PAGE檔案室制度管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案室歸口負(fù)責(zé)，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司各部門(mén)及員工查閱利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目、數(shù)字化等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類(lèi)檔案檢索工具，提高檔案查詢(xún)利用效率。4.對(duì)公司各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期開(kāi)展檔案工作培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作開(kāi)展提供檔案信息支持。6.做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，確保檔案實(shí)體安全，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施設(shè)備。7.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案行政管理部門(mén)報(bào)送檔案工作情況。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案材料的齊全完整。2.明確一名檔案兼職管理員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的日常工作，接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度，在各項(xiàng)工作中及時(shí)形成、積累和整理檔案，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交檔案。4.積極配合檔案室做好檔案的查詢(xún)、借閱等利用工作，根據(jù)工作需要提供相關(guān)檔案資料。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、審計(jì)報(bào)告等。2.公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的文件材料，包括年度計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.公司生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量等方面的文件材料，如產(chǎn)品研發(fā)資料、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。4.公司黨群工作中形成的文件材料，如黨組織建設(shè)、黨員管理、工會(huì)活動(dòng)等方面的資料。5.公司對(duì)外宣傳、交流活動(dòng)中形成的文件材料，如宣傳資料、新聞報(bào)道、合作協(xié)議等。6.公司員工人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。2.檔案收集應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照分類(lèi)方案進(jìn)行收集。3.對(duì)重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理，確保檔案的時(shí)效性。4.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆書(shū)寫(xiě)，對(duì)破損、褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.分類(lèi)科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確，便于檢索和查詢(xún)。3.紙質(zhì)檔案與電子檔案同步整理，確保兩者內(nèi)容一致、相互對(duì)應(yīng)。（四）檔案整理方法1.分類(lèi)按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征，將檔案分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)、產(chǎn)品研發(fā)類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)、人事檔案類(lèi)等一級(jí)類(lèi)目，在一級(jí)類(lèi)目下再根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置二級(jí)及以下類(lèi)目。2.組卷將具有密切聯(lián)系的文件材料組合成案卷，一般以問(wèn)題、時(shí)間、名稱(chēng)等為組卷依據(jù)。卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定順序排列，編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。3.編目編制案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等，填寫(xiě)案卷題名、年度、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目，準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容和成分。4.裝訂對(duì)紙張規(guī)格統(tǒng)一、破損不嚴(yán)重的卷內(nèi)文件，應(yīng)進(jìn)行裝訂，拆除金屬物，采用三孔一線(xiàn)的方法裝訂，確保整齊牢固。四、檔案鑒定與保管期限（一）檔案鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。3.鑒定工作應(yīng)遵循實(shí)事求是、全面審查、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的客觀(guān)性和準(zhǔn)確性。（二）保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、股東會(huì)議記錄、董事會(huì)決議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重大合同協(xié)議、公司發(fā)展規(guī)劃等。2.長(zhǎng)期保管凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為15年至50年。主要包括公司年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、一般性合同協(xié)議、員工培訓(xùn)資料等。3.短期保管凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年至15年。主要包括一般性文件、臨時(shí)性會(huì)議記錄、短期業(yè)務(wù)報(bào)表等。（三）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)檔案兼職管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.鑒定小組按照檔案鑒定原則和保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)公司已到期的檔案進(jìn)行逐卷鑒定。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀鑒定表》，詳細(xì)說(shuō)明檔案的名稱(chēng)、年度、保管期限、數(shù)量、銷(xiāo)毀理由等，經(jīng)鑒定小組審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、年度、保管期限、數(shù)量等信息，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。五、檔案保管（一）檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠的地點(diǎn)，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。2.庫(kù)房?jī)?nèi)檔案架應(yīng)排列整齊，保持通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。4.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和清掃，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保檔案實(shí)體安全。（二）檔案裝具管理1.檔案裝具應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，具備良好的保護(hù)性能。2.對(duì)檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)損壞及時(shí)修復(fù)或更換。3.檔案裝具應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，防止灰塵、污垢等對(duì)檔案造成損害。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，確保電子檔案的安全和有效利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案數(shù)據(jù)丟失。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。（四）檔案安全管理1.加強(qiáng)檔案安全保密教育，提高全體員工的檔案安全意識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度。2.建立健全檔案安全保密制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、檔案裝具、電子檔案管理系統(tǒng)等的安全管理。3.嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱范圍，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保檔案安全。六、檔案利用（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、拆散檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（二）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱期限，按時(shí)歸還。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）檔案出具證明1.公司外部單位或個(gè)人因工作需要要求公司出具檔案證明的，應(yīng)提供有效證明材料，并填寫(xiě)《檔案證明申請(qǐng)表》，注明證明內(nèi)容、用途等，經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理。2.檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容，如實(shí)出具檔案證明，并加蓋公司檔案專(zhuān)用章。檔案證明應(yīng)注明使用范圍和有效期限。（四）檔案利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用人姓名、所在部門(mén)、利用目的、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等。2.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期進(jìn)行整理和歸檔，以便于統(tǒng)計(jì)分析和查詢(xún)。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類(lèi)檔案的年度新增數(shù)量、累計(jì)數(shù)量、銷(xiāo)毀數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，包括檔案查閱、借閱、出具證明的次數(shù)、人數(shù)、內(nèi)容等。3.檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備統(tǒng)計(jì)，包括檔案架數(shù)量、面積、溫濕度控制設(shè)備運(yùn)行情況等。4.檔案管理人員統(tǒng)計(jì)，包括檔案管理人員數(shù)量、學(xué)歷、職稱(chēng)、培訓(xùn)情況等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案數(shù)量、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)記錄。2.利用檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.每年年底對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，形成年度檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享利用，為公司各部門(mén)及員工提供便捷的檔案查詢(xún)、借閱等服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)公司存量檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。數(shù)字化掃描應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保掃描圖像清晰、完整、可讀。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶(hù)管理、權(quán)限管理、檔案錄入、檢索查詢(xún)、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析、安全保密等功能。3.檔案信息資源整合整合公司內(nèi)部各部門(mén)的檔案信息資源，打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享利用。同時(shí)，加強(qiáng)與外部檔案信息資源平臺(tái)的對(duì)接，拓展檔案信息獲取渠道。4.檔案信息化安全保障體系建設(shè)建立健全檔案信息化安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、用戶(hù)認(rèn)證與授權(quán)、安全審計(jì)等措施，確保檔案信息安全。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段（[具體時(shí)間區(qū)間1]）制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。成立檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案信息化建設(shè)工作。2.實(shí)施階段（[具體時(shí)間區(qū)間2]）按照檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，組織開(kāi)展檔案數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息資源整合等工作。加強(qiáng)項(xiàng)目管理，確保項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量和安全。3.驗(yàn)收階段（[具體時(shí)間區(qū)間3]）檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目完成后，組織相關(guān)部門(mén)和專(zhuān)家進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，正式投入使用，并對(duì)檔案信息化建設(shè)成果進(jìn)行總結(jié)和推廣。（四）運(yùn)行維護(hù)1.建立檔案信息化系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理制度，明確系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)錄入員、安全保密員等崗位職責(zé)，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。2.定期