PAGE私營(yíng)企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本私營(yíng)企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案管理。（三）檔案定義本企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、行政管理、技術(shù)研發(fā)、文化建設(shè)等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)企業(yè)具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案由綜合管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理企業(yè)在各個(gè)階段形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對(duì)涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便企業(yè)各部門(mén)及員工查閱利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施本企業(yè)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)企業(yè)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各部門(mén)檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理企業(yè)各類(lèi)檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等，確保檔案的安全與完整。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和利用等工作，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供服務(wù)。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，針對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)提出改進(jìn)措施，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門(mén)人員做好檔案的收集、整理、移交等工作，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理的具體事務(wù)。2.按照企業(yè)檔案管理制度的要求，負(fù)責(zé)本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料的收集、整理和歸檔，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，并及時(shí)移交綜合管理部門(mén)。3.配合綜合管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)等工作，積極提供檔案利用線(xiàn)索，協(xié)助查閱利用檔案。4.加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)員工的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的檔案意識(shí)，確保檔案管理工作順利開(kāi)展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書(shū)檔案：包括企業(yè)各類(lèi)紅頭文件、請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、合同協(xié)議、來(lái)往信函等。2.科技檔案：涵蓋產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)改造、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面形成的圖紙、技術(shù)文件、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、操作規(guī)程、驗(yàn)收文件等。3.人事檔案：包含員工個(gè)人基本信息、履歷材料、考核評(píng)價(jià)、工資待遇、獎(jiǎng)懲情況、教育培訓(xùn)、勞動(dòng)合同等。4.財(cái)務(wù)檔案：有會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、財(cái)務(wù)預(yù)算與決算等。5.聲像檔案：包括企業(yè)重大活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)、產(chǎn)品宣傳等形成的照片、錄音、錄像等資料。6.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類(lèi)文件、資料、報(bào)表、數(shù)據(jù)庫(kù)等，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子文檔等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)文件材料，確保檔案收集的完整性和及時(shí)性。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全，禁用鉛筆、圓珠筆等不耐久書(shū)寫(xiě)工具書(shū)寫(xiě)。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)資料，確保檔案的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。4.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并確保數(shù)據(jù)的安全性和可讀性，同時(shí)按照規(guī)定進(jìn)行元數(shù)據(jù)收集和整理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接，便于檔案的保管和利用。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，確保重要檔案得到妥善保管。3.分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，便于檔案的管理和查詢(xún)。（四）整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法進(jìn)行整理。先將文件按年度分開(kāi)，再根據(jù)保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期，然后按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題進(jìn)行排列。2.科技檔案：根據(jù)項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)等進(jìn)行分類(lèi)，如產(chǎn)品檔案按產(chǎn)品型號(hào)分類(lèi)，工程檔案按工程項(xiàng)目分類(lèi)，設(shè)備檔案按設(shè)備名稱(chēng)分類(lèi)等。每個(gè)類(lèi)別下再按文件形成的時(shí)間順序排列。3.人事檔案：按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，如履歷類(lèi)、考核類(lèi)、工資類(lèi)、獎(jiǎng)懲類(lèi)等，每類(lèi)下再按時(shí)間順序排列。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、會(huì)計(jì)憑證類(lèi)別、賬簿種類(lèi)等進(jìn)行分類(lèi)整理，確保財(cái)務(wù)檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。5.聲像檔案：根據(jù)照片、錄音、錄像的內(nèi)容主題、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)整理，并配以文字說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。6.電子檔案：按照文件的類(lèi)別、主題、時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，并對(duì)電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)標(biāo)注，以便于檢索和利用。四、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和企業(yè)實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。3.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定的客觀性和公正性。