PAGE民族局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)民族局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在民族工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于民族局機(jī)關(guān)各部門及所屬事業(yè)單位在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則民族局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映民族局各項(xiàng)工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理民族局在工作中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、民族敏感信息等重要檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以民族局局長(zhǎng)為組長(zhǎng)，各分管副局長(zhǎng)為副組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)全局檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題，審定檔案管理工作的規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃。（二）辦公室辦公室作為民族局檔案管理的具體承辦部門，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本局檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)組織開展檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的齊全完整和規(guī)范有序。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、管理和維護(hù)，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。4.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具和參考資料，為民族局各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。7.負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全局檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（三）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和移交工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、裝訂，并定期移交辦公室。2.協(xié)助辦公室做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，積極提供檔案利用線索，配合辦公室開展檔案信息開發(fā)。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍民族局檔案收集范圍包括以下幾類：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與民族工作相關(guān)的文件、指示、決定、通知等。2.民族局形成的各類文件，如黨組文件、行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.民族局召開的各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。4.民族局開展的各項(xiàng)民族工作活動(dòng)形成的文件、資料、照片、音像等。5.民族局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、備忘錄等。6.民族局干部職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。7.民族局財(cái)務(wù)工作形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。8.民族局獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的文件材料收集齊全，按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理，定期移交辦公室。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)送交辦公室登記保管，確保文件的時(shí)效性和完整性。3.檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)收集檔案，加強(qiáng)與各部門的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解檔案形成情況，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、民族工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、聲像檔案類、實(shí)物檔案類等。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于檔案的查閱和利用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地方，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，滿足檔案保管的要求。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案存放在檔案密集架上，確保檔案存放有序，便于查找和利用。2.對(duì)于特殊載體的檔案，如聲像檔案、實(shí)物檔案等，應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的保管措施。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映民族局主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)民族工作有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括：民族局制定的重要政策、法規(guī)、規(guī)章等文件。民族局召開的重要會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。民族局開展的重大民族工作活動(dòng)形成的文件、資料、照片、音像等。民族局與其他單位簽訂的重要合同、協(xié)議、備忘錄等。民族局干部職工的任免、獎(jiǎng)懲等重要人事檔案。民族局財(cái)務(wù)工作形成的重要會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。2.長(zhǎng)期保管的檔案凡是反映民族局一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)民族工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為16年至50年。主要包括：民族局制定的一般性政策、規(guī)定、辦法等文件。民族局召開的一般性會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。民族局開展的一般性民族工作活動(dòng)形成的文件、資料、照片、音像等。民族局與其他單位簽訂的一般性合同、協(xié)議、備忘錄等。民族局干部職工的一般人事檔案、工資檔案、考核檔案等。民族局財(cái)務(wù)工作形成的一般性會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。3.短期保管的檔案凡是反映民族局臨時(shí)性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)民族工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。主要包括：民族局臨時(shí)性工作形成的文件、資料、照片、音像等。民族局一般性事務(wù)性文件、通知等。民族局短期的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（四）檔案保管措施1.建立健全檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的日常管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.做好檔案庫(kù)房的安全防范工作，安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，保持適宜的溫濕度環(huán)境，防止檔案因溫濕度變化而受損。5.對(duì)電子檔案要進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行全面、客觀、公正的鑒定。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出銷毀意見(jiàn)，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)民族局分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的安全、徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。3.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀工作的記錄。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和總結(jié)，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。3.按照上級(jí)檔案管理部門的要求，及時(shí)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）移交工作1.民族局所屬事業(yè)單位撤銷、合并時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定將檔案移交給民族局或其他指定的單位。2.干部職工因工作調(diào)動(dòng)等原因離開民族局時(shí)，應(yīng)將個(gè)人保管的檔案材料移交給辦公室。3.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案移交的準(zhǔn)確無(wú)誤。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為民族局各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（二）利用方式1.查閱各部門因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到辦公室查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]天，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、丟失檔案。3.出具證明根據(jù)