PAGE檢測單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強檢測單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在檢測工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檢測單位各部門及全體員工在檢測業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導，由單位綜合檔案室負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映檢測工作的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集與檢測業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便員工查閱和利用檔案。二、檔案管理職責（一）綜合檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案基礎(chǔ)工作，確保檔案的質(zhì)量。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，提高檔案查詢利用效率。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案實體安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，做好檔案的統(tǒng)計工作。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。7.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責1.各部門負責人為本部門檔案管理工作的第一責任人，負責組織本部門人員做好檔案的收集、整理、移交等工作。2.各部門應(yīng)指定專人負責檔案管理工作，負責本部門日常檔案的收集、整理、保管，并定期向綜合檔案室移交檔案。3.各部門在業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求及時整理歸檔，確保檔案的完整和準確。4.積極配合綜合檔案室做好檔案的查詢、利用等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.認真做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案工作質(zhì)量。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，做好檔案借閱登記和歸還工作，防止檔案丟失和損壞。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。5.保守檔案機密，維護檔案安全，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.檢測業(yè)務(wù)文件：包括檢測任務(wù)委托書、檢測方案、原始記錄、檢測報告、審核記錄等。2.儀器設(shè)備檔案：儀器設(shè)備購置合同、驗收報告、使用說明書、操作規(guī)程、維修記錄、校準證書等。3.人員檔案：員工個人基本信息、學歷證書、資格證書、培訓記錄、業(yè)績考核等。4.質(zhì)量體系文件：質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導書、質(zhì)量記錄表格等。5.行政管理文件：上級文件、本單位文件、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)等。6.其他文件：與檢測業(yè)務(wù)相關(guān)的技術(shù)資料、科研成果、對外合作協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、排列有序、編號規(guī)范、裝訂整齊。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別進行分類，如檢測業(yè)務(wù)檔案、儀器設(shè)備檔案、人員檔案、質(zhì)量體系檔案、行政管理檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風、防火、防盜、防蟲、防鼠的地點，確保檔案安全。2.庫房應(yīng)具備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案架等。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進行。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，排列整齊，便于查找。2.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。3.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（三）檔案保密措施1.嚴格控制檔案查閱范圍，未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如單獨存放、加密存儲等。3.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案機密信息。4.在檔案查閱、利用過程中，應(yīng)做好登記和記錄，防止檔案丟失和泄密。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位員工因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，須經(jīng)本單位領(lǐng)導批準。3.司法機關(guān)因辦案需要查閱檔案，須按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用程序1.本單位員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)部門負責人簽字后，到綜合檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向本單位提交《檔案查閱申請函》，說明查閱目的和內(nèi)容，經(jīng)本單位領(lǐng)導批準后，方可查閱。查閱時，應(yīng)在綜合檔案室工作人員的陪同下進行，并遵守相關(guān)規(guī)定。3.司法機關(guān)查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)本單位領(lǐng)導批準后，按照規(guī)定程序查閱。（三）利用登記1.檔案查閱利用應(yīng)進行詳細登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱目的、查閱內(nèi)容、檔案編號等。2.查閱人員歸還檔案時，應(yīng)在登記冊上注明歸還日期，并由檔案管理人員進行核對。（四）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準不得查閱、復(fù)制和傳播。2.檔案原件一般不得外借，確因工作需要外借的，須經(jīng)單位領(lǐng)導批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。外借期限不得超過規(guī)定時間，到期應(yīng)及時歸還。3.查閱檔案時，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等，不得損壞檔案。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本單位實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的客觀性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由單位領(lǐng)導、綜合檔案室人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面分析，判斷其保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位實際情況，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿且無保存價值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)單位領(lǐng)導批準后，由綜合檔案室組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，為單位提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合本單位的檔案信息化管理軟件，確保軟件功能滿足檔案管理需求。2.對檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲。3.在檔案信息化管理系統(tǒng)中設(shè)置權(quán)限管理模塊，對不同人員的檔案查閱、利用權(quán)限進行嚴格控制。4.建立檔案數(shù)據(jù)備份機制，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.對電子檔案進行分類、編號、編目等管理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3.加強電子檔案的安全管理，采取加密存儲、訪問控制、防火墻等技術(shù)手段，防止電子檔案被非法篡改、刪除或泄露。（四）信息化設(shè)備管理1.配