PAGE幼兒園安檔案管理制度一、總則（一）目的為加強幼兒園檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在幼兒園教育教學、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門及全體教職工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則幼兒園檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映幼兒園各項工作的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理幼兒園在各個工作環(huán)節(jié)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及幼兒園機密、個人隱私等敏感信息的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案服務工作的效率和質(zhì)量。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室1.負責制定和完善幼兒園檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理幼兒園各類檔案，包括文書檔案、教學檔案、人事檔案、財務檔案、后勤檔案等，確保檔案的安全和完整。3.對各部門移交的檔案進行分類、整理、編目、裝訂，并錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。4.負責檔案的查閱、借閱、復印等利用服務工作，嚴格執(zhí)行檔案利用審批制度，確保檔案的合理利用。5.定期對檔案進行鑒定、銷毀，按照規(guī)定程序處理到期或失去保存價值的檔案。6.開展檔案信息化建設，推進檔案管理工作的現(xiàn)代化、數(shù)字化。7.組織檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。（二）各部門檔案管理責任人1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，定期將本部門整理好的檔案移交至綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.了解和掌握檔案管理的相關規(guī)定，對本部門檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，確保檔案管理工作規(guī)范有序。三、檔案的分類與編號（一）文書檔案1.分類按照文件的來源、時間、內(nèi)容等要素，分為黨群工作類、行政管理類、教學管理類、學生管理類、后勤管理類等類別。2.編號采用年度保管期限流水號的編號方法，例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。（二）教學檔案1.分類包括教學計劃、教學大綱、教案、教學課件、教學總結(jié)、教學成果、學生成績等類別。2.編號按照學科年級年度流水號的方式編號，如：語文大班2023001，表示大班語文2023年的第1份教學檔案。（三）人事檔案1.分類根據(jù)人事檔案管理的相關規(guī)定，分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學歷學位材料、崗位聘任材料、工資福利材料、獎懲材料、黨團材料等類別。2.編號采用個人身份證號作為檔案編號，確保人事檔案編號的唯一性。（四）財務檔案1.分類包括會計憑證、會計賬簿、財務報表、財務審計報告、財務預算與決算等類別。2.編號按照年度類別流水號的方式編號，如：2023會計憑證001，表示2023年的第1份會計憑證檔案。（五）后勤檔案1.分類涵蓋校園建設、物資采購、設備管理、安全保衛(wèi)、衛(wèi)生保健等類別。2.編號根據(jù)后勤工作的不同方面，采用相應的編號規(guī)則，如校園建設檔案可按項目年度流水號編號，物資采購檔案可按采購日期流水號編號等。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，負責及時收集本部門在工作中形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等檔案材料。2.檔案收集要做到全面、及時、準確，確保檔案材料的完整性和真實性。對于重要活動、重大事件等形成的檔案，應在活動結(jié)束或事件處理完畢后及時收集歸檔。3.收集的檔案材料應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，并使用耐久性強的書寫材料。（二）整理要求1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性，便于保管和利用。2.文書檔案應按照分類方案進行分類，將每份文件材料按照其內(nèi)容和性質(zhì)歸入相應的類別，并進行編號、編目、裝訂。3.教學檔案應按照學科、年級、年度等進行分類整理，教案、課件等應按照教學進度順序排列，學生成績應按照班級、學期進行整理。4.人事檔案應按照檔案管理規(guī)定的類別進行整理，材料應齊全完整，編排有序，做到規(guī)范統(tǒng)一。5.財務檔案應按照會計檔案管理辦法的要求進行整理，會計憑證應按月裝訂成冊，會計賬簿應按年度整理歸檔，財務報表應按年度和類別進行整理。6.后勤檔案應根據(jù)不同類別進行分類整理，如校園建設檔案應按照項目建設階段進行整理，物資采購檔案應按照采購批次進行整理。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔工作。2.教學檔案應在每學期結(jié)束后一個月內(nèi)完成歸檔。3.人事檔案應根據(jù)檔案材料形成時間及時歸檔，確保檔案的時效性。4.財務檔案應在會計年度終了后，由財務部門按照規(guī)定整理成冊，在次年上半年移交綜合檔案室歸檔。5.后勤檔案應根據(jù)工作實際情況，及時整理歸檔，確保檔案的完整性和連續(xù)性。（二）移交程序1.各部門檔案管理責任人在檔案整理完畢后，填寫《檔案移交清單》，詳細列出移交檔案的類別、數(shù)量、起止時間等信息。2.