PAGE檔案局檔案管理各項制度一、總則（一）目的為加強本檔案局檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各科室在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則。本局檔案工作實行統(tǒng)一領導，各科室負責本科室檔案的收集、整理和初步保管，局檔案管理部門負責集中統(tǒng)一管理全局檔案。2.真實性、完整性原則。確保檔案內(nèi)容真實反映本局各項工作活動，全面收集、整理各類檔案，保證檔案的完整無缺。3.保密性、安全性原則。嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，加強檔案保密管理，確保檔案信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.便于利用原則。檔案管理工作應充分考慮檔案利用需求，優(yōu)化檔案整理和保管方式，提高檔案利用效率，為本局各項工作提供有效服務。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理領導小組成立以局主要領導為組長，各分管領導為副組長，各科室負責人為成員的檔案管理領導小組。負責審定檔案管理工作規(guī)劃、制度和標準，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，監(jiān)督檢查檔案管理工作落實情況。（二）檔案管理部門本局設立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員。檔案管理部門職責如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本局檔案管理規(guī)章制度并組織實施。2.負責全局各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編號、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進行數(shù)字化存儲和管理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。4.定期對檔案進行鑒定，提出檔案保管期限調(diào)整和銷毀意見，經(jīng)批準后組織實施檔案銷毀工作。5.負責檔案庫房的日常管理，確保檔案庫房的安全、衛(wèi)生和溫濕度適宜，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。6.開展檔案利用服務工作，為本局各科室及社會有關(guān)單位和個人提供檔案查閱、借閱、復制等服務，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全局人員的檔案意識和業(yè)務水平。8.參與本局重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和準確。（三）各科室職責各科室負責本科室檔案的形成、積累和初步整理工作，并指定專人負責檔案管理。具體職責如下：1.負責本科室在各項工作活動中形成的文件材料的收集、整理和歸檔，確保文件材料齊全、完整、準確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本科室整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀、利用等工作，提供相關(guān)檔案利用需求和利用反饋信息。4.負責本科室兼職檔案人員的業(yè)務培訓和指導，提高本科室檔案管理水平。三、檔案收集（一）收集范圍本局檔案收集范圍包括以下各類文件材料：1.本局制定的各種政策文件、法規(guī)性文件、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、總結(jié)報告等。2.本局召開的各類會議文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、記錄等。3.本局開展的各項業(yè)務工作文件材料，如項目申報、審批、實施、驗收等過程中形成的文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙等。4.本局與上級機關(guān)、其他單位的往來文件，包括請示、報告、批復、函件等。5.本局機構(gòu)設置、人員編制、干部任免、職工獎懲等方面的文件材料。6.本局財務預算、決算、審計等方面的文件材料。7.本局舉辦的各類活動、培訓、宣傳等工作中形成的文件材料。8.本局重要設備、儀器的購置、使用、維護等方面的文件材料。9.本局獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案的相關(guān)材料。10.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各科室應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本科室在工作活動中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應字跡清晰、紙張完好，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料書寫。對于破損、褪色的文件材料，應及時進行修復或復制。3.收集的電子文件應確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行存儲和備份。電子文件應與紙質(zhì)文件同步收集，實行雙套制管理。4.各科室在工作活動結(jié)束后，應及時將整理好的文件材料移交至檔案管理部門，不得積壓或擅自銷毀。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標準本局檔案采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法進行整理。1.年度：按照文件材料形成的年度進行分類，每年形成的檔案單獨排列。2.機構(gòu)（問題）：根據(jù)本局內(nèi)部機構(gòu)設置或業(yè)務職能，將檔案分為不同的類別，如綜合類、業(yè)務類、人事類、財務類等。在每個類別下，再根據(jù)具體問題進一步細分。3.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。（三）整理方法1.文書檔案整理對收集到的文件材料進行分類、排序，按照文件的重要程度和時間順序排列。對每份文件進行編號，編號應保持唯一性和系統(tǒng)性。編制文件目錄，目錄應包括文件編號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。對文件進行裝訂，去除文件上的金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，確保文件整齊、牢固。按照分類方案將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背上填寫相應的項目，如年度、機構(gòu)（問題）、保管期限、起止件號等。2.科技檔案整理按照項目或課題進行分類，每個項目或課題下的文件材料按照其形成的階段和性質(zhì)進行排序。對項目或課題文件材料進行編號，編號應體現(xiàn)項目或課題的唯一性和系統(tǒng)性。編制項目或課題文件目錄，目錄應包括文件編號、題名、日期、責任者、頁號等項目。對項目或課題中的圖紙、圖表等進行單獨整理，標注圖號、圖名、比例尺等信息，并與文字材料建立對應關(guān)系。將整理好的項目或課題檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背上填寫相應的項目，如項目名稱、年度、保管期限、起止件號等。3.會計檔案整理按照會計年度對會計憑證、會計賬簿、財務報告等進行分類整理。對會計憑證進行編號，按照記賬憑證的順序排列，每本憑證應加具封面，注明單位名稱、年度、月份、起止日期、憑證種類、起止號碼等信息。對會計賬簿進行整理，包括總賬、明細賬、日記賬等，在賬簿封面注明單位名稱、賬簿名稱、年度等信息。對財務報告進行整理，按照年度裝訂成冊，在報告封面注明單位名稱、年度、報告名稱等信息。將整理好的會計檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背上填寫相應的項目，如年度、保管期限、起止件號等。五、檔案保管（一）保管場所本局設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備良好的安全防護設施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應符合以下要求：1.庫房應選擇干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點，遠離易燃、易爆物品存放區(qū)和水源地。2.庫房應安裝防火門、防盜門窗、監(jiān)控設備、消防器材等安全設施，并定期進行檢查和維護，確保設施完好有效。3.