按時間順序排列。4.檔案材料應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，字跡清晰，書寫工整，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆書寫。5.歸檔的檔案材料應(yīng)編制目錄，注明材料名稱、日期、頁數(shù)等信息，以便于查找和管理。（三）歸檔程序1.各部門在檔案材料收集齊全后，填寫檔案移交清單，將檔案材料移交檔案室。2.檔案室對移交的檔案材料進(jìn)行審核，檢查材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核無誤后，檔案室對檔案材料進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作，并將檔案移交清單存檔。四、檔案整理與編目（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化管理和信息檢索。（二）整理方法1.按照學(xué)籍檔案的類別，將檔案分為學(xué)生基本信息類、成績類、學(xué)籍變動類、獎懲類、畢業(yè)類等。2.對每一類檔案進(jìn)行細(xì)分，如學(xué)生基本信息類可分為入學(xué)登記表、學(xué)籍卡片等；成績類可分為學(xué)期成績單、學(xué)年成績單等。3.對細(xì)分后的檔案材料進(jìn)行排序，按照時間順序或重要程度排列。4.去除檔案材料中的金屬物、訂書釘?shù)龋瑢ζ茡p的檔案材料進(jìn)行修補或復(fù)制。5.對整理好的檔案材料進(jìn)行裝訂，采用線裝或膠裝的方式，確保檔案的牢固和整齊。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄等。2.案卷目錄應(yīng)注明案卷號、題名、年度、保管期限、密級等信息。3.卷內(nèi)目錄應(yīng)注明順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等信息。4.檔案目錄應(yīng)采用計算機打印或手工填寫的方式，字跡清晰，格式規(guī)范。5.檔案目錄應(yīng)定期更新，確保與檔案實際情況相符。五、檔案保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮的房間作為檔案保管場所。2.檔案室應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、防潮設(shè)備等，確保檔案的安全保管。3.檔案室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。（二）保管方式1.檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類排列。2.檔案應(yīng)直立存放，不得倒置或橫放，避免檔案變形或損壞。3.對重要的檔案應(yīng)采取備份保管的方式，如采用電子備份或異地存放等方式，防止檔案丟失或損壞。（三）保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修補或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱，防止檔案信息泄露。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱學(xué)籍檔案的部門和人員，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室。2.檔案室對查閱申請表進(jìn)行審核，符合查閱規(guī)定的，予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案室指定的地點進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出檔案室。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、抽取、撤換檔案材料。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱學(xué)籍檔案的部門和人員，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室。2.檔案室對借閱申請表進(jìn)行審核，符合借閱規(guī)定的，予以批準(zhǔn)，并與借閱人員簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)持檔案借閱協(xié)議到檔案室辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、丟失、篡改檔案內(nèi)容。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案室申請辦理延期手續(xù)。6.借閱人員歸還檔案時，檔案室應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）查閱、借閱記錄1.檔案室應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記制度，對查閱、借閱檔案的人員、時間、內(nèi)容、目的等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.查閱、借閱登記記錄應(yīng)妥善保管，保存期限不少于[X]年。3.查閱、借閱登記記錄應(yīng)定期進(jìn)行整理和分析，以便于掌握檔案的利用情況，為檔案管理工作提供參考。七、檔案統(tǒng)計與利用（一）統(tǒng)計工作1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠。3.檔案統(tǒng)計工作應(yīng)采用計算機管理，提高統(tǒng)計工作的效率和水平。（二）利用分析1.檔案室應(yīng)定期對檔案的利用情況進(jìn)行分析，了解檔案的利用需求和利用效果。2.根據(jù)檔案利用分析結(jié)果，制定改進(jìn)措施，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。3.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等工作提供服務(wù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅持全面的歷史觀點，從檔案的形成背景、內(nèi)容、價值等方面進(jìn)行綜合分析。2.遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案鑒定工作的合法性和規(guī)范性。3.充分考慮檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值，科學(xué)合理地確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的形成時間、來源、內(nèi)容、價值等因素。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合實際情況，確定檔案的保管期限。3.對已到保管期限的檔案進(jìn)行重點審查，判斷其是否仍有保存價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，報單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案室編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.檔案銷毀清冊應(yīng)一式兩份，一份由檔案室留存，一份報單位領(lǐng)導(dǎo)備案。4.按照檔案銷毀清冊，對擬銷毀的檔案進(jìn)行清