PAGE會(huì)計(jì)檔案內(nèi)部管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理。（三）定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司總部財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一指導(dǎo)和監(jiān)督全公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作，各分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)檔案的具體管理。2.依法管理原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則。采取有效措施保證會(huì)計(jì)檔案的安全，防止會(huì)計(jì)檔案被篡改、損毀、丟失，同時(shí)對(duì)涉及公司商業(yè)秘密的會(huì)計(jì)檔案嚴(yán)格保密。4.便于利用原則。優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理流程，提高檔案檢索和調(diào)閱效率，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員利用會(huì)計(jì)檔案。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單等各類外來和自制的原始單據(jù)。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)簡(jiǎn)要內(nèi)容、確定會(huì)計(jì)分錄，并據(jù)以登記賬簿的書面證明。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，按照總分類賬戶分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，全面、總括地反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)分類賬戶分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，詳細(xì)記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體情況。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間的先后順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺(tái)賬等。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，除包含月度報(bào)告內(nèi)容外，還可能有財(cái)務(wù)情況說明書等。（四）年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，全面反映公司年度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量情況，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表以及附注等。（五）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對(duì)企業(yè)銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單之間的差異，調(diào)整未達(dá)賬項(xiàng)。2.銀行對(duì)賬單，銀行定期向企業(yè)提供的反映企業(yè)銀行賬戶收支情況的對(duì)賬單。3.納稅申報(bào)表，企業(yè)向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)繳納稅款的報(bào)表。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案從一個(gè)部門或人員移交至另一個(gè)部門或人員的詳細(xì)情況。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，登記會(huì)計(jì)檔案的種類、數(shù)量、保管期限等信息的清冊(cè)。6.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀情況的清冊(cè)，包括銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。7.會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤、光盤、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)上的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等電子數(shù)據(jù)，以及相關(guān)的會(huì)計(jì)軟件程序、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。三、會(huì)計(jì)檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.會(huì)計(jì)憑證按記賬憑證的編號(hào)順序排列，定期裝訂成冊(cè)，并加具封面、封底。封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容。記賬憑證附件應(yīng)齊全，如原始憑證較多可單獨(dú)裝訂，但應(yīng)在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號(hào)。2.會(huì)計(jì)賬簿年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會(huì)計(jì)集中統(tǒng)一整理。整理時(shí)，應(yīng)將活頁賬頁抽出，按科目順序排列，加具封面、封底，裝訂成冊(cè)。封面應(yīng)注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿頁數(shù)等內(nèi)容。對(duì)于訂本式賬簿，應(yīng)保持原有的賬頁順序，不得隨意抽換賬頁。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按月、季分別裝訂成冊(cè)，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)。裝訂后的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)加具封面，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、季度報(bào)告名稱、報(bào)告所屬期間、報(bào)告份數(shù)、編制人員等內(nèi)容。4.其他會(huì)計(jì)資料銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單應(yīng)按月或按季裝訂成冊(cè)，封面注明單位名稱、年度、月份、季度、資料名稱等內(nèi)容。納稅申報(bào)表應(yīng)按年度裝訂成冊(cè)，封面注明單位名稱、年度、稅種、申報(bào)期等內(nèi)容。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)應(yīng)按類別分別裝訂成冊(cè)，封面注明單位名稱、年度、檔案類別、冊(cè)數(shù)等內(nèi)容。會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)應(yīng)定期備份，并分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如硬盤、光盤等。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明數(shù)據(jù)所屬年度、月份、數(shù)據(jù)內(nèi)容等信息，并妥善保管。（二）歸檔程序1.會(huì)計(jì)年度終了后，各會(huì)計(jì)崗位人員應(yīng)及時(shí)將本崗位負(fù)責(zé)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理。2.整理好的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交至本單位財(cái)務(wù)部門的檔案管理人員。移交時(shí)，雙方應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并在移交清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.財(cái)務(wù)部門檔案管理人員應(yīng)對(duì)接收的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。核對(duì)無誤后，將會(huì)計(jì)檔案分類存放于專門的檔案柜中，并建立會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的存放位置、保管期限等信息。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、其他輔助性賬簿保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年；納稅申報(bào)表保管期限為10年；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久保管；會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久保管；會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)按照與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案相同的保管期限保管。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全存儲(chǔ)。2.會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)編號(hào)并標(biāo)明存放檔案的類別、年度等信息，便于查找和管理。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的完整無缺。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。2.對(duì)于磁性介質(zhì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)，應(yīng)定期進(jìn)行復(fù)制和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，確需查閱檔案的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員陪同查閱。4.會(huì)計(jì)檔案不得外借，如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、年度、查閱目的等內(nèi)容，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，指定檔案管理人員陪同查閱，并提供必要的協(xié)助。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱會(huì)計(jì)檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。查閱過程中，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將查閱的會(huì)計(jì)檔案歸還檔案管理人員，并在《會(huì)計(jì)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱程序1.公司外部單位因特殊原因需要借閱公司會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，注明借閱檔案的名稱、年度、借閱用途等內(nèi)容，并經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)與借閱單位簽訂《會(huì)計(jì)檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱責(zé)任等事項(xiàng)。3.檔案管理人員按照《會(huì)計(jì)檔案借閱協(xié)議》的要求，向借閱單位提供會(huì)計(jì)檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱登記應(yīng)注明借閱單位名稱、借閱日期、歸還日期、檔案名稱、冊(cè)數(shù)等內(nèi)容。4.借閱單位應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還會(huì)計(jì)檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱單位的責(zé)任。六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。七、會(huì)計(jì)檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)全公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.會(huì)計(jì)檔案的安全保管情況，如庫(kù)房設(shè)施是否完好、檔案是否存在損壞或丟失等情況。3.會(huì)計(jì)檔案的利用情況，是否能夠滿足公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員的工作需要，查閱和借閱手續(xù)是否完備。（三）問題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對(duì)存在