PAGE檔案館管理制度匯編一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案館的管理，有效保護和利用檔案資源，提高檔案管理工作的規(guī)范化、科學化水平，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本管理制度匯編。（二）適用范圍本管理制度匯編適用于本公司/組織檔案館的檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案館對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、系統(tǒng)和安全。2.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織的各項活動和歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集和保存與公司/組織相關(guān)的各種載體的檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織各項工作提供便捷的檔案利用服務。（四）職責分工1.檔案館：負責制定檔案管理制度、規(guī)劃檔案工作發(fā)展、組織檔案業(yè)務培訓、指導各部門檔案工作；負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計等日常管理工作；負責檔案信息資源的開發(fā)利用，為公司/組織提供檔案查閱、借閱等服務。2.各部門：負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作，指定專人負責檔案管理，并接受檔案館的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。二、檔案收集（一）收集范圍1.行政管理類：包括公司/組織設立、變更、注銷等相關(guān)文件；各類會議文件、紀要；工作計劃、總結(jié)、報告；規(guī)章制度、辦法、細則；人事任免、獎懲文件；行政事務處理文件等。2.業(yè)務管理類：涵蓋市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財務管理、人力資源管理、技術(shù)研發(fā)等業(yè)務領(lǐng)域形成的文件、合同、報表、記錄等。3.項目建設類：項目立項、可行性研究報告、設計文件、招投標文件、施工過程中的各類文件、竣工驗收文件等。4.科技研發(fā)類：科研項目申請書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)圖紙、專利文件等。5.聲像檔案類：照片、錄音、錄像等資料，如公司/組織重大活動、會議、工程建設、產(chǎn)品研發(fā)等方面的影像記錄。6.電子檔案類：以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)文件等。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。2.對歸檔的文件材料，應做到字跡清楚、圖表清晰、手續(xù)完備，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久書寫材料書寫。3.電子檔案應采用通用格式進行存儲，并確保其真實性、完整性和可讀性。同時，應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）收集程序1.各部門檔案管理人員應定期對本部門的文件材料進行整理，按照歸檔要求進行分類、編號，填寫檔案移交清單。2.在規(guī)定的時間內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案館。檔案館對移交的檔案進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時通知移交部門進行補充或更正。三、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標準1.按年度分類：將檔案按形成年度進行劃分，不同年度的檔案分別整理。2.按機構(gòu)（問題）分類：根據(jù)公司/組織的內(nèi)部機構(gòu)設置或業(yè)務性質(zhì)，將檔案分為若干類別，如行政管理類、業(yè)務管理類、項目建設類等。在每個類別下，再根據(jù)具體問題進一步細分。3.按保管期限分類：將檔案分為永久、長期、短期三種保管期限。永久保管的檔案是對公司/組織具有長遠利用價值的重要文件；長期保管期限一般為16年至50年；短期保管期限一般為15年以下。（三）編號方法1.全宗號：本公司/組織檔案館的全宗號由上級檔案行政管理部門賦予。2.年度號：采用公元紀年，以四位阿拉伯數(shù)字表示，如“20XX”。3.保管期限號：永久保管的檔案用“Y”表示；長期保管的檔案用“C”表示；短期保管的檔案用“D”表示。4.目錄號：根據(jù)檔案分類情況，為每個類別編制目錄號，用三位阿拉伯數(shù)字表示，如“001”“002”等。5.案卷號：在每個目錄內(nèi)，按檔案排列順序依次編寫案卷號，用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“0001”“0002”等。（四）整理步驟1.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，破損的文件應進行修補或復制。2.編頁號：在每份文件的有字頁面正面的右上角、背面的左上角編寫頁號。3.填寫卷內(nèi)文件目錄：按照卷內(nèi)文件排列順序，逐份填寫卷內(nèi)文件目錄，包括文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。卷內(nèi)文件目錄應置于卷首。4.編寫備考表：備考表置于卷尾，主要內(nèi)容包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等。5.裝盒：將整理好的案卷裝入檔案盒，并在檔案盒封面填寫全宗號、年度、保管期限、目錄號、案卷號等信息。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案館應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案裝具應定期進行檢查和維護，如有損壞應及時修復或更換。（三）檔案保管措施1.對檔案進行分區(qū)存放，不同保管期限、不同類別、不同密級的檔案應分開存放。涉密檔案應存放在專門的保密庫房，并采取相應的保密措施。2.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管情況進行詳細記錄，做到賬物相符。3.定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應及時查明原因并采取相應的補救措施。4.對電子檔案應進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進行備份。備份數(shù)據(jù)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案館負責人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務專家組成。鑒定小組負責制定檔案鑒定標準和工作計劃，對檔案進行定期鑒定，并提出鑒定意見。（二）鑒定標準1.文件內(nèi)容：根據(jù)文件對公司/組織工作的查考價值、歷史研究價值、憑證作用等，判斷其保存價值。2.文件形成時間：一般來說，年代久遠的檔案具有較高的歷史價值，但也需結(jié)合實際情況進行綜合評估。3.文件完整性：完整的文件比部分文件具有更高的保存價值。4.文件密級：涉密文件應根據(jù)保密期限和實際情況確定是否繼續(xù)保密及保管期限。（三）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理人員對到期檔案進行初步整理，剔除明顯無保存價值的文件。2.詳細審查：鑒定小組對初步篩選后的檔案進行詳細審查，根據(jù)鑒定標準，逐份確定檔案的保管期限。3.形成鑒定報告：鑒定小組對鑒定結(jié)果進行匯總，形成檔案鑒定報告，明確各類檔案的存毀意見。4.審批備案：檔案鑒定報告經(jīng)公司/組織領(lǐng)導審批后，報上級檔案行政管理部門備案。（四）銷毀處理1.對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。銷毀檔案時，應填寫檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊應經(jīng)鑒定小組負責人、檔案館負責人及公司/組織領(lǐng)導簽字確認。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由專人負責監(jiān)銷。監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字，確保檔案銷毀徹底。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)公司/組織批準后查閱、借閱相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案館查閱室查閱檔案。查閱時，應填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案館負責人審批。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.檔案利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、加注標記等。2.查閱、借閱涉密檔案的，應嚴格遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，不得擅自復制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。3.檔案利用完畢后，應及時歸還檔案館。歸還時，檔案館工作人員應對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并追究相關(guān)人員責任。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進、移出、整理、保管、鑒定、利用等情況。2.檔案數(shù)量、種類、保管期限分布情況。3.檔案庫房設施設備運行情況等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案管理工作中的各項數(shù)據(jù)進行記錄。2.利用檔案管理軟件，對檔案信息進行實時統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計報表1.每月編制檔案收進、移出情況報表，反映檔案數(shù)量的增減變化。2.每季度編制檔案整理、保管情況報表，匯報檔案整理進度、保管狀況等。3.每年編制檔案利用情況報表，統(tǒng)計檔案查閱、借閱