PAGE?；袠I(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強危險化學(xué)品行業(yè)（以下簡稱“?；袠I(yè)”）檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司在?；飞a(chǎn)、儲存、經(jīng)營、運輸、使用等活動中形成的各類檔案的管理。包括但不限于安全生產(chǎn)文件、設(shè)備設(shè)施檔案、人員資質(zhì)檔案、環(huán)境監(jiān)測檔案、應(yīng)急管理檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司?；瘶I(yè)務(wù)活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的客觀、準確。2.完整性原則：全面收集、整理與?；瘶I(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件資料，保證檔案的齊全、完整。3.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學(xué)分類、編號和排列，使其具有內(nèi)在的邏輯性和系統(tǒng)性，便于查找和利用。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。5.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負責(zé)制定和完善公司危化行業(yè)檔案管理制度，并組織實施。集中統(tǒng)一管理公司各類?；袠I(yè)檔案，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作進行全面管理。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好?；袠I(yè)檔案的形成、積累和歸檔工作。2.各部門負責(zé)本部門?；瘶I(yè)務(wù)活動中文件資料的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理部門的要求及時歸檔。明確專人負責(zé)本部門檔案工作，確保檔案的真實、完整和及時移交。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.安全生產(chǎn)類安全生產(chǎn)許可證、危險化學(xué)品經(jīng)營許可證等相關(guān)資質(zhì)證書文件。安全生產(chǎn)責(zé)任制、安全操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等安全管理制度文件。安全檢查記錄、隱患排查治理記錄、安全培訓(xùn)記錄等安全活動記錄。危險化學(xué)品登記信息、MSDS（化學(xué)品安全技術(shù)說明書）等化學(xué)品資料。2.設(shè)備設(shè)施類設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、驗收報告等設(shè)備購置文件。設(shè)備運行記錄、維護保養(yǎng)記錄、維修記錄等設(shè)備運行維護文件。設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備檔案卡片等設(shè)備技術(shù)資料。特種設(shè)備的注冊登記證、檢驗報告、操作人員資格證書等相關(guān)文件。3.人員資質(zhì)類員工的學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書、安全培訓(xùn)證書等個人資質(zhì)文件。員工的勞動合同、崗位變動記錄等人事檔案資料。外來作業(yè)人員的資質(zhì)審查文件、安全協(xié)議等。4.環(huán)境監(jiān)測類環(huán)境監(jiān)測報告、環(huán)境影響評價文件等環(huán)境監(jiān)測資料。危險廢物轉(zhuǎn)移聯(lián)單、處置記錄等危險廢物管理文件。環(huán)保設(shè)施運行記錄、維護保養(yǎng)記錄等環(huán)保設(shè)施運行資料。5.應(yīng)急管理類應(yīng)急救援預(yù)案、演練計劃、演練記錄等應(yīng)急管理文件。應(yīng)急救援物資清單、儲備情況記錄等應(yīng)急物資管理文件。事故報告、調(diào)查處理文件等事故管理資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門產(chǎn)生的各類文件資料，確保檔案的齊全、完整。2.對于零散的文件資料，應(yīng)進行分類整理，按照一定的邏輯順序排列，便于后續(xù)的歸檔工作。3.在收集過程中，要注意文件資料來源的可靠性和真實性，對不符合要求的文件應(yīng)及時進行核實或補充。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將?；袠I(yè)檔案分為安全生產(chǎn)、設(shè)備設(shè)施、人員資質(zhì)、環(huán)境監(jiān)測、應(yīng)急管理等大類，每大類下再根據(jù)具體情況細分若干小類。2.編號：為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進行編號。編號應(yīng)具有唯一性，可采用“年份+類別代碼+流水號”的方式進行編制。例如：2023AQ001，表示2023年安全生產(chǎn)類的第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。同時，為每份檔案編制卷內(nèi)目錄，詳細記錄卷內(nèi)文件的題名、日期、頁號等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，避免損壞文件內(nèi)容。三、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機、復(fù)印機等，便于檔案的整理、查閱和利用。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用密集架存放，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。同時，建立紙質(zhì)檔案借閱登記制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和期限。2.電子檔案：采用磁盤、光盤等存儲介質(zhì)進行備份存儲，并建立電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案應(yīng)進行分類存儲，同時建立相應(yīng)的索引和目錄，便于快速檢索和利用。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等功能，確保電子檔案的安全。3.特殊載體檔案：如照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)按照其特性進行分類整理和保管。照片應(yīng)進行沖印或掃描后歸檔，錄音、錄像應(yīng)進行轉(zhuǎn)錄或數(shù)字化處理后歸檔，并建立相應(yīng)的目錄和索引。