PAGE文史檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織文史檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高公司/組織的管理水平和工作效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及全體員工在文史檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的歷史活動(dòng)和工作實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與公司/組織相關(guān)的各類(lèi)文史檔案，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的質(zhì)量和管理的科學(xué)性。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織的文史檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織的文史檔案，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作，定期對(duì)各部門(mén)檔案管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。5.組織開(kāi)展檔案編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策和發(fā)展提供參考依據(jù)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)的檔案管理工作，明確檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)限。2.負(fù)責(zé)收集、整理本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，并定期移交至檔案管理部門(mén)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作，配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案利用服務(wù)。4.嚴(yán)格遵守公司/組織的檔案管理制度，確保本部門(mén)檔案的安全和完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案事業(yè)，遵守檔案管理工作紀(jì)律，具備良好的職業(yè)道德和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。4.保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案的安全和完整，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、偽造檔案。5.對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及時(shí)提出改進(jìn)建議，為公司/組織的檔案管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織成立以來(lái)的各類(lèi)文件、會(huì)議記錄、決議、報(bào)告、通知、函件等。2.公司/組織的發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.公司/組織的規(guī)章制度、章程、合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔等。4.公司/組織的人事檔案、工資福利檔案、培訓(xùn)檔案等。5.公司/組織的財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案、稅務(wù)檔案等。6.公司/組織的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)等方面的檔案。7.公司/組織的對(duì)外宣傳資料、榮譽(yù)證書(shū)、獲獎(jiǎng)記錄等。8.其他與公司/組織相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的檔案材料收集齊全、完整，不得遺漏。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對(duì)重要的檔案材料應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全性和可靠性。4.檔案材料的收集應(yīng)遵循自然形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.保持文件材料的完整性，不得隨意拆卷、合并或涂改文件內(nèi)容。3.便于檔案的保管和利用，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（四）整理方法1.分類(lèi)：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案等類(lèi)別。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂應(yīng)采用線(xiàn)裝或膠裝的方式，不得使用金屬釘或塑料夾。四、檔案鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀(guān)點(diǎn)，從公司/組織的整體利益出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。3.鑒定工作應(yīng)遵循嚴(yán)格的程序和方法，確保鑒定結(jié)果的客觀(guān)性和公正性。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類(lèi)檔案或相關(guān)資料進(jìn)行比較分析，評(píng)估檔案的獨(dú)特性和重要性，從而確定其保存價(jià)值。3.效益評(píng)估法：從檔案對(duì)公司/組織的決策、管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、文化傳承等方面的作用和效益出發(fā)，評(píng)估檔案的保存價(jià)值。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限一般為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限一般為5年以下。（四）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員及檔案管理人員組成。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐件審查，提出初步鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)初步鑒定意見(jiàn)進(jìn)行集體討論，形成最終鑒定結(jié)論。4.填寫(xiě)檔案鑒定表，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。5.將鑒定結(jié)果通知相關(guān)部門(mén)，對(duì)需要銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲(chóng)藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、保管期限、年度等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.對(duì)珍貴檔案或易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制、修復(fù)、裱糊等，以延長(zhǎng)檔案的使用壽命。（三）檔案保管期限調(diào)整1.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)公司/組織的發(fā)展和檔案的實(shí)際利用情況進(jìn)行定期調(diào)整。2.對(duì)保管期限已滿(mǎn)但仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新鑒定其保管期限，并辦理延長(zhǎng)保管期限的手續(xù)。3.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、檔案設(shè)備、檔案人員的安全管理。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高檔案人員的安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在突發(fā)情況下能夠迅速、有效地保護(hù)檔案的安全。六、檔案統(tǒng)計(jì)與檢索（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類(lèi)、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等工作情況。3.檔案的借閱、歸還、銷(xiāo)毀等情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.采用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提高統(tǒng)計(jì)工作的效率和準(zhǔn)確性。3.定期向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，及時(shí)反映公司/組織檔案管理工作的情況。（三）檢索工具1.編制檔案目錄、索引、指南等檢索工具，方便檔案的查找和利用。2.建立檔案信息化檢索系統(tǒng)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢(xún)。3.加強(qiáng)對(duì)檢索工具的維護(hù)和更新，確保檢索工具的準(zhǔn)確性和完整性。七、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)提供檔案利用服務(wù)，保障公司/組織和社會(huì)公眾的合法權(quán)益。2.遵循保密原則，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止信息泄露。3.堅(jiān)持方便利用的原則，簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案。2.公司/組織員工因個(gè)人需要查閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織檔案管理部門(mén)同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)依法查閱公司/組織檔案，須出具相關(guān)證明文件，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，須填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外單位查閱檔案，須提前向公司/組織檔案管理部門(mén)提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱目的、范圍、時(shí)間等信息，并經(jīng)公司/組織相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱檔案，須出具單位介紹信、工作證等有效證明文件，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。4.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。如需復(fù)制檔案，須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。（四）利用反饋1.檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)了解檔案利用情況，并對(duì)利用效果進(jìn)行跟蹤反饋。2.對(duì)檔案利用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分析和總結(jié)，并采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，提高檔案管理工作的質(zhì)量和服務(wù)水平。八、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀范圍1.已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案。2.經(jīng)鑒定確認(rèn)為重復(fù)、無(wú)效或錯(cuò)誤的檔案。3.因保管不善導(dǎo)致?lián)p壞、變質(zhì)且無(wú)法修復(fù)的檔案。（二）銷(xiāo)毀程序1.由檔案管理部門(mén)提出檔案銷(xiāo)毀清單，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，并經(jīng)檔案鑒定小組審核確認(rèn)。2.將檔案銷(xiāo)毀清單報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并有專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。4.對(duì)銷(xiāo)毀的檔案應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，注明銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。5.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)將檔案銷(xiāo)毀清單及相關(guān)記錄妥善保存，以備查考。