PAGE機(jī)關(guān)專門檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)專門檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)內(nèi)各類專門檔案的管理，包括但不限于人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機(jī)關(guān)專門檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄機(jī)關(guān)工作的全過(guò)程，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高檔案的服務(wù)效能。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門的設(shè)置機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)專門檔案的管理工作。檔案管理部門應(yīng)隸屬于機(jī)關(guān)綜合管理部門，接受機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的直接領(lǐng)導(dǎo)。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定機(jī)關(guān)專門檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)各類專門檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。4.對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，及時(shí)剔除已失去保存價(jià)值的檔案，銷毀處理應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行。5.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用。6.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用。7.加強(qiáng)與機(jī)關(guān)各部門的溝通協(xié)調(diào)，指導(dǎo)各部門做好文件材料的收集、整理和歸檔工作。8.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。9.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為機(jī)關(guān)工作提供決策依據(jù)。10.完成機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案管理的工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.人事檔案：包括干部職工的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、黨團(tuán)關(guān)系等材料。2.財(cái)務(wù)檔案：涵蓋會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)規(guī)章制度等。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作特點(diǎn)，收集各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、調(diào)查資料等。4.基建檔案：包含工程項(xiàng)目的立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.設(shè)備檔案：設(shè)備的購(gòu)置合同、說(shuō)明書、操作手冊(cè)、維修記錄、技術(shù)資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集與原件核對(duì)無(wú)誤的復(fù)印件，并注明原件保存處。4.各部門應(yīng)定期將收集的文件材料移交檔案管理部門，交接雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，明確責(zé)任。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和查閱，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。（四）整理方法1.人事檔案：按照干部職工個(gè)人進(jìn)行整理，每卷檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，材料排列應(yīng)按照檔案內(nèi)容的重要程度和時(shí)間順序進(jìn)行。2.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度進(jìn)行分類，每類檔案應(yīng)編制案卷目錄，憑證、賬簿、報(bào)表等應(yīng)分別裝訂成冊(cè)。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)工作的分類進(jìn)行整理，如按照項(xiàng)目、業(yè)務(wù)類型等進(jìn)行分類，每類檔案應(yīng)編制檔案目錄，文件材料應(yīng)按照時(shí)間順序排列。4.基建檔案：按照工程項(xiàng)目進(jìn)行整理，每個(gè)工程項(xiàng)目應(yīng)編制項(xiàng)目檔案目錄，文件材料應(yīng)按照建設(shè)程序和時(shí)間順序排列。5.設(shè)備檔案：按照設(shè)備型號(hào)進(jìn)行整理，每臺(tái)設(shè)備應(yīng)編制設(shè)備檔案目錄，文件材料應(yīng)按照設(shè)備的購(gòu)置、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維修等階段進(jìn)行排列。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防蟲藥品、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.上架的檔案應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，不得隨意堆放。3.對(duì)于珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要是反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要文件材料，如機(jī)關(guān)成立、合并、撤銷等文件，重要的法規(guī)、政策文件，重大事件的文件材料等。3.長(zhǎng)期保管的檔案一般是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件材料，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件材料，保管期限為5年至15年。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，上報(bào)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。2.對(duì)于反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)、具有歷史查考價(jià)值、涉及重要機(jī)密等檔案，應(yīng)予以保留。3.對(duì)于已過(guò)保管期限、失去查考利用價(jià)值、重復(fù)無(wú)用等檔案，可考慮銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門提出檔案鑒定意見，填寫檔案鑒定表，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、鑒定理由等。2.鑒定小組對(duì)檔案管理部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核，必要時(shí)可征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見。3.鑒定小組根據(jù)審核結(jié)果，確定檔案的保管期限和銷毀范圍，形成檔案鑒定報(bào)告。4.檔案鑒定報(bào)告報(bào)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，填寫檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)永久保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.機(jī)關(guān)工作人員因工作需要，可查閱本部門和相關(guān)部門的檔案。2.外單位因工作需要查閱機(jī)關(guān)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等。2.檔案查閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。（三）借閱范圍1.機(jī)關(guān)工作人員因工作需要，確需借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.外單位一般不得借閱機(jī)關(guān)檔案，特殊情況需要借閱的，應(yīng)經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（四）借閱手續(xù)1.借閱檔案應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等。2.檔案借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在借閱登記表上簽字確認(rèn)。4.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。（五）查閱、借閱要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱、借閱檔案應(yīng)保持檔案的整潔、完整，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。3.查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立機(jī)關(guān)專門檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。2.通過(guò)檔案信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、檢索、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。3.利用信息化手段，加強(qiáng)檔案的安全管理，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)：建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理。3.檔案信息化系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研等功能。4.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