PAGE文旅檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)文旅檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在文旅事業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及文旅業(yè)務(wù)的所有部門及人員形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義文旅檔案是指在文旅項(xiàng)目開發(fā)、文化活動(dòng)策劃與執(zhí)行、旅游服務(wù)提供等各項(xiàng)工作中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類文旅檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映文旅業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理與文旅業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司/組織內(nèi)部及外部相關(guān)人員查閱和利用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織文旅檔案的全面管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，定期檢查檔案的保存狀況，采取必要的防護(hù)措施。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，為利用者提供高效的檔案查詢服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記和催還工作，確保檔案的合理使用和按時(shí)歸還。6.按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和數(shù)量符合管理要求。7.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。8.參與公司/組織內(nèi)部的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高全員檔案意識(shí)。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，定期向檔案管理部門移交檔案。2.協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、核對(duì)等工作，確保本部門檔案的準(zhǔn)確完整。3.按照檔案管理部門的要求，提供本部門檔案利用的相關(guān)信息和線索。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文旅項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)等過程中形成的文件資料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、規(guī)劃圖紙、施工圖紙、招投標(biāo)文件等。2.文化活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)通知、節(jié)目單、演出照片、視頻資料、嘉賓名單等。3.旅游景區(qū)景點(diǎn)介紹資料、導(dǎo)游詞、游客投訴處理記錄、旅游市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。4.公司/組織與外部單位簽訂的文旅合作協(xié)議、合同、意向書等。5.員工在文旅業(yè)務(wù)工作中形成的工作報(bào)告、總結(jié)、調(diào)研論文等。6.其他與文旅業(yè)務(wù)相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件、資料、聲像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集上來。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁或丟失。3.對(duì)于重要文件和資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件損壞或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類按照文旅業(yè)務(wù)的不同類別，將檔案分為項(xiàng)目檔案、活動(dòng)檔案、景區(qū)檔案、合作檔案、員工檔案等大類，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行二級(jí)、三級(jí)分類。例如，項(xiàng)目檔案可分為前期規(guī)劃、建設(shè)施工、竣工驗(yàn)收等類別。2.編號(hào)為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息，便于管理和查詢。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于檢索。4.裝訂對(duì)紙張較小或較散的文件資料進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管(一)保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。(二)保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案和珍貴的聲像檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可采用光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行檢查和更新。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行分類管理和備份。同時(shí)，應(yīng)采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制等安全措施，防止電子檔案信息泄露。(三)保管期限根據(jù)檔案的重要程度和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司成立以來的重要文件、重大文旅項(xiàng)目檔案等。2.長期保管的檔案在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為15年至50年。3.短期保管的檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年至15年。(四)定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。2.每季度應(yīng)對(duì)檔案庫房進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查溫濕度、防火、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次清查核對(duì)，確保檔案的賬實(shí)相符，對(duì)發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。五、檔案的利用(一)利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因合作、調(diào)研、審計(jì)等工作需要，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)后查閱、借閱檔案。(二)利用流程1.內(nèi)部利用填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，符合利用規(guī)定的，提供檔案查閱或借閱服務(wù)。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需借閱檔案，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間。利用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究利用者的責(zé)任。2.外部利用外部單位提出檔案利用申請(qǐng)，應(yīng)提交單位介紹信、利用目的說明等材料，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交檔案管理部門辦理。檔案管理部門按照外部利用的審批意見，提供相應(yīng)的檔案查閱或復(fù)制服務(wù)，并對(duì)利用過程進(jìn)行監(jiān)督。如需借閱檔案，應(yīng)與外部單位簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方責(zé)任和義務(wù)，確保檔案安全。(三)利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和利用。2.重要檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格控制，如需多人查閱或借閱，應(yīng)報(bào)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.檔案利用過程中，不得擅自涂改、標(biāo)注、污損、抽取、撤換或銷毀檔案。六、檔案的鑒定與銷毀(一)鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。(二)鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.審查檔案的內(nèi)容是否仍具有查考利用價(jià)值，是否涉及重要事項(xiàng)或歷史遺留問題。3.考慮檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)于殘缺不全、信息失真的檔案應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。(三)銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，形成檔案鑒定報(bào)告。2.檔案鑒定報(bào)告經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案信息化管理(一)信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的文旅檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。(二)數(shù)字化流程1.檔案掃描對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪校色、去噪等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化檔案與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)，建立準(zhǔn)確的聯(lián)系，便于查詢和利用。4.存儲(chǔ)管理將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)到專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照檔案分類體系進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立備份機(jī)制。(三)信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入、修改、刪除等功能，對(duì)檔案的基本信息、保管期限、密級(jí)等進(jìn)行全面管理。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、編號(hào)等進(jìn)行快速檢索，方便用戶查找所需檔案。3.借閱管理實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、催還等流程的信息化管理，提高借閱工作效率。4.統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理設(shè)置用戶權(quán)限管理，對(duì)不同人員的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息安全。