將整理好的檔案及《檔案移交清單》一并移交至綜合檔案室，雙方在《檔案移交清單》上簽字確認。3.綜合檔案室對接收的檔案進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)檔案不符合要求，應及時通知移交部門進行補充或更正。六、檔案的保管與保護（一）保管條件1.綜合檔案室應具備專門的檔案庫房，庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設施設備，確保檔案的安全保管。3.檔案架應堅固耐用，排列整齊有序，便于檔案的存放和查找。（二）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久保管、長期保管（16年50年）和短期保管（15年以下）。2.教學檔案、人事檔案、財務檔案、后勤檔案等應根據(jù)相關規(guī)定和實際工作需要確定保管期限。3.對于保管期限已滿但仍具有查考利用價值的檔案，應延長保管期限。（三）檔案保護措施1.定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案破損、霉變、褪色等。2.對電子檔案應進行定期備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，避免檔案在利用過程中受到損壞。4.對檔案庫房的設施設備進行定期維護和檢查，確保其正常運行。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.幼兒園內(nèi)部教職工因工作需要，可查閱與其工作相關的檔案。2.外單位因工作需要查閱幼兒園檔案的，須經(jīng)幼兒園相關領導批準，并辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案時，查閱人應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息。2.經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報綜合檔案室審批。綜合檔案室根據(jù)查閱申請，確定是否提供查閱服務，并告知查閱人查閱的地點和時間。3.查閱人應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印檔案，應經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。（三）借閱范圍1.因特殊工作需要，幼兒園內(nèi)部教職工可借閱與其工作相關的檔案，但必須嚴格遵守借閱期限和歸還要求。2.外單位借閱幼兒園檔案的，須經(jīng)幼兒園主要領導批準，并簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱期限、歸還時間、保密責任等事項。（四）借閱手續(xù)1.借閱檔案時，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報綜合檔案室審批。2.綜合檔案室根據(jù)借閱申請，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放《檔案借閱證》，并注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。3.借閱人應按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱應提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時，綜合檔案室應對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人的責任。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負責人、各部門檔案管理責任人及相關業(yè)務人員組成，負責對到期或失去保存價值的檔案進行鑒定。（二）鑒定方法1.根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面審查和評估。2.參考國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，結(jié)合幼兒園的實際情況，確定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，形成《檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)幼兒園分管領導審批后，報上級主管部門備案。3.按照規(guī)定的程序進行檔案銷毀，可采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并確保銷毀過程的安全和徹底。4.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱、借閱和統(tǒng)計分析。3.加強檔案信息的安全保護，防止檔案信息泄露和丟失。（二）檔案數(shù)字化1.對庫存檔案進行全面數(shù)字化掃描，確保檔案內(nèi)容的完整、清晰。2.按照檔案分類和編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進行命名和存儲，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.對數(shù)字化檔案進行質(zhì)量檢查，確保圖像清晰、數(shù)據(jù)準確、格式規(guī)范。（三）信息化系統(tǒng)應用1.利用檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、審批等功能，提高檔案利用效率。2.通過系統(tǒng)對檔案的收集、整理、歸檔、保管等環(huán)節(jié)進行全程跟蹤和管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.利用系統(tǒng)進行檔案統(tǒng)計分析，為幼兒園的決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）信息安全管理1.建立健全檔案信息化安