PAGE單位檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強單位檔案室管理，有效保護和利用檔案資源，提高檔案管理工作的規(guī)范化、科學化水平，依據國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內部各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則單位檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實性原則檔案應如實反映單位各項工作的真實情況，不得篡改、偽造檔案內容。3.完整性原則全面收集、整理單位在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為單位各項工作提供及時、有效的檔案信息服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案室設置單位設立獨立的檔案室，配備專職檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護設施，確保檔案的安全保存。（二）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全單位檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管單位各類檔案，定期對檔案進行鑒定、統(tǒng)計和編目，確保檔案的完整、準確和安全。3.開展檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，提高檔案利用效率和服務水平。4.負責檔案的查閱、借閱、利用等服務工作，按照規(guī)定提供檔案信息，為單位各項工作提供支持。5.對單位各部門的檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查，組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全員檔案意識。6.參與單位重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和規(guī)范整理。7.做好檔案的移交和接收工作，按照規(guī)定向有關部門或單位移交檔案。8.完成單位領導交辦的其他檔案管理工作任務。（三）檔案管理人員職責1.認真學習和掌握國家檔案法律法規(guī)和業(yè)務知識，不斷提高自身業(yè)務素質和工作能力。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復和復制，確保檔案的安全完整。4.負責檔案信息的錄入、存儲和維護，建立健全檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，嚴格控制檔案的流向和使用范圍，確保檔案的安全保密。6.對歸還的檔案進行認真核對和檢查，并及時上架歸位。7.定期對檔案管理工作進行總結和分析，提出改進措施和建議，不斷提高檔案管理工作水平。8.協(xié)助單位各部門做好文件材料的收集、整理和歸檔工作，提供檔案業(yè)務咨詢和指導服務。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類單位檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等幾大類，每大類下再根據檔案內容和形成特點進行細分。具體分類如下：1.文書檔案上級文件：包括上級機關下發(fā)的各類文件、通知、指示等。本單位文件：本單位制發(fā)的各類文件、報告、請示、批復等。會議文件：單位各類會議形成的文件材料，如會議通知、議程、紀要、決議等。工作計劃與總結：單位各部門及年度工作計劃、總結、匯報材料等。統(tǒng)計報表：單位各項工作的統(tǒng)計報表、數據資料等。其他文書：除上述之外的其他文書材料，如簡報、信息、大事記等。2.科技檔案科研項目檔案：單位承擔科研項目過程中形成的各類文件材料，包括項目立項報告、研究方案、實驗數據、研究成果等。工程建設檔案：單位工程建設項目從規(guī)劃、設計、施工到竣工驗收全過程形成的文件材料，如工程圖紙、施工記錄、竣工驗收報告等。設備儀器檔案：單位購置的各類設備儀器的說明書、操作規(guī)程、維修記錄、驗收報告等文件材料。3.會計檔案會計憑證：單位在經濟業(yè)務活動中取得或填制的，用以記錄和證明經濟業(yè)務發(fā)生或完成情況的原始憑證和記賬憑證。會計賬簿：單位按照會計科目開設賬戶，由具有一定格式、相互聯(lián)系的賬頁所組成，用來序時、分類地全面記錄和反映各項經濟業(yè)務的簿籍。財務報告：單位對外提供的反映單位某一特定日期財務狀況和某一會計期間經營成果、現金流量的文件。其他會計資料：如銀行對賬單、稅務報表、財務審計報告等。4.人事檔案員工履歷材料：員工個人基本情況登記表、履歷表、學歷學位證書、工作經歷證明等?？己瞬牧希簡T工年度考核、績效考核、獎懲情況等材料。培訓材料：員工參加各類培訓的培訓記錄、結業(yè)證書等。工資福利材料：員工工資發(fā)放表、福利待遇審批表等。職務任免材料：員工職務任免文件、任免審批表等。黨團組織材料：員工入黨、入團申請書、轉正申請書、黨團關系證明等。其他人事材料：如員工體檢報告、離職證明等。5.業(yè)務檔案市場營銷檔案：市場調研資料、營銷策劃方案、客戶信息、銷售合同等。生產管理檔案：生產計劃、生產記錄、質量檢驗報告、設備維護記錄等。質量管理檔案：質量體系文件、質量認證資料、質量事故處理記錄等。物資管理檔案：物資采購計劃、采購合同、庫存盤點記錄、物資出入庫憑證等。其他業(yè)務檔案：根據單位業(yè)務特點形成的其他各類業(yè)務檔案。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用“年度類別流水號”的結構，具體如下：1.年度：用四位阿拉伯數字表示檔案形成的年份，如“2023”。2.類別：用大寫英文字母表示檔案的類別，如“WS”表示文書檔案，“KJ”表示科技檔案，“KZ”表示會計檔案，“RS”表示人事檔案，“YW”表示業(yè)務檔案。3.流水號：用五位阿拉伯數字表示同一類別檔案的順序號，從“00001”開始依次編號。例如，一份2023年形成的文書檔案中的第123份文件，其編號為“2023WS00123”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍單位各部門應按照檔案管理要求，及時收集本部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質文件、電子文件、圖表、聲像資料等。具體收集范圍如下：1.上級文件：上級機關下發(fā)的與本單位工作相關的各類文件、通知、指示、批復等。2.本單位文件：本單位制發(fā)的各類文件、報告、請示、批復、會議紀要、工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等。3.會議文件：單位組織召開的各類會議形成的文件材料，如會議通知、議程、紀要、決議、發(fā)言材料等。4.業(yè)務文件：單位各業(yè)務部門在開展業(yè)務活動過程中形成的文件材料，如業(yè)務合同、協(xié)議、項目方案、工作記錄、調研報告、客戶資料等。