PAGE合作社檔案管理規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強本合作社檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、使用和保護，充分發(fā)揮檔案在合作社經(jīng)營管理、生產(chǎn)發(fā)展等方面的作用，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于本合作社及所屬各部門在各項活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則合作社檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和科學(xué)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映合作社各項活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理合作社在經(jīng)營管理、生產(chǎn)活動等過程中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）管理職責1.綜合管理部門職責負責制定和完善合作社檔案管理制度，并組織實施。集中統(tǒng)一管理合作社各類檔案，進行檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見。負責檔案庫房的管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求。組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理。對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。2.各部門職責負責本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的真實、完整、準確。明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案管理的日常工作，并接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。按照檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案移交綜合管理部門集中管理。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案合作社設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件材料，包括章程、登記證書、營業(yè)執(zhí)照等。合作社內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。合作社會議記錄、紀要、決議等材料。合作社工作計劃、總結(jié)、報告等文件。合作社人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、考核等材料。合作社財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。合作社合同檔案，包括采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。合作社對外宣傳材料、榮譽證書等。2.生產(chǎn)經(jīng)營類檔案合作社種植、養(yǎng)殖等生產(chǎn)活動的規(guī)劃、方案、記錄等材料。農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)過程中的技術(shù)資料，如種植技術(shù)、養(yǎng)殖技術(shù)、病蟲害防治等。農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告、認證文件等。合作社農(nóng)資采購、使用記錄，農(nóng)機具使用記錄等。農(nóng)產(chǎn)品銷售記錄，包括銷售合同、訂單、發(fā)票、客戶信息等。市場調(diào)研分析報告，包括市場需求、價格走勢、競爭對手等情況。3.科技研發(fā)類檔案合作社開展的科研項目立項文件、研究報告、實驗記錄等。新技術(shù)、新品種引進、試驗、示范、推廣等相關(guān)材料。科技成果鑒定、驗收、獎勵等文件。4.其他類檔案與合作社相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件等。合作社收到的各類信件、函件、傳真等。合作社參與的各類培訓(xùn)、學(xué)習、交流活動的相關(guān)材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍，及時收集本部門在各項活動中形成的檔案材料。2.檔案材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合耐久性要求。3.對收集到的檔案材料，應(yīng)進行初步整理，區(qū)分不同類別和保管期限，便于后續(xù)集中整理。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等因素，將檔案分為行政管理類、生產(chǎn)經(jīng)營類、科技研發(fā)類等類別，每個類別下再根據(jù)具體情況細分若干二級類目。2.編號為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，可采用年度類別順序號的方式進行編號。例如：2023XZ001，表示2023年行政管理類的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。通過檔案目錄，能夠快速了解檔案的基本信息，方便查詢利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的裝訂材料。三、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管反映合作社主要職能活動和歷史面貌的，對合作社有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如合作社章程、重要會議記錄、重大合同協(xié)議、財務(wù)審計報告等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為定期保管。如一般的行政管理文件、生產(chǎn)經(jīng)營活動記錄等，保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀。（二）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間，配備必要的消防器材和溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備。2.檔案架應(yīng)排列整齊，標識清晰，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)按照類別、保管期限、編號順序依次上架存放。3.定期對檔案庫房進行檢查，檢查檔案的存放狀況、庫房環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，檔案管理人員進入庫房時應(yīng)做好登記。（三）檔案保護1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防潮、防蟲、防火、防盜等保護措施。定期對檔案進行清點、核對，發(fā)現(xiàn)破損、褪色等情況及時修復(fù)或復(fù)制。2.對電子檔案應(yīng)采取備份存儲、防病毒、防黑客攻擊等措施，確保電子檔案的安全。電子檔案應(yīng)定期進行遷移和格式轉(zhuǎn)換，以適應(yīng)技術(shù)發(fā)展和存儲設(shè)備更新的需要。3.對特殊載體檔案，如照片、錄音、錄像等，應(yīng)根據(jù)其特點進行專門的保管和保護，確保其內(nèi)容的完整性和可讀性。四、檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和合作社的相關(guān)規(guī)定，不得損害國家利益、合作社利益和他人合法權(quán)益。2.服務(wù)優(yōu)先原則檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足合作社經(jīng)營管理、生產(chǎn)發(fā)展、決策支持等工作的需要，為合作社的發(fā)展提供有力支持。3.規(guī)范有序原則建立健全檔案利用制度，規(guī)范檔案利用流程，確保檔案利用工作有序進行。（二）利用方式1.查閱合作社內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱合作社外部單位或個人因特殊需要借閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)合作社負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容，按時歸還檔案。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進行復(fù)制，并對復(fù)制件進行核對和登記。復(fù)制件應(yīng)加蓋“與原件核對無誤”印章，并由檔案管理人員和申請人簽字確認。（三）利用登記對檔案利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、復(fù)制內(nèi)容及份數(shù)等。檔案利用登記應(yīng)長期保存，以備查詢。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值、現(xiàn)實利用情況等因素，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，可延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)合作社負責人批準后，方可進行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行，銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，實現(xiàn)檔案信息資源的共享利用。（二）數(shù)字化處理1.對重要檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案保存和利用的要求。2.對數(shù)字化檔案進行圖像處理，確保圖像清晰、完整、可讀。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機檢索和管理。（三）信息化安全管理1.建立健