（三）保管期限1.根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務(wù)等方面的檔案，如安全生產(chǎn)許可證、危險化學(xué)品經(jīng)營許可證、重要設(shè)備采購合同等，應(yīng)永久保管。長期保管：對公司生產(chǎn)經(jīng)營活動有重要影響，需要保存較長時間的檔案，如設(shè)備運行記錄、安全培訓(xùn)記錄、環(huán)境監(jiān)測報告等，保管期限一般為1030年。短期保管：對公司生產(chǎn)經(jīng)營活動影響較小，保存期限較短的檔案，如一般性文件、臨時性報告等，保管期限一般為15年。2.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門進行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果確定檔案的存毀。對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。（四）檔案的清查與盤點1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況與檔案目錄一致。清查和盤點工作每年至少進行一次。2.在清查和盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)、補充或追查處理。同時，對檔案清查和盤點結(jié)果進行記錄，并形成報告，上報公司領(lǐng)導(dǎo)。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，對檔案的價值進行全面、客觀、公正的鑒定。2.堅持以維護公司合法權(quán)益、保障生產(chǎn)經(jīng)營活動正常開展為出發(fā)點，確保檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性。3.充分考慮檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值，綜合判斷檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對檔案的鑒定工作進行組織和指導(dǎo)，確保鑒定工作的科學(xué)性和準確性。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，判斷其價值和保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動、發(fā)展規(guī)劃、法律法規(guī)要求等因素，對檔案進行綜合分析，確定其是否具有保存價值。3.專家咨詢法：對于專業(yè)性較強、價值難以判斷的檔案，可咨詢相關(guān)領(lǐng)域的專家，聽取專家意見后進行鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。2.銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。3.批準后的銷毀清冊交檔案管理部門負責(zé)組織實施銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀工作完成后，檔案管理部門應(yīng)將銷毀情況記錄存檔，以備查閱。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)后進行查閱。2.因公司外部審計、檢查、評估等工作需要查閱檔案的，可以提供必要的檔案資料，但應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行查閱和利用，防止信息泄露。（二）利用方式1.查閱：檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的查閱場所，為利用者提供必要的查閱條件。利用者查閱檔案時，應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并在現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請的內(nèi)容和檔案的保管期限、密級等情況進行審核，批準后方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。3.復(fù)制：對于需要復(fù)制檔案的，利用者應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)復(fù)制申請的內(nèi)容和檔案的保管期限、密級等情況進行審核，批準后方可辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案時，應(yīng)使用檔案管理部門指定的設(shè)備和方式進行復(fù)制，確保復(fù)制件與原件一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復(fù)制件”字樣。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細記錄。登記內(nèi)容應(yīng)包括利用者姓名、部門、利用日期、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和編號、復(fù)制內(nèi)容等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱和統(tǒng)計分析。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.加強對檔案管理人員的保密教育，提高檔案管理人員的保密意識和業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進行標識和管理。在檔案的收集、整理、保管、利用等過程中，采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.嚴格控制檔案的查閱和借閱范圍，未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱或借閱涉及公司敏感信息的檔案。查閱和借閱檔案時，應(yīng)在指定的場所進行，不得將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。4.對檔案管理系統(tǒng)和存儲介質(zhì)進行加密處理，防止電子檔案信息泄露。同時，定期對檔案管理系統(tǒng)和存儲介質(zhì)進行安全檢查和維護，確保其安全可靠。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設(shè)備設(shè)施等的安全管理。檔案庫房應(yīng)配備必要的安全防護設(shè)施，如消防器材、防盜報警裝置等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。2.加強對檔案管理人員的安全教育，提高檔案管理人員的安全意識和應(yīng)急處置能力。檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案安全操作規(guī)程，掌握必要的安全知識和技能。3.制