PAGE學(xué)校臺(tái)賬檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校臺(tái)賬檔案管理，確保學(xué)校各項(xiàng)工作的有序開展，維護(hù)學(xué)校歷史資料的完整性和準(zhǔn)確性，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各年級(jí)在教學(xué)、管理、科研等活動(dòng)中形成的各類臺(tái)賬檔案資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：學(xué)校臺(tái)賬檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案資料不被泄露、篡改或丟失，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、臺(tái)賬檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理室，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)學(xué)校臺(tái)賬檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校實(shí)際情況，制定完善的臺(tái)賬檔案管理制度，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理學(xué)校各部門、各年級(jí)形成的各類檔案資料，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。3.檔案保管與維護(hù)：建立檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案資料的安全存放。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.檔案利用與服務(wù)：為學(xué)校各部門、各年級(jí)及相關(guān)人員提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，根據(jù)需要編制檔案檢索工具和參考資料。5.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定期分析檔案管理工作的成效和存在的問(wèn)題，為學(xué)校決策提供參考依據(jù)。6.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)學(xué)校檔案信息化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)和檢索，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。7.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)已超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織銷毀。8.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)：對(duì)學(xué)校各部門、各年級(jí)的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開展檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高全校檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三、臺(tái)賬檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)學(xué)校臺(tái)賬檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括學(xué)校行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.教學(xué)管理類：涵蓋教學(xué)計(jì)劃、課程標(biāo)準(zhǔn)、教材教案、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控資料、學(xué)生學(xué)籍檔案等。3.科研管理類：涉及科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究成果、學(xué)術(shù)論文、科研獎(jiǎng)勵(lì)等檔案資料。4.學(xué)生管理類：包含學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)、學(xué)生獎(jiǎng)懲記錄、學(xué)生社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)資料等。5.后勤管理類：如校園建設(shè)規(guī)劃、物資采購(gòu)與管理、校園安全保衛(wèi)資料等。6.其他類：包括學(xué)校與外部單位的往來(lái)文件、捐贈(zèng)檔案、特殊事件記錄等不屬于上述類別的檔案資料。(二)編號(hào)方法各類臺(tái)賬檔案按照以下編號(hào)方法進(jìn)行標(biāo)識(shí)：1.一級(jí)編號(hào)：采用大寫英文字母表示檔案類別，如“A”代表行政管理類，“B”代表教學(xué)管理類，“C”代表科研管理類，“D”代表學(xué)生管理類，“E”代表后勤管理類，“F”代表其他類。2.二級(jí)編號(hào)：根據(jù)每大類檔案的具體內(nèi)容，采用兩位數(shù)字進(jìn)行細(xì)分編號(hào)。例如，行政管理類中的行政文件編號(hào)為“A01”，會(huì)議記錄編號(hào)為“A02”等。3.三級(jí)編號(hào)：對(duì)于二級(jí)編號(hào)下的具體檔案資料，再按照形成時(shí)間或其他順序因素進(jìn)行流水編號(hào)。如“A01001”表示行政管理類中編號(hào)為“A01”的行政文件中的第一份文件。四、臺(tái)賬檔案的收集與整理（一）收集要求1.明確責(zé)任主體：學(xué)校各部門、各年級(jí)負(fù)責(zé)本部門、本年級(jí)檔案資料的收集工作，指定專人負(fù)責(zé)，并將收集情況定期向檔案管理部門報(bào)告。2.及時(shí)收集歸檔：各類檔案資料應(yīng)在形成后及時(shí)收集，確保檔案的完整性和時(shí)效性。對(duì)于重要活動(dòng)、重大事件形成的檔案資料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后一周內(nèi)移交檔案管理部門。3.保證資料齊全：收集的檔案資料應(yīng)包括文件的正本、副本、附件、相關(guān)圖表、電子文檔等，確保資料的全面性。（二）整理流程1.分類：檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類，確定其所屬類別。2.裝訂：對(duì)紙張較大或零散的文件資料進(jìn)行折疊、裁剪，使其規(guī)格統(tǒng)一，然后按照順序進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁(yè)。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。目錄應(yīng)打印清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。4.裝盒：將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒封面填寫檔案編號(hào)、名稱、起止日期等信息。五、臺(tái)賬檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房建設(shè)：學(xué)校應(yīng)建設(shè)專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫(kù)房面積應(yīng)根據(jù)學(xué)校檔案數(shù)量和發(fā)展需求合理確定。2.庫(kù)房設(shè)施配備：檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥品、窗簾等。