PAGE局會計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強本局會計檔案管理，保證會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局機關(guān)及所屬各單位的會計檔案管理工作。（三）定義本制度所稱會計檔案，是指本局在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理原則會計檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，確保會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單等，是經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的原始書面證明。2.記賬憑證，是會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證，按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類，并據(jù)以確定會計分錄后所填制的會計憑證，是登記賬簿的直接依據(jù)。（二）會計賬簿1.總賬，是根據(jù)總分類科目開設(shè)賬戶，用來登記全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)，進行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿。2.明細賬，是根據(jù)明細分類科目開設(shè)賬戶，用來登記某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)，進行明細分類核算，提供明細核算資料的分類賬簿。3.日記賬，是按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的時間先后順序逐日逐筆進行登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務(wù)會計報告1.月度、季度、年度財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等主表以及相關(guān)附表，反映單位在一定時期內(nèi)的財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量情況。2.財務(wù)情況說明書，對單位一定會計期間內(nèi)財務(wù)、成本等情況進行分析總結(jié)的書面文字報告，包括單位生產(chǎn)經(jīng)營的基本情況、利潤實現(xiàn)和分配情況、資金增減和周轉(zhuǎn)情況、對本期或下期財務(wù)狀況發(fā)生重大影響的事項等。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，是在銀行對賬單余額與企業(yè)賬面存款余額的基礎(chǔ)上，各自加上對方已收本單位未收賬項數(shù)額，減去對方已付本單位未付賬項數(shù)額，以調(diào)整雙方余額使其一致的一種調(diào)節(jié)方法所編制的表格。2.銀行對賬單，是銀行和企業(yè)核對賬務(wù)的聯(lián)系單，也是證實企業(yè)業(yè)務(wù)往來的記錄，也可以作為企業(yè)資金流動的依據(jù)。3.納稅申報表，是納稅人履行納稅義務(wù)，按期向稅務(wù)機關(guān)申報納稅期應(yīng)繳稅額時應(yīng)填報的表格。4.會計檔案移交清冊，記錄會計檔案從一個部門或人員移交至另一個部門或人員時的詳細情況，包括檔案名稱、數(shù)量、移交時間、移交人、接收人等信息。5.會計檔案保管清冊，詳細記錄會計檔案的保管情況，包括檔案類別、數(shù)量、保管期限、存放地點等信息。6.會計檔案銷毀清冊，記錄會計檔案銷毀的詳細情況，包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀原因、監(jiān)銷人等信息。三、會計檔案的整理（一）分類標準會計檔案應(yīng)按照形成時間、類別等進行分類整理。具體分類如下：1.會計憑證類，按照月份和憑證編號順序排列。2.會計賬簿類，總賬、明細賬、日記賬等應(yīng)分別按照賬簿編號順序排列，固定資產(chǎn)卡片應(yīng)在固定資產(chǎn)報廢清理后，按照類別排列。3.財務(wù)會計報告類，按照月份、季度、年度順序排列。4.其他會計資料類，按照資料形成時間順序排列。（二）編號規(guī)則對整理好的會計檔案應(yīng)進行編號，以便于查找和管理。編號規(guī)則如下：1.會計憑證：年度+月份+憑證號，如“20XX年01月001號”。2.會計賬簿：總賬為“Z”+賬簿編號，明細賬為“M”+賬簿編號，日記賬為“R”+賬簿編號，固定資產(chǎn)卡片為“G”+類別編號，如總賬“Z01”、明細賬“M02”等。3.財務(wù)會計報告：年度+報告類型+報告期，如“20XX年年度財務(wù)報表（月度）”。4.其他會計資料：按照資料類別進行編號，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表為“Y1”、銀行對賬單為“Y2”等。（三）裝訂要求1.會計憑證應(yīng)定期裝訂成冊，防止散失。裝訂前應(yīng)檢查憑證的完整性，剔除金屬物等，并按編號順序排列，整理整齊。2.裝訂時應(yīng)使用棉線在左上角裝訂牢固，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號碼、憑證張數(shù)等信息。3.會計賬簿應(yīng)在年度終了后，按照規(guī)定的方法進行結(jié)賬、劃線，并將空白賬頁抽出，整理裝訂成冊。裝訂時應(yīng)在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿編號等信息。4.財務(wù)會計報告應(yīng)在年度終了后，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進行編制，并裝訂成冊。裝訂時應(yīng)在報告封面上注明單位名稱、年度、報告類型、報告期等信息。5.其他會計資料應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和特點，采用適當?shù)姆绞竭M行裝訂或整理，確保資料的整齊、規(guī)范。四、會計檔案的保管（一）保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限如下：1.會計憑證，保管期限為30年。2.會計賬簿，總賬、明細賬、日記賬等保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)會計報告，月度、季度財務(wù)會計報告保管期限為10年，年度財務(wù)會計報告保管期限為永久。4.