5.科技文件：單位在科研、工程建設、設備儀器管理等方面形成的文件材料，如科研項目立項報告、研究方案、實驗數據、研究成果、工程圖紙、施工記錄、設備說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。6.人事文件：單位人事管理工作中形成的文件材料，如員工履歷表、考核材料、培訓記錄、工資福利材料、職務任免文件黨團關系證明等。7.會計文件：單位財務會計工作中形成的文件材料，如會計憑證、會計賬簿、財務報告、稅務報表、審計報告等。8.其他文件：單位在行政管理、后勤保障、文化建設等方面形成的具有保存價值的文件材料，如規(guī)章制度、工作簡報、大事記、榮譽證書、照片、錄音、錄像等。（二）收集要求1.及時性：各部門應在文件材料形成后及時收集，確保檔案的完整性和時效性。2.完整性：收集的文件材料應齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，不得遺漏重要內容。3.準確性：收集的文件材料應真實準確，不得篡改、偽造文件內容。4.規(guī)范性：文件材料應符合國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，格式規(guī)范、字跡清晰、簽字蓋章齊全。（三）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，并區(qū)分不同價值進行整理。整理工作包括分類、裝訂、編目、裝盒等環(huán)節(jié)。1.分類：按照檔案分類方案對收集的文件材料進行分類，確保同一類別的文件集中在一起。2.裝訂：對紙質文件進行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保文件整齊牢固。3.編目：編制檔案目錄，包括檔號、文號、題名、日期、保管期限、密級等項目，以便于檔案的檢索和查詢。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔號、年度、類別、起止件號等信息。五、檔案的保管（一）保管條件檔案室應具備良好的保管條件，確保檔案的安全保存。具體要求如下：1.溫度與濕度：溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.防火：檔案室應配備防火設施，如滅火器、消防栓等，并定期進行檢查和維護。3.防潮：檔案室應采取防潮措施，如安裝除濕設備、放置干燥劑等，防止檔案受潮霉變。4.防蟲：檔案室應采取防蟲措施，如放置防蟲藥品、定期進行消毒等，防止檔案被蟲蛀。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管：凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映本單位一般工作活動，在較長時間內對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映本單位局部工作活動，在較短時間內對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年至15年。（三）檔案清查檔案室應定期對檔案進行清查，確保檔案的數量、質量和保管狀況。清查工作每年進行一次，清查內容包括檔案的數量、保管期限、密級、存放位置等。清查結果應形成報告，對發(fā)現的問題及時進行處理。（四）檔案鑒定檔案室應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價值。鑒定工作由檔案室會同有關部門組成鑒定小組進行，鑒定結果應形成鑒定報告，報單位領導審批。對失去保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則檔案利用應遵循保密、合法、合理、及時的原則，在確保檔案安全的前提下，為單位各項工作提供有效服務。（二）利用方式檔案利用方式主要包括查閱、借閱、復制等。1.查閱：因工作需要查閱檔案的，查閱人員應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案室查閱檔案。查閱檔案時，應在檔案室指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人員應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間、歸還時間等信息，經所在部門負責人和檔案室負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案時，應按照規(guī)定的期限歸還，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員不得擅自將檔案轉借他人或用于其他用途。3.復制：因工作需要復制檔案的，復制人員應填寫《檔案復制申請表》，注明復制目的、復制內容、復制份數等信息，經所在部門負責人和檔案室負責人審批后，到檔案室辦理復制手續(xù)。復制檔案應使用檔案室提供的設備和材料，確保復制質量。復制的檔案應加蓋檔案室印章，并按照規(guī)定進行登記。（三）利用登記檔案室應對檔案利用情況進行詳細登記，登記內容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、利用內容、查閱或借閱期限、歸還日期等信息。檔案利用登記應及時、準確、完整，以便于對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。（四）利用監(jiān)督檔案室應加強對檔案利用過程的監(jiān)督，確保檔案利用符合規(guī)定要求。在檔案利用過程中，如發(fā)現查閱、借閱人員有違反檔案管理制度的行為，應及時制止并報告單位領導。對造成檔案損壞、丟失、泄密等事故的，應依法追究相關人員的責任。七、檔案的數字化管理（一）數字化范圍單位應逐步推進檔案數字化管理工作，對具有保存價值的檔案進行數字化處理。數字化范圍包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等各類檔案。（二）數字化流程檔案數字化工作應按照以下流程進行：1.檔案整理：對需要數字化的檔案進行整理，包括分類、編號、編目等，確保檔案整理規(guī)范、有序。2.掃描錄入：使用專業(yè)的掃描設備對檔案進行掃描，將紙質檔案轉化為電子圖像。掃描分辨率應不低于300dpi，圖像格式應為JPEG或TIFF等。掃描后的電子圖像應進行質量檢查，確保圖像清晰、完整、可讀。3.圖像處理：對掃描后的電子圖像進行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏、拼接等，提高圖像質量。4.數據掛接：將處理后的電子圖像與檔案目錄數據進行掛接，建立電子檔案與紙質檔案的對應關系，確保電子檔案的準確性和完整性。5.存儲備份：將數字化后的檔案數據存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行定期備份，防止數據丟失。存儲設備應具備冗余備份功能，備份數據應異地存放。6.系統(tǒng)建設：建立檔案數字化管理系統(tǒng)，實現檔案的檢索、查詢、利用等功能。檔案數字化管理系統(tǒng)應具備權限管理、安全審計、數據加密等功能，確保檔案信息的安全保