（二）保管期限學(xué)校臺(tái)賬檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)學(xué)校、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如學(xué)校的重要法規(guī)性文件、建校歷史資料、重大科研成果、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重要批示等。2.長(zhǎng)期保管：主要是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。如學(xué)校的年度工作計(jì)劃與總結(jié)、教學(xué)常規(guī)資料（保存至學(xué)生畢業(yè)若干年后）等。3.短期保管：是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年至15年。如一般性的會(huì)議記錄、臨時(shí)性的工作文件等。（三）保管措施1.上架存放：檔案資料應(yīng)按照編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開存放。2.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、褪色等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。檢查周期為每季度一次。3.溫濕度控制：檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。根據(jù)溫濕度變化情況，及時(shí)采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施。4.防蟲防霉：定期在檔案庫(kù)房投放防蟲藥品，防止檔案被蟲蛀。對(duì)受潮或發(fā)霉的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行干燥處理和消毒。5.安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等。檔案管理人員離開庫(kù)房時(shí)，應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源。六、臺(tái)賬檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍學(xué)校臺(tái)賬檔案主要供本校各部門、各年級(jí)及相關(guān)人員在教學(xué)、管理、科研等工作中查閱使用。外單位因工作需要查閱學(xué)校檔案的，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理室查閱檔案資料，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、利用者姓名、單位、查閱檔案名稱及編號(hào)、查閱目的等。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無(wú)損，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案資料的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)制件應(yīng)加蓋“檔案復(fù)制件”章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（三）利用服務(wù)1.咨詢解答：檔案管理人員應(yīng)熱情接待檔案利用者，為其提供檔案查閱、借閱等方面的咨詢服務(wù)，解答利用者在檔案利用過(guò)程中遇到的問(wèn)題。2.協(xié)助查找：對(duì)于利用者提出的查找檔案需求，檔案管理人員應(yīng)積極協(xié)助，通過(guò)檔案檢索工具和相關(guān)線索，盡快找到所需檔案資料。3.提供參考資料：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供相關(guān)的檔案參考資料，如檔案目錄索引、專題匯編等，為利用者提供便利。七、臺(tái)賬檔案的統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括：1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：按年度統(tǒng)計(jì)各類檔案的新增數(shù)量、累計(jì)數(shù)量。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：記錄每年檔案的查閱、借閱次數(shù)，不同部門、不同人員的利用情況等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)檔案的完好率、破損率、霉變率等情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.定期統(tǒng)計(jì)：檔案管理人員應(yīng)于每月末對(duì)本月檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.年度匯總：每年年底，對(duì)全年的檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，形成年度檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告。（三）分析與報(bào)告1.數(shù)據(jù)分析：通過(guò)對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析，了解學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題和不足，如檔案收集不及時(shí)、利用效率不高、保管條件有待改善等。2.撰寫報(bào)告：根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，撰寫檔案統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，提出改進(jìn)措施和建議，為學(xué)校檔案管理工作的決策提供依據(jù)。檔案統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告應(yīng)包括基本情況、數(shù)據(jù)分析、存在問(wèn)題、改進(jìn)措施等內(nèi)容。八、臺(tái)賬檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校已超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限已滿：根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。2.失去保存價(jià)值：檔案內(nèi)容已無(wú)查考利用價(jià)值，如已過(guò)時(shí)的文件、重復(fù)的資料、無(wú)關(guān)緊要的記錄等。3.其他情況：因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案損壞無(wú)法修復(fù)，且無(wú)備份的情況下，可以進(jìn)行鑒定銷毀。（三）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理部門按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行初步篩選，列出清單。2.小組審核：檔案鑒定工作小組對(duì)初步篩選的檔案清單進(jìn)行審核，并組織相關(guān)人員進(jìn)行討論，確定最終的銷毀檔案名單。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：將鑒定后的銷毀檔案名單報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀實(shí)施1.制定銷毀方案：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的銷毀檔案名單，制定詳細(xì)的銷毀方案，明確銷毀方式、時(shí)間、地點(diǎn)等。2.組織銷