PAGE教育中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)教育中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教育中心各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所指檔案是教育中心在教學(xué)、管理、科研等活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：教育中心檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.完整性原則：確保檔案的全面性和系統(tǒng)性，涵蓋教育中心各項(xiàng)工作活動(dòng)的各個(gè)方面。3.準(zhǔn)確性原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠。4.保密性原則：對(duì)涉及教育中心機(jī)密、個(gè)人隱私等檔案信息嚴(yán)格保密，防止失密、泄密事件發(fā)生。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為教育中心各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施教育中心檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各部門檔案工作。3.集中統(tǒng)一管理教育中心各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。6.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和全體員工的檔案意識(shí)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交綜合管理部門集中保管。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，確保檔案安全。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、上架、保管等。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好登記和跟蹤服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，做好檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和備份等工作。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、考試試卷、學(xué)生成績冊(cè)、教學(xué)評(píng)估資料等。2.管理檔案：涵蓋行政公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、資產(chǎn)檔案等。3.科研檔案：包含科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、論文發(fā)表、科研成果鑒定材料等。4.學(xué)生檔案：有學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、畢業(yè)登記表等。5.其他檔案：如招生宣傳資料、培訓(xùn)資料、對(duì)外交流合作檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作中產(chǎn)生的各類檔案資料。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.分類科學(xué)、組卷合理、編目準(zhǔn)確、排列有序。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，采用“件”為單位進(jìn)行裝訂、編目。2.教學(xué)檔案：可按課程、專業(yè)、年級(jí)等分類，將相關(guān)資料整理成冊(cè)。3.科研檔案：根據(jù)科研項(xiàng)目類別進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案卷，將項(xiàng)目過程中的各類文件材料依次排列。4.學(xué)生檔案：以學(xué)生個(gè)人為單位，按類別整理歸檔。（五）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整。2.對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)科學(xué)規(guī)范，便于查找和管理。3.建立電子目錄，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的信息化管理，提高查詢效率。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放安全、整齊。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案存放1.按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案存放位置，提高檔案調(diào)閱效率。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括教育中心重要的規(guī)章制度、歷史沿革、人事任免、財(cái)務(wù)審計(jì)等文件材料。3.長期保管的檔案期限為16年至50年，如教學(xué)檔案中的主要課程資料、科研項(xiàng)目的重要成果等。4.短期保管的檔案期限為15年以下，如一般性的行政文件、臨時(shí)性的工作資料等。（五）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，并做好記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合教育中心實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的內(nèi)容是否具有保存價(jià)值，是否反映教育中心主要職能活動(dòng)和歷史面貌。2.檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否存在重復(fù)、虛假或不完整的情況。3.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，判斷檔案是否達(dá)到銷毀條件。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)教育中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程合規(guī)、徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.教育中心內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，如需帶出查閱室，須經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，綜合管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員責(zé)任。（三）特殊情況查閱與借閱1.涉及教育中心機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)教育中心主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取相應(yīng)的保密措施。2.外單位人員查閱或借閱教育中心檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)教育中心主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照本制度規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和教育中心領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工