PAGE醫(yī)院檔案管理制度本一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門(mén)及全體工作人員形成的各類檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各種門(mén)類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等檔案信息進(jìn)行保密管理。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)醫(yī)院設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案的綜合管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好檔案的安全保管工作，確保檔案實(shí)體安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等提供檔案信息服務(wù)，編制檔案參考資料，積極主動(dòng)地為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)。6.對(duì)醫(yī)院各科室、部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高醫(yī)院整體檔案管理水平。（二）各科室、部門(mén)兼職檔案員各科室、部門(mén)設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、移交等工作，并配合醫(yī)院檔案管理部門(mén)開(kāi)展相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本科室、部門(mén)在工作中形成的各類文件材料，按照醫(yī)院檔案管理要求進(jìn)行初步整理。2.定期將整理好的檔案移交醫(yī)院檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案的查詢、借閱等利用工作，及時(shí)反饋利用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.接受醫(yī)院檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，不斷提高自身檔案管理業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍醫(yī)院檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.黨群工作類：醫(yī)院黨組織、工會(huì)、共青團(tuán)等組織形成的文件材料，如會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、黨員名冊(cè)、活動(dòng)照片等。2.行政管理類：醫(yī)院行政事務(wù)管理活動(dòng)中形成的文件材料，如醫(yī)院文件、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案等。3.醫(yī)療業(yè)務(wù)類：醫(yī)療活動(dòng)中形成的各種記錄，如病歷、醫(yī)囑單、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄、醫(yī)療質(zhì)量控制資料、科研項(xiàng)目檔案、教學(xué)檔案等。4.設(shè)備物資類：醫(yī)院設(shè)備采購(gòu)、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢等過(guò)程中形成的文件材料，如設(shè)備檔案、物資采購(gòu)合同、出入庫(kù)清單等。5.基建后勤類：醫(yī)院基本建設(shè)、后勤保障等方面形成的文件材料，如基建項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、后勤服務(wù)記錄等。（二）收集要求1.各科室、部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，剔除不必要的重復(fù)文件，保證歸檔文件的質(zhì)量。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案的全面、準(zhǔn)確記錄。4.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集，確保電子文件格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全、真實(shí)可靠，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。（三）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在次年第一季度末完成歸檔。3.設(shè)備物資檔案應(yīng)在設(shè)備驗(yàn)收合格或物資入庫(kù)后及時(shí)歸檔。4.基建后勤檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。（四）歸檔程序1.各科室、部門(mén)兼職檔案員對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、分類合理。2.填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的類別、數(shù)量、年度等信息，一式兩份，一份隨檔案移交，一份留存本部門(mén)備查。3.將檔案移交至醫(yī)院檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)對(duì)移交檔案進(jìn)行再次審核，審核無(wú)誤后辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案：按照病歷檔案、醫(yī)療質(zhì)量控制檔案、科研檔案、教學(xué)檔案等類別分別進(jìn)行整理，病歷檔案應(yīng)按照病歷號(hào)順序排列，其他檔案按照時(shí)間順序或項(xiàng)目類別進(jìn)行整理。3.設(shè)備物資檔案：按照設(shè)備或物資的型號(hào)、規(guī)格進(jìn)行分類，每臺(tái)（件）設(shè)備或物資單獨(dú)建立檔案，包括設(shè)備說(shuō)明書(shū)、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用維護(hù)記錄等材料。4.基建后勤檔案：按照項(xiàng)目階段進(jìn)行分類，如項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等，每個(gè)階段的文件材料按照時(shí)間順序排列。（三）編目與裝訂1.編目：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編目，編制卷內(nèi)文件目錄、備考表等，填寫(xiě)檔號(hào)、案卷題名、年度、保管期限等信息，確保檔案目錄清晰、準(zhǔn)確。2.裝訂：文書(shū)檔案、醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案等應(yīng)進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，保持檔案整齊美觀，便于保管和查閱。五、檔案的保管（一）保管期限劃分醫(yī)院檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映醫(yī)院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)醫(yī)院工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映醫(yī)院一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)醫(yī)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為30年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)醫(yī)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為10年。（二）檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案實(shí)體安全。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，方便快速定位檔案。（三）檔案數(shù)字化管理1.逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和共享利用。2.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步更新，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、備份等措施，防止電子檔案信息泄露和丟失。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，對(duì)重點(diǎn)檔案和易損檔案應(yīng)增加檢查頻次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的實(shí)體狀況、保管環(huán)境、數(shù)字化情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，確保檔案安全。3.對(duì)檢查情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并建立檔案檢查臺(tái)賬，以備查閱。六、檔案的利用（一）利用范圍醫(yī)院檔案的利用范圍包括醫(yī)院內(nèi)部各科室、部門(mén)及工作人員，以及因工作需要查閱醫(yī)院檔案的外部單位和個(gè)人。（二）利用方式1.查閱：醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要可直接到檔案管理部門(mén)查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在科室、部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門(mén)可為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途，復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章。（三）利用審批1.查閱、借閱、復(fù)制醫(yī)院檔案應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案利用的合法性和安全性。2.涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等檔案信息的利用，應(yīng)經(jīng)醫(yī)院保密委員會(huì)或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行操作。3.外部單位和個(gè)人查閱、借閱醫(yī)院檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)醫(yī)院檔案管理部門(mén)審核同意后，報(bào)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）利用登記與反饋1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、查閱或借閱時(shí)間、檔案內(nèi)容、利用目的等信息，以便跟蹤檔案利用動(dòng)態(tài)。2.利用者歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無(wú)損，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問(wèn)題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織醫(yī)院成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。2.分析比較法：將待鑒定檔案與同類型、同年度的其他檔案進(jìn)行比較，分析其價(jià)值差異，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見(jiàn)，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的檔號(hào)、題名、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)醫(yī)院檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。