PAGE檔案管理股工作制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理股負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織各項工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理與公司/組織活動相關(guān)的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司/組織內(nèi)部各部門及員工查閱利用檔案。二、檔案管理職責（一）檔案管理股職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度并組織實施。2.負責公司/組織各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案工作，定期對各部門檔案管理情況進行檢查和考核，提出改進意見和建議。4.負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。6.參與公司/組織重大活動和項目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和準確。7.做好檔案的安全管理工作，采取必要的安全防護措施，防止檔案損壞、丟失和泄密。（二）部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理股的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理股。3.協(xié)助檔案管理股開展檔案的查閱、利用等工作，及時提供本部門相關(guān)檔案資料。4.負責本部門檔案的日常保管，確保檔案存放安全有序。5.配合檔案管理股做好檔案管理的其他相關(guān)工作，如檔案統(tǒng)計、清查等。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，行政辦公文件，人事檔案，印章管理檔案等。2.財務(wù)審計類：包括財務(wù)預(yù)算、決算報告，會計憑證，財務(wù)報表，審計報告，稅務(wù)檔案等。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：包括市場營銷、銷售合同、采購合同、生產(chǎn)計劃、質(zhì)量控制、客戶關(guān)系管理等相關(guān)檔案。4.基本建設(shè)類：包括工程項目立項、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收報告等檔案。5.科研技術(shù)類：包括科研項目立項、研究報告、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、知識產(chǎn)權(quán)等檔案。6.聲像電子類：包括照片、錄音、錄像、電子文檔等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用層次分類編碼法，由大類代碼、屬類代碼、項目代碼和順序號組成。2.大類代碼用大寫字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表財務(wù)審計類等。3.屬類代碼用兩位數(shù)字表示，如“01”代表人資管理，“02”代表行政管理等。4.項目代碼用三位數(shù)字表示，根據(jù)具體項目或業(yè)務(wù)內(nèi)容進行編號。5.順序號用四位數(shù)字表示，按照檔案形成的先后順序依次編號。6.例如，行政管理類中人事檔案的編號為“A010001”，其中“A”為行政管理類代碼，“01”為人資管理屬類代碼，“0001”為該類檔案的順序號。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等材料均應(yīng)收集歸檔。2.各部門在工作中收到的上級文件、下級請示報告、平行單位往來文件等，涉及公司/組織重要業(yè)務(wù)或具有參考價值的，應(yīng)及時收集歸檔。3.公司/組織與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等，以及對外宣傳、交流活動中形成的相關(guān)材料。4.公司/組織內(nèi)部會議、培訓(xùn)、活動等形成的文件、記錄、紀要等。5.員工個人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、成果報告、獲獎證書等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案的完整性和及時性。2.對于重要文件和資料，應(yīng)實行“雙套制”收集，即同時保存紙質(zhì)和電子版本。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始性和真實性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。4.對收集到的檔案資料進行初步審核，剔除無關(guān)或重復(fù)的材料，確保歸檔材料的質(zhì)量。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價值和密級，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類。2.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行整理裝訂，去除金屬物，保持文件整齊。3.編頁：對紙質(zhì)檔案進行編頁，統(tǒng)一編號，便于查找和統(tǒng)計。4.編目：編制檔案目錄，包括檔號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息。五、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司/組織實際情況進行鑒定。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，準確判定檔案的價值。3.保持鑒定工作的嚴肅性和科學(xué)性，確保鑒定結(jié)果的客觀公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理股負責人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定小組負責對公司/組織檔案進行定期鑒定。（三）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為15年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有參考價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（四）鑒定程序1.檔案管理股定期組織檔案鑒定小組對到期檔案進行鑒定。2.鑒定小組對檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的價值和保管期限標準，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后進行銷毀。4.對鑒定后需要調(diào)整保管期限的檔案，及時進行調(diào)整，并在檔案目錄和相關(guān)系統(tǒng)中做好記錄。六、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具1.采用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案裝具應(yīng)定期進行檢查和維護，如有損壞應(yīng)及時更換或維修。（三）檔案存放1.按照檔案分類和編號順序，將檔案裝入檔案盒，存放在檔案柜或檔案架上。2.同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。3.對電子檔案應(yīng)進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失或損壞。4.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。七、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。2.借閱：因工作需要長期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進行登記，并收取相應(yīng)的復(fù)制費用。（三）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請表》（以下簡稱申請表），注明查閱/借閱檔案的名稱、檔號、查閱/借閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理股審批。2.外部單位查閱、借閱檔案，須提交單位介紹信、查閱/借閱申請表，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理股辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)審批結(jié)果，為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進行監(jiān)督，確保利用者按照規(guī)定的范圍和方式使用檔案。2.利用者查閱、借閱檔案時，應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。3.利用者歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和保密性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究責任。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計1.檔案管理股應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類變化情況，檔案查閱、借閱次數(shù)，檔案利用效果等。3.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)及時、準確、完整，定期報送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。（二）移交1.公司/組織內(nèi)部機構(gòu)調(diào)整、人員變動時，涉及檔案移交的，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時，移交部門應(yīng)編制檔案移交清單，詳細列出移交檔案的名稱、檔號、數(shù)量等信息。3.接收部門應(yīng)對移交的檔案進行認真核對，確認無誤后辦理簽收手續(xù)。4.檔案管理股應(yīng)及時對檔案移交情況進行記錄，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。九、檔案的保密與安全（一）保密制度1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行嚴格保密。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。3.檔案查閱、借閱應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)，限制知悉范圍，防止檔案信息泄露。4.對檔案庫房、辦公場所等區(qū)域采取必要的保密措施，如設(shè)置門禁系統(tǒng)、安裝監(jiān)控設(shè)備等。（二）安全制度1.建立健全檔案