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映企業(yè)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如企業(yè)章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議、重要會(huì)議紀(jì)要、年度財(cái)務(wù)決算等。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限一般為15年至50年。如企業(yè)中期發(fā)展規(guī)劃、重要設(shè)備的技術(shù)資料、一般性合同協(xié)議等。3.短期保管：對(duì)企業(yè)在較短時(shí)間內(nèi)有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限一般為5年以下。如一般性文件材料、臨時(shí)性會(huì)議記錄等。（三）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員。2.鑒定小組定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，根據(jù)鑒定原則和保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀審批表》，詳細(xì)注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等，經(jīng)鑒定小組組長(zhǎng)審核、企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施，以保障檔案的安全保管。3.根據(jù)檔案類(lèi)別和保管期限，設(shè)置不同的檔案架（柜），并進(jìn)行標(biāo)識(shí)，便于檔案的存放和查找。（二）檔案上架與排列1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架存放，同一類(lèi)別的檔案應(yīng)集中排列，不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。2.上架的檔案應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，便于存取和管理。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)保持卷皮整潔，不得隨意折疊、涂改；對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）檔案保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。3.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。借閱檔案時(shí)，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，按時(shí)歸還。4.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和更新，檢查存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀況，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，建立電子檔案?jìng)浞葜贫龋瑐浞輸?shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。六、檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.建立完善的檔案檢索體系，編制多種檢索工具，如案卷目錄、全宗指南、分類(lèi)索引、主題索引、電子檢索系統(tǒng)等，以便快速準(zhǔn)確地查找檔案。2.電子檢索系統(tǒng)應(yīng)具備強(qiáng)大的檢索功能，能夠根據(jù)檔案的題名、文號(hào)、日期、關(guān)鍵詞、分類(lèi)號(hào)等多種條件進(jìn)行檢索，并提供模糊檢索、組合檢索等功能，提高檢索效率。（二）利用手續(xù)1.企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)及員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到綜合管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、銷(xiāo)毀檔案，嚴(yán)禁在檔案上圈劃、批注、污損等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。3.涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照企業(yè)保密制度的規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)企業(yè)保密管理部門(mén)批準(zhǔn)后方可查閱，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控。4.外單位查閱本企業(yè)檔案，須持有單位介紹信，注明查閱目的、范圍和內(nèi)容，經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由綜合管理部門(mén)安排專(zhuān)人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用反饋1.檔案利用結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并反饋利用效果。檔案管理人員應(yīng)對(duì)利用情況進(jìn)行記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用效果等。2.綜合管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和熱點(diǎn)，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。同時(shí)，根據(jù)利用反饋情況，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充完善，提高檔案的利用價(jià)值。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確保檔案管理工作數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、信息完整。2.檔案管理人員應(yīng)定期填寫(xiě)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表等，并及時(shí)上報(bào)綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人。3.綜合管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，分析檔案管理工作的現(xiàn)狀和趨勢(shì)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，及時(shí)采取措施加以改進(jìn)。（二）移交工作1.企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動(dòng)時(shí)，涉及檔案移交的部門(mén)應(yīng)及時(shí)將檔案整理造冊(cè)，辦理檔案移交手續(xù)，確保檔案的連續(xù)性和完整性。2.檔案移交應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》，詳細(xì)注明移交檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、類(lèi)別、保管期限等信息，交接雙方簽字確認(rèn)。3.企業(yè)合并、分立、破產(chǎn)等情況下，檔案的移交應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行辦理，確保檔案得到妥善處置。八、檔案的保密與銷(xiāo)毀（一）保密措施1.加強(qiáng)檔案保密教育，提高全體員工的保密意識(shí)，明確檔案保密責(zé)任，簽訂保密承諾書(shū)。2.對(duì)涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)管，嚴(yán)格限制接觸范圍。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案整理、保管、利用等過(guò)程中，采取必要的保密技術(shù)措施，如對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)、對(duì)電子檔案設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限等，防止檔案信息泄露。4.對(duì)檔案庫(kù)房、查閱場(chǎng)所等進(jìn)行安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，確保檔案安全保密。（二）銷(xiāo)毀程序1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定、企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀審批表》，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等，經(jīng)相關(guān)部門(mén)