PAGE商戶合同檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司商戶合同檔案管理，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與各類商戶簽訂的所有合同檔案的管理，包括但不限于租賃合同、合作協(xié)議、服務(wù)合同等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司合同檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照合同的性質(zhì)、類別、年度等進(jìn)行分類，便于查找和利用。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，確保合同檔案信息不泄露。4.高效利用原則：充分發(fā)揮合同檔案的作用，為公司經(jīng)營決策提供有力支持。二、合同檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善合同檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司合同檔案，建立合同檔案目錄和數(shù)據(jù)庫。3.負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。4.定期對合同檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.按照國家有關(guān)規(guī)定，及時(shí)向檔案行政管理部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）合同業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案的整理、歸檔等工作，提供必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定查閱和利用合同檔案。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，確保合同的財(cái)務(wù)合規(guī)性。2.按照財(cái)務(wù)制度，對合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和監(jiān)督。3.協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案的整理、歸檔等工作，提供財(cái)務(wù)相關(guān)資料。（四）審計(jì)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。2.檢查合同檔案管理的合規(guī)性，提出審計(jì)意見和建議。3.協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案的整理、歸檔等工作，提供審計(jì)相關(guān)資料。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司與商戶簽訂的各類合同文本原件及附件。2.合同簽訂過程中的相關(guān)文件，如合同審批表、會(huì)簽單、授權(quán)委托書等。3.合同履行過程中的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等。4.與合同相關(guān)的往來信函、電報(bào)、傳真、電子郵件等。5.合同糾紛處理過程中的相關(guān)文件，如起訴狀、答辯狀、判決書等。（二）收集要求1.合同業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同文本及相關(guān)資料移交檔案管理部門。2.合同履行過程中形成的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等，應(yīng)在協(xié)議簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理部門。3.與合同相關(guān)的往來信函、電報(bào)、傳真、電子郵件等，應(yīng)及時(shí)整理歸檔，確保檔案的完整性。（三）整理方法1.分類：按照合同的性質(zhì)、類別、年度等進(jìn)行分類，如租賃合同、合作協(xié)議、服務(wù)合同等。2.編號：對每一份合同檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制合同檔案目錄，目錄應(yīng)包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、履行期限、合同金額、對方單位名稱等內(nèi)容。四、合同檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.合同檔案應(yīng)按照分類編號順序進(jìn)行歸檔，確保檔案的整齊、規(guī)范。2.歸檔的合同檔案應(yīng)裝訂成冊，一式兩份，一份由檔案管理部門保管，一份由合同業(yè)務(wù)部門留存?zhèn)洳椤?.合同檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進(jìn)行存放，并在檔案盒上標(biāo)明合同類別、年度、編號等信息。（二）保管期限1.合同檔案的保管期限根據(jù)合同的重要程度和性質(zhì)確定，一般分為永久、長期和短期。2.涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)處置、長期合作關(guān)系等的合同檔案，應(yīng)永久保管。3.一般的租賃合同、服務(wù)合同等，保管期限為[X]年。4.短期合同檔案的保管期限為[X]年。（三）保管措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保合同檔案的安全。2.定期對合同檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對電子合同檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。五、合同檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》。申請部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密、重大權(quán)益等重要合同檔案，查閱時(shí)應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱合同檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱合同檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。2.申請部門負(fù)責(zé)人對查閱申請進(jìn)行審核，簽字同意后報(bào)檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的合同檔案，并做好查閱登記。4.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱合同檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄合同檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.合同檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司利益。2.因工作需要利用合同檔案的，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案管理部門。如需延長利用時(shí)間，應(yīng)重新辦理申請手續(xù)。3.合同檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得向無關(guān)人員泄露合同檔案內(nèi)容。六、合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對合同檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判斷、嚴(yán)格把關(guān)的原則。（二）鑒定組織成立合同檔案鑒定小組，由檔案管理部門、合同業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對合同檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.合同檔案的保管期限是否已滿。2.合同檔案是否已失去保存價(jià)值。3.合同檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、完整、有效。（四）銷毀程序1.鑒定小組對合同檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見，并填寫《合同檔案銷毀申請表》。2.《合同檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀合同檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括合同檔案名稱、編號、銷毀日期、銷毀方式等內(nèi)容。4.銷毀后的合同檔案應(yīng)及時(shí)清理，確保檔案庫房的整潔和安全。七、合同檔案的信息化管理（一）建立合同檔案數(shù)據(jù)庫1.利用信息技術(shù)手段，建立合同檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)合同檔案的電子化管理。2.合同檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)包括合同檔案的基本信息、文本內(nèi)容、履行情況等，便于查詢和利用。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)合同檔案數(shù)據(jù)的錄入工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對合同檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)，更新合同檔案的相關(guān)信息，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)合同檔案信息化管理中的信