其他會計資料，銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限為10年，銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊保管期限為永久，會計檔案銷毀清冊保管期限為永久。（二）保管地點本局應(yīng)設(shè)置專門的會計檔案保管庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會計檔案的安全保管。會計檔案保管庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。（三）保管要求1.會計檔案應(yīng)分類存放，按照編號順序排列整齊，便于查找和調(diào)閱。2.會計檔案應(yīng)建立電子和紙質(zhì)兩套檔案，電子檔案應(yīng)定期進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如光盤、硬盤等。備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.會計檔案管理人員應(yīng)定期對會計檔案進行檢查和盤點，確保檔案的完整、安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理。4.嚴格限制非檔案管理人員進入會計檔案保管庫房，確因工作需要進入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并由檔案管理人員陪同。5.會計檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自將會計檔案提供給無關(guān)人員查閱或復(fù)制，不得泄露會計檔案的內(nèi)容和信息。五、會計檔案的查閱和借閱（一）查閱權(quán)限本局內(nèi)部人員查閱會計檔案，應(yīng)經(jīng)本單位負責人批準。外單位人員查閱會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)本局負責人批準。查閱會計檔案時，查閱人員應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱人員姓名等信息。（二）借閱程序本局內(nèi)部人員借閱會計檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并填寫借閱登記表，注明借閱日期、借閱內(nèi)容、借閱人員姓名、歸還日期等信息。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外單位人員借閱會計檔案，除應(yīng)經(jīng)本局負責人批準外，還應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并由本局人員陪同查閱或借閱。借閱人員不得在會計檔案上涂畫、拆封和抽換，不得將會計檔案帶出本局指定的查閱或借閱地點。（三）查閱和借閱登記檔案管理人員應(yīng)建立會計檔案查閱和借閱登記簿，詳細記錄查閱和借閱的日期、內(nèi)容、人員姓名、批準人等信息。查閱和借閱登記簿應(yīng)妥善保管，以備查考。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件會計檔案保管期滿，需要銷毀時，應(yīng)由檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務(wù)部門共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊。對保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。（二）銷毀程序1.會計檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)單位負責人簽署意見后，報上級主管部門備案。2.銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案管理部門、財務(wù)部門和審計部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。3.會計檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)在會計檔案保管清冊上注明銷毀日期、銷毀方式、銷毀人員等信息，并將會計檔案銷毀清冊永久保存。七、會計檔案信息化管理（一）電子會計檔案的管理要求1.電子會計檔案應(yīng)具備完整性、可用性、安全性，符合國家有關(guān)電子文件歸檔與電子檔案管理的要求。2.電子會計檔案應(yīng)采用符合國家標準的存儲格式進行存儲，如PDF、TIFF等，確保電子檔案能夠長期保存和有效利用。3.電子會計檔案應(yīng)進行分類、編號、著錄等管理，建立電子會計檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和查詢。4.電子會計檔案應(yīng)定期進行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)進行完整性和可用性檢查，確保備份數(shù)據(jù)能夠正?；謴?fù)。（二）會計檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)本局應(yīng)建立會計檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)會計檔案的電子化采集、存儲、檢索查詢、借閱審批、銷毀管理等功能。會計檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)與本局的財務(wù)核算系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等進行有效集成，確保會計檔案信息的及時、準確、完整。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.加強會計檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對會計檔案信息化系統(tǒng)的用戶進行權(quán)限管理，嚴格控制用戶的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作會計檔案信息。3.定期對會計檔案信息化系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.加強對會計檔案信息化系統(tǒng)操作人員的安全培訓(xùn)，提高操作人員的安全意識和操作技能，防止因操作失誤導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督本局應(yīng)建立健全會計檔案管理內(nèi)部監(jiān)督制度，定期對會計檔案管理工作進行檢查和評估。財務(wù)部門應(yīng)定期對會計檔案的整理、保管、查閱、借閱等情況進行自查，發(fā)現(xiàn)