庫房內(nèi)應配備溫濕度調(diào)節(jié)設備，保持庫房內(nèi)溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。4.庫房內(nèi)應設置檔案架（柜），檔案架（柜）應排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案架（柜）應堅固耐用，符合檔案保管要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應按照分類方案和編號順序上架存放，檔案架（柜）應標明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。2.電子檔案應按照存儲介質(zhì)和存儲位置進行分類管理，建立電子檔案存儲目錄，確保電子檔案的存儲安全和可檢索性。電子檔案應定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應分別存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.實物檔案應根據(jù)實物的性質(zhì)和特點，采用相應的保管方式，如陳列、封裝保存等。實物檔案應注明名稱、來源、日期、保管期限等信息，并建立實物檔案清單。（三）保管期限檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值確定，具體如下：1.永久保管的檔案：凡是反映本局主要職能活動和基本歷史面貌的，對本局工作、國家建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。如本局制定的重要政策文件、法規(guī)性文件、重大項目檔案、機構(gòu)沿革檔案等。2.長期保管的檔案：凡是反映本局一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本局工作有查考利用價值的檔案，應列為長期保管。保管期限為16年至50年。如本局一般性業(yè)務文件、年度工作計劃和總結(jié)、人事檔案等。3.短期保管的檔案：凡是反映本局臨時性工作活動，在較短時間內(nèi)對本局工作有參考價值的檔案，應列為短期保管。保管期限為15年以下。如本局臨時性會議文件、一般性報表等。（四）檔案保管期限的調(diào)整檔案保管期限應根據(jù)檔案的實際價值和利用需求進行定期調(diào)整。檔案管理部門應每年對檔案進行一次全面檢查，對保管期限即將到期的檔案進行重新鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果調(diào)整檔案保管期限。對于已失去保存價值的檔案，應按照規(guī)定程序進行銷毀。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務科室負責人和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負責對本局檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀意見。（二）鑒定標準檔案鑒定應依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本局實際情況，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，判斷檔案的保存價值。具體鑒定標準如下：1.反映本局主要職能活動和基本歷史面貌的檔案，具有重要查考利用價值的，應列為永久保管檔案。2.反映本局一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本局工作有查考利用價值的檔案，應列為長期保管檔案。3.反映本局臨時性工作活動，在較短時間內(nèi)對本局工作有參考價值的檔案，應列為短期保管檔案。4.已過保管期限，且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進行清查，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定標準，對需要鑒定的檔案進行逐卷（件）審查，提出初步鑒定意見。3.檔案鑒定小組召開鑒定會議，對初步鑒定意見進行討論和審議，形成最終鑒定意見。4.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的最終鑒定意見，對檔案保管期限進行調(diào)整，并將鑒定結(jié)果書面報告檔案管理領導小組。七、檔案銷毀（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應按照規(guī)定程序進行銷毀。銷毀范圍包括已過保管期限的檔案、重復文件、無查考利用價值的文件等。（二）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定小組的鑒定意見，編制檔案銷毀清單，清單應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等項目。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字后，報檔案管理領導小組審批。3.檔案管理領導小組審批通過后，檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。檔案銷毀應在指定的地點進行，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中應進行現(xiàn)場監(jiān)督，由監(jiān)銷人員和銷毀人員在檔案銷毀清單上簽字確認。4.檔案銷毀工作結(jié)束后，檔案管理部門應將檔案銷毀清單歸檔保存，作為檔案銷毀的憑證。八、檔案利用（一）利用范圍本局各科室及社會有關(guān)單位和個人因工作需要，可按照規(guī)定查閱、借閱、復制本局檔案。查閱、借閱、復制檔案應遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本局檔案管理制度，確保檔案信息安全。（二）利用手續(xù)1.本局各科室查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱檔案的名稱、文號、日期、利用目的等信息，經(jīng)科室負責人簽字后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對申請表進行審核，符合規(guī)定的，予以辦理查閱或借閱手續(xù)，并提供相應的檔案。查閱檔案一般應在檔案管理部門指定的場所進行，如需借出檔案，借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.社會有關(guān)單位和個人查閱、借閱本局檔案，應持有單位介紹信或個人有效身份證件，填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱檔案的名稱、文號、日期、利用目的等信息，經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字后，報檔案管理領導小組審批。審批通過后，按照本局檔案利用規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。4.查閱、借閱檔案人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借或擅自復制檔案。如需復制檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記和收費。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記。登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名或單位名稱、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、歸還日期等信息。檔案利用登記應定期進行統(tǒng)計和分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立本局檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對本局紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的圖像應進行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲為PDF文件格式。2.數(shù)據(jù)錄入對掃描后的檔案圖像進行數(shù)據(jù)錄入，錄入內(nèi)容包括文件編號、文號、責任者、題名、日期、頁號、保管期限等信息。數(shù)據(jù)錄入應準確無誤，確保與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.掛接上傳將錄入好的數(shù)據(jù)與掃描圖像進行掛接，并上傳至檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電